Также смотрите:
Подготовка к служебной командировке
Перед оформление командировки необходимо проверить, не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых в соответствие с трудовым законодательством РФ запрещено направлять в командировку.
Даже при их согласии нельзя заниматься оформлением командировок на беременных и подростков до 18 лет (кроме отдельных категорий – артистов, спортсменов и т. п.).
Также стоит учитывать, что в отношении некоторых сотрудников есть ограничения при направлении в командировку. Поэтому у них необходимо взять письменное согласие. Это:
- женщины, имеющие детей до 3-х лет;
- одинокие родители и опекуны с детьми младше 5 лет;
- лица с ограниченными возможностями, если это противоречит их программе реабилитации;
- иностранный гражданин или высококвалифицированный специалист (необходимо учесть особенности);
- лица, заключившие с работодателем ученический договор;
- кандидат на выборную должность;
- другие категории.
При отсутствии письменного согласия наниматель не может настоять на отправке такого работника в командировку.
Оформление командировки: документы
С каких документов начать и как оформить командировку?
Прежде всего, необходимо распоряжение руководителя. Например, это может быть приказ о направлении сотрудника в командировку. Специально утвержденной формы нет. Можно использовать унифицированную форму Т-9 или Т-9а (если направляете несколько работников).
В настоящее время командировочные удостоверения и служебные задания законодательно отменены. Однако работодатель в силу ч. 1 ст. 8 и абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ внутренним нормативным актом может установить свои документы, которые должны быть подготовлены при оформлении местной командировки или загранкомандировки. Это может быть и служебная записка, и отчет по итогам командировки, и т. д.
Еще один документ, который обязательно должен быть заполнен – это табель рабочего времени. Табель заполняют на основании подписанного приказа о направлении в командировку. В нём должен быть проставлен буквенный код «К». Продолжительность времени в данном случае не указывают.
Оформление командировки на 1 день, как правило, не производят, т. к. если работник в тот же день успел возвратиться к месту работы, такой выезд командировкой не считается.
Аванс на командировку
На оформление командировочных расходов командированный сотрудник должен получить аванс. Его выдают на расходы, связанные с проживанием вне дома. Также работника можно снабдить деньгами на проезд и гостиницу.
Как правило, аванс выдают на основании сметы или предварительного расчета либо письменного заявления работника. Формы этих документов и порядок оформления командировки работника утверждают тоже в локальных актах.
Аванс выдают с учетом:
- продолжительности командировки;
- установленного лимита суточных;
- кто приобретает билет и оплачивает гостиницу – работник или компания.
При оформлении заграничных командировок аванс может быть выдан в валюте страны поездки.
Аванс может быть выдан на командировку одним днем, на оформление документов, оплату услуг нотариуса, закупку материалов.
Изменение командировки
В связи с изменениями планов руководства или контрагентов, а также по другим причинам, возникает вопрос – как оформить продление (изменение) командировки. Так вот: даты командировки могут быть изменены, продлены или командировка может быть вовсе отменена.
В случае изменения сроков командировки с работников, с которых по закону должно быть получено согласие, также запрашивают согласие на изменение или продление сроков командировки.
Также должен быть подготовлен приказ, с которым необходимо ознакомить командированного.
Если по производственной необходимости работник должен вернуться раньше запланированной даты, то его следует отозвать из командировки. Как правильно оформить отзыв из командировки?
Процедура отзыва не регламентирована трудовым законодательством. Однако на практике компания самостоятельно разрабатывает порядок оформления служебных командировок и отзыва. Можно предусмотреть издание соответствующего приказа, отразив в нем решение руководителя об изменении/сокращении сроков командировки и досрочном возвращении работника. В дальнейшем это позволит полюбовно уладить вопросы со штрафными санкциями за возврат/обмен билетов, отмену бронирования гостиницы и т. п.
При наличии решения руководителя, оформленного приказом, все штрафы по отмене билетов и гостиниц оплачивает работодатель. При наличии вины работника в изменении дат командировки руководитель может принять решение об отказе компенсации за такие штрафные санкции.
Возвращение из командировки
Как оформить документы по возвращении из командировки?
Прежде всего, по возвращении из поездки работник должен подготовить и сдать авансовый отчет. На это дано 3 дня. В это же время излишек выданного аванса должен быть возвращен работодателю: наличными в кассу или допустимо удержание из заработной платы по заявлению работника.
По загранкомандировке оформление документов аналогичное.
Если сотруднику не хватило полученного аванса, работодатель обязан возместить понесенные расходы на основании подтверждающих документов – билетов, счетов гостиницы, товарных чеков на приобретенные материалы и т. п.
Если работник не вернул остаток неиспользованного аванса, работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы согласно абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Однако это может быть сделано только если работник не спорит по поводу данной суммы.
Поэтому следует получить согласие работника на удержание из его заработной платы. Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 07.10.2019 г. № ПГ/25778-6-1. Если работник не согласен с суммой удержания, то взыскать ее можно только через суд.
Итоги
Мы рассмотрели, как оформлять и оплачивать командировки, а также изменения в них. Ответы на другие вопросы, как правильно оформить и рассчитать командировку, смотрите на нашем сайте в статьях:
- «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)»;
- «Размер суточных при командировках и их расчет»;
- «Какие суточные при командировке за границу в 2020 году».