Каких правил придерживаться при формировании журнала личных дел
Бланка для журнала учета личных дел в законодательстве нет. Коммерческая компания может разработать его формат с нуля или воспользоваться уже имеющимися отраслевыми формами, доработав их под свои нужды.
Для того, чтобы определиться с его бланком в конкретной организации, необходимо продумать, в книжном или альбомном варианте будут заполняться страницы журнала. Выбор по большей части зависит от:
- объема информации;
- описаний, которые планируется заносить в него.
Необходимо предотвратить потенциальную возможность несанкционированного изъятия листов из журнала. Для этого все его листы нумеруют и прошнуровывают. На последней странице завязывают узел шнура, его скрепляют с последним листом сургучной печатью или наклеенным листом бумаги с печатью компании.
Кроме того, на последней странице или на наклеенном на узел шнуровки листе с оттиском печати делают надпись:
«В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью «___» листов».
Ниже ставят дату, должность, роспись и расшифровку подписи руководителя службы персонала.
Записи в журнал учета личных дел вносят шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки недопустимы.
Личные дела содержат персональную информацию и могут быть использованы другими подразделениями компании только с разрешения руководителя службы персонала. Ознакомление с записями в журнале так же производят с его разрешения в обязательном присутствии ответственного за его ведение лица.
Журнал хранится у сотрудника, который отвечает за внесение в него записей. После того, как все его графы заполнены, на обложке указывают дату закрытия. Затем журнал передают в архив.
Какой должна быть обложка журнала личных дел
Титульный лист журнала изготавливают из плотной бумаги или картона. При этом можно пойти одним из 2-х путей:
- заказать в типографии готовый журнал с обложкой нужного формата;
- использовать готовую типовую книгу учета, наклеив на первый лист напечатанную на принтере обложку.
На титульном листе обязательно должна присутствовать следующая информация:
- название организации;
- наименование журнала, в описываемом случае – «Журнал учета личных дел сотрудников»;
- порядковый номер журнала;
- дата начала и окончания ведения журнала.
Указание на лицо, ответственное за ведение журнала, можно сделать:
- на его титульном листе;
- на каждой странице журнала;
- нна его последней странице.
Форма и порядок заполнения журнала личных дел
На каждой странице, начиная со 2-го листа журнала, необходимо сделать таблицу, которая содержит следующие столбцы:
- порядковой номер записи;
- номер личного дела;
- дата начала ведения личного дела;
- Ф.И.О. сотрудника, на которого открыто дело;
- табельный номер работника;
- дата завершения личного дела;
- основание закрытия дела;
- дата сдачи в архив;
- поле для комментариев или примечаний.
Ниже приведен примерный образец журнал регистрации личных дел работников для коммерческой организации.
Как исправлять ошибки в журнале
При внесении корректировок в записи журнала следует придерживаться определенных правил.
Если какая-то запись содержит недостоверные, ошибочные сведения и ее необходимо исправить, ответственному лицу нужно сделать следующее:
1. Если в форме журнале есть графа «Примечание»:
- зачеркнуть неверную строку одной чертой – так, чтобы под ней четко можно было прочитать некорректную запись;
- в той же строке формы сделать корректную запись, а в поле “Примечание” отметку – «Исправлено в графе № __», дата, подпись и расшифровка.
2. Если графы с примечанием нет, исправление делают по аналогии с тем, как в трудовой книжке:
- в первой следующей свободной строке указывают – “Запись № __ считать недействительной“;
- ниже под ней делают верную запись.