Что такое номенклатура дел профсоюза и какие документы в нее включают
Под номенклатурой дел профсоюзного комитета понимают систематизированный, сгруппированный список дел с указанием периодов обеспечения их сохранности, сформированный по определенной форме. Она служит целям обеспечения учета, хранения и быстрого поиска документов. Как правило, ввиду своего положения ответственность за правильное ведение и сохранность дел в такой общественной организации несет ее председатель.
Номенклатуру дел утверждает профком на весь период его работы.
Требования к номенклатуре дел профсоюза
При составлении номенклатуры дел профсоюзной организации следует руководствоваться требованиями, изложенными в методических рекомендациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Организация закрепляет конкретные правила ее составления в инструкции по делопроизводству.
Номенклатуру формируют на основе анализа состава и содержания документации конкретной профсоюзной организации. В ходе ее подготовки изучают:
- устав профсоюза, его положения;
- штатную структуру;
- номенклатуру дел за предыдущие периоды;
- описи дел, уже хранящиеся в архиве;
- типовые перечни документации со сроками ее хранения;
- примерные номенклатуры дел, приведенные в справочных системах и методических рекомендациях;
- нормативные акты, устанавливающие сроки хранения документов.
Номенклатуру в большинстве случаев составляют и согласовывают в последнем квартале года на определенный промежуток времени и пересматривают в случае существенных изменений в документообороте, но не реже чем 1 раз в 5 лет. В течение года её можно уточнять и вносить поправки. По итогам года в ней регистрируют данные о количестве заведенных дел по категориям сроков хранения.
Порядок составления номенклатуры дел
Единого утвержденного порядка составления номенклатуры дел нет. Примерная последовательность шагов приведена на схеме ниже.
В номенклатуру включают все документы, в том числе журналы регистрации. Составленная номенклатура дел после утверждения профкомом должна быть доведена до сведения всех заинтересованных лиц.
В номенклатуру дел не включают брошюры, проспекты, печатные информационные издания профсоюза.
Каждое дело должно иметь индекс, порядок составления которого законодательно не установлен. На практике он содержит буквенный и/или числовой шифр комиссии профкома, которая составляет документы, и цифровой номер через дефис.
Наименование дела должно быть четким и отражать содержание документов, включаемых в него.
Названия разделов и заголовки дел располагают в номенклатуре в соответствии с их важностью. Сначала идут организационные, потом распорядительные, а потом информационно-справочные документы.
По окончании срока полномочий профкома и, соответственно, периода действия номенклатуры дел в ней указывают итоговое количество дел в разбивке по срокам хранения. Эту запись заверяют подписью лица, ответственного за делопроизводство (чаще всего – председателя профсоюза).
