При увольнении предоставляются два вида документов: одни без запроса со стороны сотрудника, другие по его письменному обращению. Выдача документов при увольнении без заявления работника регламентируется статьей 84.1 ТК и пунктом 12 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете.
Документы без заявлений
При увольнении сотрудника автоматически предоставьте:
- трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в формате СТД-Р;
- подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1 (заменяет СЗВ-СТАЖ) за текущий год;
- выписку из персонифицированных данных о физических лицах (заменяет СЗВ-М) за последний месяц;
- копию раздела 3 РСВ за последние три месяца;
- расчетный листок.
Предоставьте справку № 182н о заработке до 2022 года включительно. Это лучше сделать несмотря на формальную отмену этого документа. Объясняем почему – тут.
Некоторым сотрудникам требуется предоставить дополнительные документы при увольнении без заявления:
- подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1 за текущий год, если работник имеет право на досрочную пенсию;
- копию подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 (заменяет ДСВ-3) за последние три месяца для сотрудников, на чью накопительную пенсию перечислялись добровольные страховые взносы;
- медицинскую книжку, если она хранилась в отделе кадров.
Образец: Справка о доходах и НДФЛ при увольнении в 2023 году
Образец: ЕФС-1 при увольнении
Документы по заявлению
Сотрудник имеет право запросить при увольнении документацию, касающуюся его трудовой деятельности (статья 62, часть 6 статьи 84.1 Трудового кодекса). По письменному обращению предоставьте сотруднику, например:
- информацию о заработке и удержанных суммах налога на доходы физических лиц (альтернатива 2-НДФЛ);
- копии распоряжений о приеме на работу, увольнении, перемещениях и тому подобное;
- справку об опыте работы в районах Крайнего Севера и эквивалентных территориях.
Срок предоставления документов при увольнении
Предоставьте документы при увольнении в последний рабочий день сотрудника. Если в этот день он не получил трудовую книжку или данные о трудовой деятельности в форме СТД-Р и обратился после увольнения, предоставьте документы не позднее трех рабочих дней с момента письменного заявления сотрудника (ст. 84.1 ТК).
Метод предоставления документов
Выдайте документы сотруднику лично при увольнении. Если он не может получить их самостоятельно, передайте документы представителю сотрудника по доверенности. Доверенность должна быть нотариально удостоверена (ст. 185, 185.1 ГК).
При увольнении можно выдать документы по электронной почте для дистанционного работника. Недистанционным сотрудникам при увольнении выдавайте в электронной форме только форму СТД-Р, если они отказались от печатной трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК).
Спорный вопрос: выдача персонифицированных сведений
Следует ли предоставлять индивидуальные (персонифицированные) данные о физических лицах при увольнении или прекращении договора ГПХ?
Безопасным вариантом будет предоставление выписки из индивидуальных (персонифицированных) данных о физических лицах в день увольнения сотрудника или в день прекращения договора ГПХ. Форма индивидуальных данных была утверждена в приложении 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Предоставьте информацию за последний месяц работы, чтобы избежать споров с работниками. Однако, заметим, что штраф за не предоставление этой информации не предусмотрен.
В настоящий момент нет ясности относительно того, обязательно ли предоставлять индивидуальные данные о физических лицах в день увольнения сотрудника или в день прекращения договора ГПХ. Этот отчет был введен с 2023 года и предоставляется ежемесячно в налоговую инспекцию.
В нормативных документах нет прямого указания на предоставление индивидуальных данных о физических лицах в форме из приложения 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ при увольнении или прекращении договора ГПХ. Список документов, которые следует предоставить, установлен, в частности, в пунктах 8 и 12 статьи 11 Закона о персучете от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Он предписывает предоставление информации о:
• сумме заработной платы, дохода, включая те, на которые начислялись страховые взносы;
• сумме начисленных страховых взносов.
В Законе о перс.учете нет точной формулировки о том, какую именно форму следует предоставлять.
Главное
- Трудовую книжку выдайте работнику в его последний рабочий день. Работнику без трудовой книжки выдайте СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ).
- Справки, которые надо выдать при увольнении: о доходах и НДФЛ; разд. 3 РСВ и разд. 1 ЕФС-1 (ст. 11 Закона N 27-ФЗ).