Правила написания и отправки заявления по почте для работника
Самостоятельно принятое сотрудником решение покинуть компанию должно быть доведено до работодателя с учетом установленного в законодательстве периода предупреждения. Уведомить нанимателя об увольнении нужно в письменном виде – путем написания заявления, подписанного работником лично. В нем сотрудник обязательно указывает:
- четкое намерение уйти;
- конкретную дату расторжения трудовых отношений с учетом времени отработки.
При определении даты увольнения сотрудник должен учитывать, что уйти он может не ранее окончания периода предупреждения, который исчисляют со следующего после даты подачи заявления дня. В некоторых ситуациях – когда есть уважительные обстоятельства, делающие невозможным продолжение трудовых отношений – возможно увольнение без отработки.
Важно
Работодателю нужен именно оригинал заявления, подписанный лично работником. Увольнение по его копии он осуществить не вправе.
После того как документ составлен надлежащим образом и с учетом срока предупреждения, помимо личной передачи, сотрудник имеет право отправить работодателю заявление об увольнении по почте письмом. Однако при этом нужно учитывать необходимость для сотрудника иметь подтверждение отправки. Для этого нужно:
- составить опись вложения письма;
- оформить почтовое отправление с уведомлением о вручении.
Как составить опись вложения
Для оформления описи вложения письма следует использовать форму ф. 107 из Приложения № 26 к приказу ФГУП “Почта России” от 07.03.2019 № 98-п.
Его оформляют в 2-х экземплярах. Можно заранее заполнить бланк дома, воспользовавшись сервисом на сайте Почты России. В ходе заполнения необходимо указать:
- Ф.И.О. отправителя;
- наименование отправляемого объекта – заявление на увольнение;
- количество отправляемых вложений;
- объявленную ценность;
При визите в почтовое отделение сотрудник почты регистрирует письмо, проставляет на описи дату принятия письма и номер почтового идентификатора. Почтовый работник ставит свою подпись в нижней части бланка, указывает свою должность и Ф.И.О.
Один экземпляр описи возвращают отправителю, а другой вкладывают в конверт почтового отправления. После этого у сотрудника на руках остается доказательство того, что он переслал именно письменное уведомление на увольнение по почте в адрес нанимателя.
Важно
Опись вложения не применяют для заказных писем, поэтому придется отправлять ценное письмо с уведомлением. Это, по сути, то же самое заказное письмо, вскрываемое получателем по его желанию в присутствии работника почты для проверки соответствия его содержимого описи.
Как отправить ценное письмо с описью и уведомлением
Перед тем как отправить заявление об увольнении по почте, сотрудник должен подготовить его и прийти с ними в почтовое отделение. Также он может заранее подготовить опись вложения. Далее желающему уволиться нужно:
- приобрести конверт, подходящий по размеру для отправки требуемых документов;
- поскольку необходимо уведомление о вручении, нужно взять у оператора почты бланк ф. 119. На его лицевой стороне вписывают Ф.И.О. и адрес отправителя. Именно по ним и будет потом доставлено уведомление о вручении;
- передать конверт с вложенным в него заявлением, форму уведомления и 2 экземпляра описи работнику почты;
- дождаться оформления описи вложения, оплатить отправку ценного письма с уведомлением о вручении.
Важно
Отправка ценного письма с уведомлением обойдется дороже отправки аналогичного заказного письма без описи по форме ф. 107.
После вручения письма получатель ставит дату доставки и роспись на оборотной стороне формы ф. 119. После этого её пересылают почтой назад отправителю. Именно дата, указанная получателем в уведомлении, и будет днем передачи заявления работодателю, а следующий за ней день – началом отсчета срока отработки.
Важно
Сотрудник может отправить заявление и заказным письмом с уведомлением. Но в этом случае он лишен возможности оформить официальную опись ф. 107. Следовательно, в случае возникновения проблем доказательств, что в письме было именно заявление, у него не будет.
Что должен сделать работодатель при принятии заявления по почте
После получения заявления по почте работодатель, как правило, регистрирует его в журнале входящей корреспонденции и передает на исполнение ответственным службам. Какого-то особого порядка оформления увольнения для таких случаев нет.
Работодатель обязан оформить прекращение сотрудничества датой, указанной в заявлении, если она установлена с учетом правильного срока отработки.
Важно
Период отработки исчисляют не с даты написания письма, а с даты поступления к работодателю заявления. То есть – со дня, следующего за датой, указанной в уведомлении о вручении.
В ситуации, когда сотрудник присылает заявление с просьбой уволить его до окончания срока предупреждения, наниматель может поступить одним из следующих способов по своему усмотрению:
- удовлетворить его просьбу и оформить приказ требуемой датой;
- отсчитать срок отработки со дня, следующего за датой получения письма, и только по завершении этого периода оформить увольнение.
Однако при этом нужно учитывать, что если у сотрудника есть уважительные причины уволиться досрочно (ч. 3 ст. 80 ТК РФ), работодатель обязан удовлетворить его просьбу и расторгнуть трудовой договор желаемой датой.
Более сложная ситуация, когда письмо поступило к нанимателю позднее срока, указанного в заявлении. В этом случае правомерными будет любой из следующих подходов:
- издать приказ датой получения письма, но в качестве дня увольнения указать день указанный в заявлении (определение ВС РФ от 11.07.2014 № 78-КГ14-12);
- отсчитать срок отработки после получения заявления и только после этого провести увольнение.
При любом варианте формально будет соблюден принцип согласования даты увольнения сторонами трудового договора. Работодателю желательно дополнительно зафиксировать дату фактического получения корреспонденции в подобных случаях. Например, отдельным актом комиссии.