13 февраля 2019 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.
Зачем понадобился эксперимент
Минтруд предложил провести эксперимент по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде.
Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид – отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство.
Кто будет участниками эксперимента
Сразу скажем, что эксперимент по внедрению электронных кадровых документов затронет только отдельных работодателей.
Планируется, что Правительство РФ отдельно утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте по электронному документообороту в кадрах, но только с их согласия. В него войдет около 10 организаций.
Проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.
Когда проводится эксперимент
Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года. То есть, на 3 года.
Содержание эксперимента
Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте по внедрению электронного документооборота в кадровом делопроизводстве и самостоятельно определяют:
- виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой.
Однако работодателей обяжут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись:
- при заключении трудового договора;
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора;
- внесении в них изменений.
Вести документы, связанные с трудовыми отношениями, работодатели будут посредством использования своей информационной системы.
Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».
Как ни странно, расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, вкл. применение электронной подписи сотрудника, несет работодатель.
В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.
Чего ждут от эксперимента
Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением кадровых документов и др.
Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика России» в течение 2019 года будет:
- подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами;
- урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и ПО для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.
СПРАВКА
В 2018 году Минтруд с участием ведущих компаний провел эксперимент по переводу в электронную форму трудовых документов и сведений о работнике. Он затронул такие виды работ с документами, как:
- оформление служебных командировок;
- ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отдыха;
- ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, напрямую связанными с его трудовой деятельностью и др.
При этом обязательным условием было наличие бумажных версий документов.
Подробнее об этом см. «Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму».