Обмен информацией в электронном виде значительно упрощает и ускоряет документооборот. Однако при этом возникает проблема с подтверждением личности и информационной безопасностью. Чтобы удостоверить личность уполномоченного лица для оформления сделки, подачи отчета или иного действия, используют электронную подпись. Это особо зашифрованный код, который выдают персонально предпринимателю или организации и фиксируют в специальном реестре. Как создать электронную подпись? Рассмотрим различные варианты.
Основные разновидности подписей
Наличие подписи подтверждает личность автора документа, составленного в электронной форме. Также она гарантирует защиту от искажений и исправлений.
Такую подпись фиксируют на материальный носитель – флеш-накопитель или карту. Она представляет собой сертификат ключа проверки. Получить его можно только в специализированной организации, которая называется удостоверяющим центром.
Также см. «Удостоверяющий центр ЭЦП».
В предпринимательской практике создание электронной подписи возможно в нескольких вариантах в зависимости от назначения:
| № | Вид подписи | Характеристика |
| 1 | ПЭП – простая электронная подпись | Это знакомые всем пароли и логины, необходимые для получения доступа к интернет-банкингу, порталу госуслуг и другим сервисам. Такая подпись гарантирует только подтверждение личности обладателя, однако она не обеспечивает сохранности от внесения изменений.
Данный вид ЭП – самый простой путь, как создать электронную подпись физическому лицу бесплатно. Например, как создать электронную подпись для госуслуг, подробно расписано на этом сайте. Подробнее об этом см. «Простая электронная подпись: что это такое и как сделать». |
| 2 | НЭП – неквалифицированная электронная подпись | Это более надежное средство защиты. Она представляет собой криптографический шифр, с помощью которого защищают документы, которые используют в электронной форме внутри компании и при взаимодействии с другими организациями. Такую подпись также можно использовать для участия в электронных торгах. |
| 3 | КЭП – квалифицированная электронная подпись | Задача создания ЭЦП такого типа лежит только на удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию в Минсвязи. А сертификацию проводит ФСБ.
КЭП – это наиболее защищенная и надежная электронная подпись, которую можно использовать при оформлении любых документов и подаче отчетности в контролирующие органы. Именно такая подпись всё активнее применяется в бизнесе. Она постепенно вытесняет 2 вышеуказанных варианта. |
Особенности применения КЭП
Чтобы подробнее узнать, как создать ЭЦП, обратитесь в аккредитованный сервис, сотрудники которого предоставят подробную информацию по созданию электронной подписи для налоговой и иных структур, сайтов и использованию её разновидностей.
Каждый пользователь сам определяет, какой вид ему необходим – простая подпись или усиленная для участия в торгах и заключения международных сделок.
Для использования ЭЦП необходимо 2 электронных ключа, которые не работают по отдельности. У каждого из них есть своя функция:
| Открытый ключ | Закрытый ключ |
Используют для того, чтобы передавать документы, оформленные в электронной форме. Ключ играет роль сертификата:
|
|
Оба ключа работают только в течение года, после этого их необходимо обновлять. Взломать или подделать коды ключей практически невозможно, информация надежно защищена от попадания в чужие руки. Однако если это всё же произойдет, ключ необходимо немедленно аннулировать. Также предусмотрена возможность их страхования.
Также см. «Что это такое – компрометация ключа электронной подписи».
Почему стоит создать электронный ключ
Получение электронного ключа – это важный шаг вперед на пути развития вашего бизнеса. Использование современных технологий производит положительное впечатление на контрагентов, подчеркивает готовность идти в ногу со временем и использовать удобные возможности.
Изготовление ключа дает следующие плюсы:
| Преимущество | Пояснение |
| Гарантия конфиденциальности данных | В документ невозможно внести изменения без использования ключа; электронную подпись невозможно подделать |
| Ускорение процедуры подготовки и отправки документов | Наличие ЭЦП позволяет отправлять документацию в контролирующие органы в электронной форме: больше не придется ездить в офисы надзорных органов и тратить время в очередях |
| Упрощение международного документооборота | Компаниям, которые занимаются внешнеторговыми сделками, намного проще оформлять договоренности с контрагентами через Интернет |
| Упрощение документооборота внутри организации | Отправка приказов, распоряжений, отчетов и других документов внутри предприятия будет идти намного быстрее |
Электронный документооборот открывает новые перспективы для развития организации. Зная, как создать подпись в электронной почте, а также как подготовить полноценную электронную подпись для защиты конфиденциальной информации, можно существенно упростить контакты с другими организациями и государственными органами.
Также см. «Как происходит изготовление ЭЦП».
На заметку: как создать ЭЦП самому
Многие интересуются, как создать ЭЦП физлицу самому бесплатно онлайн. Такую возможность предоставляют некоторые специализированные сайты. В конце концов, создание ЭЦП бесплатно возможно с помощью известного всем текстового редактора WORD.
Вот, как создать ЭЦП бесплатно в этой программе. Нужно перейти «Вставка» – кнопка «Строка подписи»:
Затем для создания электронной подписи онлайн вбиваем необходимые данные:
А вот сам пример создания ЭЦП для физлица:
