Трудовая книжка – это документ строгой отчетности. Она содержит записи обо всех рабочих моментах, включая принятие, повышение, перевод на новую должность, награждения, увольнения. Бывает, что человеку нужен дубликат трудовой книжки. Когда именно он может понадобиться, как правильно его оформлять – рассмотрим в статье.
Основания получения
Иногда можно услышать фразу о восстановлении трудовой книжки, что не совсем юридически грамотно. Подобная процедура не законна: она приравнена к подделке документов особой важности. А вот заполнение дубликата трудовой книжки – единственно верное решение.
Наиболее частной причиной завести дубликат служит утрата трудовой книжки либо ее порча. Все встречающиеся на практике случаи можно разделить на группы (см. таблицу).
| Причина | Комментарий |
| По вине нанимателя | Здесь обычно имеет место: • умышленная порча; • потеря документа из-за халатности ответственного лица (в этом случае можно привлечь компанию к административной ответственности). В этом случае выдача дубликата трудовой книжки происходит с подачи работодателя. Ему же придется собирать все необходимые справки. |
| Утеря документа самим сотрудником | Тут уже человек сам занимается сбором сведений о себе. При этом обратиться он может к нынешнему или прошлым работодателям. Законодательство не предусматривает выдачу действующим сотрудникам оригинала трудовой. На руки можно получить только заверенную копию (за исключением ряда случаев). Поэтому привлечь к ответственности тут могут должностное лицо, которое инициировало выдачу дубликата трудовой книжки. |
| Порча документа | Возможно, он обгорел, был испачкан, порван. То есть имеет нечитаемое состояние. |
| Массовая потеря трудовых книжек, связанная с каким-либо чрезвычайным происшествием (стихийное бедствие, катастрофа и др.). | В этом случае работодатель обычно помогает своим сотрудникам в восстановлении документов или берет все заботы полностью на себя |
| Занесение в трудовую книжку записи, которая потом признана неправомерной | Оформление дубликата трудовой книжки в такой ситуации может инициировать только сотрудник. Это правило касается записей, связанных с увольнениями или переводами. |
Оформление при утере
Чтобы понять, кто именно занимается оформлением дубликата, необходимо разобраться с возможными ситуациями.
Когда человек работает на организацию, его трудовая лежит у работодателя или ответственного лица (специалиста по кадрам). В этом случае дубликат трудовой книжки при утере делает сама компания, ведь в происшествии виновна она.
Иногда сотрудник получает трудовую на руки. Например, когда ему необходимо предоставить ее оригинал в Пенсионный фонд. В этом случае сам работник должен составить расписку о том, что получил трудовую книжку на руки.
При утере этого документа строгой отчетности ему необходимо составить заявление на дубликат трудовой книжки. Собирать подтверждающие справки придется самостоятельно.
Форма указанного заявления может быть любой. Вот пример:
Если человек сам потерял трудовую книжку и был в это время безработным, то обращаться за дубликатом необходимо к предыдущему работодателю.
Имейте в виду: при принятии на работу человек не может потребовать оформления дубликата на новом месте. Руководитель может лишь завести новую трудовую книжку. В ней будет сделана запись о приеме на работу.
Также см. «Как восстановить трудовую книжку, если вы ее потеряли».
Как сделать дубликат трудовой книжки
Не все работодатели знают, как сделать дубликат трудовой книжки. Все хлопоты именно по его заполнению ложатся обычно на кадровых специалистов.
Для оформления второй трудовой пишут специальное заявление. Как уже было сказано, унифицированной формы для него нет, поэтому внутри организации может быть разработан свой образец (см. выше). Человек, желающий восстановить свой документ, может составить заявление в свободной форме.
Правила работы с бланками трудовых книжек – постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года – обязуют работодателя выдать своему нынешнему или бывшему служащему этот документ не позднее 15 дней с момента подачи соответствующего заявления. Также обратите внимание, что в 2018 году дубликат трудовой книжки оформляют, как и раньше. Каких-либо изменений закона по этой части не случилось.
Также см. «Правила заполнения и ведения трудовой книжки».
Отмены трудовых книжек в 2018 году не будет! Подробнее об этом.
Если человек сам виновен в утрате трудовой книжки, то сбор подтверждающих материалов он должен делать сам. Запись в дубликате трудовой книжки делают как раз на основании таких бумаг. В качестве доказательств могут выступать:
- копии подписанных ранее трудовых контрактов;
- справки от предыдущих нанимателей;
- выписки из приказов или их заверенные копии (если речь идет о восстановлении записей про прием на работу, увольнение или перевод, то это одна форма приказов; для записей о награждениях и поощрениях могут использоваться внутренние приказы или распоряжения высшего начальства);
- справки из архивов;
- данные из ПФР, от налоговой службы, трудовой инспекции.
Образец оформления
Дубликат становится таким же важным документом, как и первоначальная трудовая книжка. Действительным он будет только в случае соблюдения всех правил заполнения. Образец дубликата трудовой книжки, показанный ниже, поможет вносить все данные в этот документ правильно.
Условимся, что Е.А. Широкова восстанавливала данные о работе в ООО «Баланс М».
Самое главное: на титульном листе обязательно ставят надпись «Дубликат». Она должна быть расположена вверху. Личные сведения о сотруднике заполняют так, как и в изначальной трудовой книжке.
Перед внесением информации следует убедиться, что она актуальна. Возможно, у сотрудника изменилась фамилия, образование и т. п. Эти коррективы должны быть учтены. Образец заполнения дубликата трудовой книжки позволяет разобраться в нюансах ведения этого документа.
В разделе о работе в самом начале прописывают общий трудовой стаж человека, полученный им до момента оформления на работу к нанимателю, который заводит дубликат.
Далее указывают более детальную информацию: время работы в определенных организациях, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения тех или иных записей. Учтите: эти записи нумерации не подлежат! Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2018 году служит наглядным подтверждением того, что первая пронумерованная запись будет о приеме сотрудника на работу в нынешнюю организацию, которая и делает ему дубликат.
Просто слова работника не являются достаточным основанием для внесения записей в трудовую книжку. Когда иных подтверждений им нет, такую информацию в документ не вносят.
Во время выдачи дубликата в специальной книге учета движения таких бланков указывают дату оформления документа. В отдельной графе сотрудник ставит свою подпись, подтверждая получение дубликата. Скачать этот регистр по можно на нашем сайте по ссылке.
Утеря или порча по вине работодателя
Когда в потере трудовой виновата компания (ИП), то все хлопоты по сбору подтверждающих документов ложатся уже на нее. Для получения информации следует разослать запросы бывшим работодателям вашего сотрудника. А сам дубликат трудовой книжки заполняют в обычном порядке.
Если же восстановление потребовалось из-за внесения работодателем неверной записи, то тут даже не понадобится пример дубликата трудовой книжки. Ведь всю информацию можно будет перенести из оригинала. Не нужны и подтверждающие документы. Все записи (кроме неверно сделанной) будут отображены в дубликате полностью.
Обратите внимание: процедура составления дубликата в случае порчи трудовой книжки будет идентичной последнему случаю (если записи остались читаемыми).