Обычно основной работой, связанной с оборотом документов, в т. ч. первичных, занимается бухгалтер. Однако штатным расписанием может быть предусмотрена отдельная должностная единица, которая за это отвечает. В данной статье разобраны основные должностные обязанности делопроизводителя в организации.
Правовые основы работы делопроизводителем
Отдельная профессия «делопроизводитель», в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.
Кроме того, существует отдельный профстандарт делопроизводителя. Он закреплён приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Причём в нём делопроизводитель также официально назван специалистом по организационному и документационному обеспечению управления организацией.
Отметим, что должностная инструкция делопроизводителя не должна противоречить этим двум документам Минтруда.
Как правило, вакансии делопроизводителя размещают организации, которые имеют большой и частый документооборот.
Основные функциональные обязанности делопроизводителя
Ключевые обязанности делопроизводителя для резюме или для поиска соответствующего специалиста должны быть следующие:
- принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения компании;
- в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
- ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
- отправляет исполненную документацию по адресатам;
- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
- обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Основные требования к делопроизводителю в части знаний
По закону квалификация делопроизводителя подразумевает, что он должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные требования законодательства к делопроизводству;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Вот что должен знать делопроизводитель в первую очередь.
Основные требования к образованию делопроизводителя
Минтруд предъявляет следующие квалификационные требования к делопроизводителю(одно из двух):
- начальное профессиональное образование (без требований к стажу работы);
- среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (без требований к стажу).