Цели составления описи для личного дела
Сразу после начала формирования папки с документами трудящегося необходимо поместить в личное дело новый бланк описи. По сути, она выполняет функцию реестра документов, подшиваемых в папку ответственными сотрудниками.
При начале формирования дела в нее вписывают первые принятые от работника и помещаемые на хранение документы. Впоследствии при добавлении новых сведений на бумажном носителе их регистрируют в ней. В результате обеспечивается полноценный учет поступающей в дело документации.
Записи в опись вносят, как правило, вручную, так как невозможно заранее знать количество и перечень документов, помещаемых в личное дело.
Новые записи добавляют в хронологическом порядке – по мере поступления новых документов. Как правило, вначале внутренняя опись личного дела содержит сведения о документах на прием и личных данных работника. Затем в ней регистрируют документы, связанные с текущей деятельностью, а в последних строках будут данные об оформленном увольнении.
Реквизиты и порядок заполнения описи личного дела
Хотя типового бланка описи документов в личном деле работника нет, в кадровом документообороте уже сложился определенный перечень реквизитов, которые она должна содержать. К ним относятся:
- порядковый номер документа, помещаемого в дело;
- индекс документа (если присвоен);
- даты создания и подшивки документов;
- название документа;
- порядковый номер листа в деле, которому соответствует документ;
- при необходимости вносят примечания.
Каких-то сложностей с оформлением номеров, дат и индексов не возникает. Особое внимание заполняющему опись следует уделить правильности названия документа. Оно должно быть полным и четко соответствовать наименованию, указанному в заглавии документа.
Опись может быть составлена на нескольких листах, каждый из которых нумеруют. В конце последней ее страницы указывают итоговое количество порядковых номеров записей и листов описи. Кроме того, здесь же ответственное лицо после завершения личного дела (чаще всего при увольнении работника) ставит должность, подпись и ее расшифровку.
Завершенную опись сдают вместе с остальными документами личного дела в архив.
Форма бланка и образец описи личного дела
Типового утвержденного бланка описи нет. На практике можно использовать форму, приведенную в уже не действующем Приложении 10 к Основным Правилам работы архивов организаций (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Бланк для разработки своей внутренней формы описи можно скачать ниже по ссылке.
Заполнение этого документа не должно вызывать трудностей даже у начинающего специалиста. Однако для лучшего понимания порядка его оформления ниже приведен образец описи документов в личном деле работника компании.