Правила для форматов электронных документов: Методические рекомендации ФНС 2021

Зачем применять Рекомендации ФНС по форматам документов

Методические рекомендации ФНС России 2021 года по форматам электронных документов были утверждены на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности под председательством руководителя Налоговой службы Даниила Егорова.

Они направлены на обеспечение комфортных условий для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами или государственными органами власти, а также операторами электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для стандартизации форматов электронных документов между участниками оборота, а также процессов их разработки и сопровождения. В первую очередь, чтобы они были читаемы, доходили до адресата и не вызывали конфликтов оборудования, программного обеспечения.

Как известно, одно из направлений оптимизации работы с документами в финансово-хозяйственной деятельности – это цифровизация документооборота. А именно, перевод в электронную форму, оборот и хранение.

СПРАВКА

По оценкам бизнеса, работа с электронными форматами документов позволяет сократить хозяйствующим субъектам временные затраты на 80%.

Учтите, что рассматриваемые правила от ФНС носят рекомендательный характер. То есть, строго следовать им не обязательно. Но тогда нужно быть готовыми к издержкам, в том числе временным и финансовым.

В то же время, органы исполнительной власти в рамках исполнения своих функций должны принимать электронные документы, составленные по форматам, разработанным и введенным в действие в соответствии с Методическими рекомендациями ФНС. А вот если формат был создан и применяется без их учёта, то всё зависит от решения соответствующего органа власти.

Также см. «Порядок обмена электронными документами между организациями или физлицами: Методические рекомендации ФНС 2021».

На кого и на какие процессы распространяются Рекомендации

Они затрагивают государственные органы и хозяйствующие субъекты (юрлица, ИП, физлица) при следующих действиях с форматами электронных документов:

• разработка;
• описание;
• верификация;
• утверждение;
• публикация.

Эти Методические рекомендации устанавливают порядок осуществления каждого из перечисленных действий в отношении форматов электронных документов, используемых в деятельности, а также предоставляемых в госорганы при проведении контрольных мероприятий и получении государственных услуг.

Однако Рекомендации не распространяются на электронные форматы. формируемые при:

• планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (Закон № 44-ФЗ);
• закупках отдельных видов юридических лиц (Закон № 223-ФЗ);
• исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров.

В этих случаях требования к порядку разработки, описания, верификации и публикации форматов предусмотрены положениями законодательства о контрактной системе в сфере закупок и законодательства о закупках отдельных видов юрлиц.

Основные понятия

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ – это документированная информация в электронной форме. То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В свою очередь, формат электронного документа – это описание структуры, содержания и порядка формирования электронного документа.

Разработчиком формата может быть государственный орган, ассоциация, хозяйствующий субъект или иное лицо.

Ввод в действие формата электронного документа означает момент времени, с которого формат можно использовать для создания документов.

Спецкомиссия при ФНС

Методическими рекомендациями предусмотрена Комиссия по форматам электронных документов как экспертный орган при ФНС (далее – Комиссия). В её состав могут включать представителей органов власти, негосударственных организаций и ЦБ (ассоциаций, союзов и отдельных хозяйствующих субъектов) в целях рассмотрения и решения вопросов, связанных с планированием, разработкой, описанием, вводом в действие и прекращением действия форматов электронных документов.

Комиссия занимается следующим:

• утверждает план разработки форматов электронных документов на следующий календарный год;
• рассматривает форматы электронных документов перед их утверждением (в целях стандартизации и анализа наличия в них новых элементов, требующих внесения в соответствующий справочник).

Справочник элементов форматов

Для упрощения разработки форматов электронных документов ФНС ведёт и публикует на своём сайте электронный Справочник унифицированных элементов электронных документов (далее – Справочник).

В Справочник включают:

• элементы электронных документов, используемые при описании их форматов;
• классификаторы, справочники, перечни, используемые при формировании элементов электронных документов;

Справочник содержит следующую информацию об элементах электронного документа и элементах используемых классификаторов, справочников, перечней:

• наименование элемента;
• код (имя) элемента, уникальный в рамках системы стандартизации форматов электронных документов в РФ;
• формальное описание формата элемента, которое включает – 1) имя элемента, расширением которого является данный элемент (при наличии), 2) вложенные элементы, входящие в состав данного элемента, порядок их следования (при наличии);
• контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки корректности формирования элемента (при наличии);
• правила визуализации при необходимости;
• дополнительную и иллюстративную информацию (при наличии);
• дату введения элемента;
• версию элемента;
• дату прекращения использования элемента и заменяющий элемент (при наличии);
• историю изменений.

Пополнение Справочника происходит на основании форматов электронных документов, введенных в действие приказами ФНС или совместных приказов органов исполнительной власти и Налоговой службы.

Суть в том, что в Справочник включают новые элементы, использованные при описании вводимого в действие формата электронного документа.

ФНС размещает обновленный Справочник в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата электронного документа в Минюсте.

Планирование разработки и ввода в действие форматов

Предусмотрено, что ФНС ежегодно по результатам заседания Комиссии утверждает план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Это нужно для того, чтобы пользователи форматов могли своевременно подготовить к доработке соответствующие информационные системы.

Главное при этом – наличие обоснованного заключения Комиссии по вопросу востребованности тех или иных форматов электронных документов.

План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает следующие сведения:

• наименование документов (нормативных актов), которые устанавливают требования к электронному документу (при наличии);
• наименование лиц, участвующих в разработке формата электронного документа;
• срок представления формата на рассмотрение Комиссии;
• срок утверждения формата;
• переходный период, в течение которого можно использовать прошлую и новую версию формата;
• дата ввода в действие формата.

Допустимо проявить инициативу и внести на рассмотрение Комиссии свой разработанный формат. Его нужно направить официальным письмом в ФНС. Срок его рассмотрения налоговиками – 2 месяца максимум с правом доработки (при необходимости).

Разработка и согласование формата электронного документа

При разработке формата разработчик должен опираться на бизнес-требования, включающие:

• описание бизнес-процесса (вкл. его варианты), который требует сопровождения электронным документом;
• перечень участников этого бизнес-процесса;
• последовательность внесения данных в электронный документ участниками бизнес-процесса;
• порядок подписания (визирования) электронного документа участниками (совместный или автономный).

Бизнес-требования должны быть включены в пакет документов, сопровождающих внесение формата электронного документа на рассмотрение Комиссии при ФНС.

Разработчик формата разрабатывает структуру электронного документа и описывает его содержание, исходя из бизнес-требований к электронному документу, с учетом положений законодательства, нормативных правовых актов, стандартов и иных обязательных требований к электронному документу (если они есть).

При создании нового формата разработчик использует исключительно элементы электронных документов, форматы которых есть в Справочнике. При отсутствии необходимых элементов в Справочнике он должен сопроводить внесение формата на рассмотрение Комиссии описаниями его элементов.

При рассмотрении предложений разработчиков о пополнении Справочника, Комиссия при ФНС исходит из задач унификации форматов и оптимизации структуры форматов. В итоге, она может вынести одно из 4-х решений:

• предложить разработчику использовать существующий элемент Справочника;
• одобрить включение предложения разработчика в Справочник как новой версии существующего элемента (тогда все последующие форматы электронных документов разрабатывают с использованием нового элемента);
• одобрить включение предложения разработчика в Справочник как нового элемента, в том числе с прекращением использования существующего элемента Справочника;
• отклонить предложение разработчика в случае его несоответствия данным Методическим рекомендациям.

При необходимости изменений в ранее разработанный формат электронного документа делают новую версию такого формата с максимальной преемственностью. При этом элементы формата, сохраненные в неизменном виде, должны остаться на тех же местах и иметь те же наименования.

ФНС своим приказом утверждает описание:

• формата электронного документа (текстовый, табличный, графический);
• элементов электронных документов, используемых для разработки форматов.

Разработчик формата должен согласовать его с заинтересованными пользователями.

По завершении разработки предложение по формату электронного документа направляют в Комиссию на рассмотрение. На это ей дан 1 календарный месяц со дня поступления предложения. В случае необходимости Комиссия может привлечь дополнительную экспертизу для анализа предложенного формата.

ВИД РЕШЕНИЯ	ПОСЛЕДСТВИЕ
Отклонение предложения	Комиссия формирует заключение с указанием основных замечаний к предложенному формату и направляет его разработчику на доработку
Положительное решение	Комиссия формирует заключение о принятом решении и направляет его разработчику формата и в ФНС

Все перечисленные правила касаются как разработки форматов в соответствии с планом, так и при инициативном внесении форматов на рассмотрение Комиссии.

Ввод и прекращение действия формата электронного документа

Ввод в действие формата электронного документа происходит на основании:

• приказа ФНС;
• либо совместного приказа с заинтересованным госорганом.

Срок – не ранее чем через 6 месяцев с момента утверждения такого приказа и при условии наличия рекомендации Комиссии о вводе его в действие. Но законодательством РФ или актами Правительства России может быть установлен иной порядок ввода в действие.

Прекращение действия формата электронного документа происходит по согласованию с Комиссией по тем же основаниям.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Документ не утрачивает свою юридическую значимость в случае прекращения действия формата, в соответствии с которым он был создан.

Законодательством РФ также может быть установлен порядок конвертации электронного документа с сохранением его юридической значимости.

Реестр форматов электронных документов

В нём публикуют на сайте ФНС введенные в действие форматы. Налоговая служба обновляет сведения в нём в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата в Минюсте.

Реестр утвержденных форматов электронных документов содержит следующую информацию:

• уникальный идентификатор формата;
• наименование формата;
• версия формата;
• формальное описание формата;
• контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки соответствия электронного документа формату;
• правила визуализации;
• документация формата (в виде, предназначенном для восприятия человеком);
• наименование разработчика формата;
• дата ввода в действие формата;
• приказ о вводе в действие формата;
• дата прекращения действия формата;
• приказ о прекращении действия формата;
• историю изменений формата.

Публикуют форматы электронных документов в Реестре так, чтобы не нужно было обращаться к Справочнику.

Важно, что информацию о прекративших действие форматах не исключают из Реестра: она всегда доступна.