Обычно руководитель предприятия издает множество приказов, поручений и распоряжений. У каждого из них может быть свой исполнитель (адресат) и срок исполнения. Понятно, что главе организации одному всё это не отследить. Тогда для решения данной задачи в штате можно предусмотреть отдельную должность инспектора по контролю за исполнением поручений. Тем более что она предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Основные обязанности
Ключевые обязанности инспектора по контролю за исполнением поручений сводятся к следующему:
- контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия;
- проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;
- заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;
- ведет оперативный учет прохождения документов;
- определяет причины несвоевременного выполнения поручений;
- информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения;
- принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.
Объем знаний
Минимально инспектор по выполнению поручений должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;
- формы и методы контроля исполнения документов;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;
- основы трудового законодательства;
- основы экономики, организации труда и управления;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
Квалификационные требования
Рядовой инспектор по контролю за исполнением поручений должен иметь:
- среднее профессиональное образование (без требований к стажу работы) или начальное профессиональное образование;
- специальную подготовку по установленной программе;
- стаж работы по профилю не менее 3-х лет, в т. ч. на данном предприятии – не менее 1 года.
Естественно, к старшему инспектору по контролю за исполнением поручений требования должны быть немного выше.