Также смотрите:
Общая информация
В соответствии с положениями ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по указанию его работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы на конкретный срок.
Место постоянной работы – это юридический или фактический адрес компании (подразделения), в котором сотрудник выполняет свои обязанности согласно трудовому договору.
Вот основные правила выплаты суточных:
- Суточные фирма оплачивает сотруднику за каждый день поездки, вкл. выходные и праздники, время в пути и временную остановку.
- Суточные выдают до момента отъезда в служебную командировку. Сотрудник должен получить командировочные заранее, иначе он имеет право не ехать в деловую поездку. Бухгалтер выдает деньги в подотчет сотруднику, делая проводку в дебет счета 71.
- Когда командировка предполагает поездку в близлежащую местность, и сотрудник намерен каждый день возвращаться домой после окончания рабочего дня, суточные не платят.
- Суточные платят, даже если в командировке сотрудник заболел, что подтверждает больничный. Помимо суточных, заболевшему оплатят пособие по листу нетрудоспособности.
Особенности убытия сотрудников в служебную поездку устанавливает Положение «Об особенностях направления в служебные командировки», утвержденное постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749.
Что касается командировок на 1 день, то продолжительное время имели место разные мнения о том, надо ли выплачивать суточные, а также как платить с них налоги и страховые взносы.
Сейчас рекомендуем предусмотреть во внутренних нормативных документах оплату данных расходов, уходя от понятия «суточные». В таком случае бухгалтер может включить оплату этих затрат в расходы по налогу на прибыль – согласно разъяснениям Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916.
При наличии документального обоснования совершенных расходов нет необходимости облагать страховыми взносами выплаты при однодневных командировках (письма Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, определения ВС РФ от 11.08.2017 № 310-КГ17-10343, от 26.01.2015 № 310-КГ14-7400).
Однодневные командировки практически не отличаются от обычных, поэтому также важно правильно их документально оформить. Оплата таких командировок из-за отсутствия суточных имеет свои особенности, характерные только для командировок на один день.
Нормирование суточных
Для начисления и уплаты страховых взносов начиная с 2017 года нужно руководствоваться пунктом 2 статьи 422 НК РФ.
Устанавливаемые законом нормативы суточных порой не позволяют командированному сотруднику комфортно чувствовать себя во время деловой поездки. В этом случае в компании по решению руководства могут быть установлены свои собственные нормы.
Расходы в пределах суточных, установленных законодательством, документально подтверждать не нужно. Разве что, для подтверждения авансового расчета могут потребоваться оправдательные документы. Такие как:
- авиа-, ж/д, автобусные билеты, электрички;
- онлайн-чеки и квитанции;
- счет о регистрации в гостинице;
- иные документы на проживание работника;
- договоры, акты;
- путевка;
- служебные записки;
- отметки в загранпаспорте о пересечении границы.
На основании информации из первичных документов командированный заполняет авансовый отчет. Далее на его основании бухгалтер отразит в учете расходы на законченную командировку по Кт 71.
Исходя из толкования ст. 167 ТК, при направлении сотрудника в служебную командировку ему сохраняют и возмещают:
- место работы (должности), а так же среднюю зарплату;
- расходы на служебную командировку.
К расходам по служебной поездке относят:
- проезд (туда и обратно);
- найм жилого помещения (гостиницы или квартиры);
- суточные;
- иные расходы, которые работник совершил с разрешения или указания работодателя.
Размер дохода, с которого нужно рассчитывать НДФЛ, определяет бухгалтер в момент утверждения авансового отчета.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Суточные сверх установленной нормы – это их сумма, превышающая норму, указанную в ТК РФ и НК РФ. Независимо от того, что размер суточных установлен во внутренних документах предприятия.
То есть, сверхнормативные суточные облагают страховыми взносами и НДФЛ, если они превышают:
- 700 рублей – за каждый день в командировках внутри РФ;
- 2500 рублей – за каждый день в зарубежной командировке.
Эти суммы превышения считают доходом, полученным сотрудником предприятия.
Код дохода суточных сверх нормы для заполнения официальных справок и отчетов – 4800 «Иные доходы».
Страховые взносы на суточные сверх нормы
Суточные сверх нормы подпадали под налогообложение Единым социальным налогом (ЕСН) до 2010 года. Потом его заменили страховыми взносами.
Страховые начисляют в месяце утверждения руководителем авансового отчета. Потому что до этого момента нет возможности определить точную сумму, которую потратит сотрудник. Данные разъяснения дал Минфин 29.05.2017 в письме № 03-15-06/32796.
Если суточные выплачивают сотруднику в валюте, суммы нужно пересчитывать в рубли по курсу Банка России на дату согласования директором авансового отчета.
А страховые взносы на случай производственной травмы и проф. болезней (травматизм) не начисляют на суточные в пределах норм, которые установлены внутренними приказами работодателя. По-прежнему действует Положение, установленное в статье 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ.
Итоги
Мы рассмотрели правила выдачи суточных, перечень требуемых документов, установленные нормы суточных, а также, что не всегда суточные сверх нормы облагают (начисляют) страховыми взносами.