Если перефразировать широко известное «Каждый человек имеет право на отдых», то по отношению к сотрудникам любого предприятия это будет звучать приблизительно так: «Каждый работник имеет право на отпуск» – ежегодный оплачиваемый.
И чем больше на предприятии трудится людей, тем сложнее оптимально распределить их отпуска в течение года.
А такая необходимость есть, она продиктована следующими задачами:
- равномерного распределения трудовых ресурсов предприятия;
- прогнозирования и накопления определенных сумм резервов под отпуска.
Решение этих задач берет на себя ежегодно составляемый график отпусков, который должен обязательно выполняться как работниками, так и нанимателем.
Существуют и отработаны определенные алгоритмы действий по его составлению, утверждению, изменениям и пр.
Как составить график отпусков
В последнем квартале текущего календарного года начинается составление графика отпусков.
На его основании будет соблюдаться очередность ухода в отпуск сотрудников предприятия.
График необходимо составить и утвердить не позже, чем за две недели до начала следующего года (например, до 17.12.2013 г. на 2014 год).
В коллективном договоре должно быть закреплено условие, что в одном календарном месяце в отпуск может уйти ограниченное число сотрудников одного структурного подразделения.
Работа по составлению графика проводится:
- либо работниками кадровых служб,
- либо сотрудниками бухгалтерии,
- либо самим работодателем в зависимости от реальных условий.
Составленный график отпусков, одобренный профсоюзным органом, утверждается приказом работодателя. Ознакомление с графиком отпусков должны пройти все сотрудники предприятия.
Составление графика основывается на опросе работников и согласовании сроков отпусков взаимозаменяемых и взаимозависимых по работе сотрудников.
Несмотря на то, что с января 2014 года унифицированные документы не являются обязательными, для графика отпусков по-прежнему может использоваться форма Т-7.
Как рассчитать коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами?
Что представляет собой аккордная система оплаты труда?
Во время планирования отпусков следует заполнить первые шесть граф, которые содержат данные о:
- структурном подразделении,
- должности,
- ФИО сотрудника,
- его табельном номере,
- продолжительности отпуска
- запланированной дате его начала.
Если работник имеет право пойти в отпуск вне графика (например, лицо моложе 18 лет, женщина, собирающаяся в декрет, муж, чья жена находится в декрете и т.д.), то в гр. 6 необязательно указывать конкретную дату, можно указать только месяц планируемого отпуска.
В этом случае сотрудник обязан дополнительно написать заявление, в котором будет указана конкретная дата.
Дата отпуска совместителей должна совпадать с их отпуском на основном месте работы независимо от того, сколько времени было отработано в качестве совместителя.
В графике должна быть отражена вся информация, касающаяся ежегодных оплачиваемых отпусков:
- основного,
- дополнительного
- оставшейся неиспользованной части.
Утверждение графика отпусков
Являясь нормативным актом, график отпусков принимается и утверждается работодателем и должен храниться в течение одного года.
Прежде, чем буден издан приказ об утверждении графика, выборный профсоюзный орган проверяет его на соответствие трудовому законодательству.
В специальную графу документа заносятся номер протокола и дата проведения заседания органа профсоюза, на котором рассматривался вопрос о предоставлении отпусков, а также постановление, вынесенное на этом заседании.
Если на предприятии нет профсоюзной организации, то в шаблоне должна быть сделана соответствующая пояснительная запись.
Несмотря на то, что в унифицированной форме не предусмотрена такая графа, работодатель вправе ее добавить с формулировкой шапки «с графиком ознакомлен».
При этом у нанимателя сохраняется обязанность извещать сотрудника о приближающейся дате отпуска под расписку, не позднее двух недель до его начала.
Изменения и дополнения в графике отпусков
Если меняется дата отпуска, это в обязательном порядке указывается в графике отпусков, также как и причина, по которой это изменение произошло.
Любые отклонения сроков реальных отпусков от тех, что зафиксированы в утвержденном на предприятии графике, оформляются отдельными приказами о вносимых изменениях.
Если работник хочет изменить дату начала отпуска и/или его продолжительность после утверждения графика, то он должен подать заявление с просьбой изменить эти данные. На основании этого руководитель предприятия издает приказ о внесении дополнения и/или изменения в график отпусков.
Тот же порядок действий производится в случае, когда сотрудник отзывается из отпуска по инициативе работодателя, но при обязательном согласии сотрудника (наличие заявления).
Так как в унифицированной форме нет соответствующей графы, то
- в графу 10 вносится примечание о том, что работник отозван из отпуска и с какой даты,
- в графу 8 – реквизиты приказа (основания для переноса отпуска),
- в графу 9 – предполагаемая дата оставшейся части отпуска.
А также необходимо наличие документа, подтверждающего согласие на это как работника, так и нанимателя. Например, заявление сотрудника о том, что он не против разделения отпуска с резолюцией руководителя предприятия.
В случае предоставления отпуска сотрудникам, принятым в компанию после даты утверждения графика отпусков, возможны два варианта ведения документации:
составление дополнительного графика, утвержденного как приложение к основному,
не составляя дополнительных графиков, предоставлять новым сотрудникам отпуск на основании их заявления и приказа руководителя.
КОСГУ – как расшифровывается и для чего используется?
О кодах профессий по ОКПДТР можете узнать подробно в статье.
Увольнение работника по всем правилам КЗоТ: https://buhguru.com/buhgalteria/kzot-uvolnenie-stati-i-osobennosti.html
Ответственность за нарушения
Отсутствие графика отпусков не только нарушает права работников, но может негативно сказаться на работодателе.
Несмотря на то, что в Трудовом Кодексе не содержатся специальные нормы, регулирующие этот вопрос, Кодекс об административных нарушениях (статья 5.27) предусматривает административную ответственность для работодателя, который не предоставил работнику отпуск в соответствии с графиком.
.
Объектами проверки соблюдения требований ТК РФ является:
- правильность составления и ведения графика,
- наличие в нем подписей работников,
- наличие заявлений сотрудников, подтверждающих согласие на перенос даты отпуска, разделение отпуска на части, отзыв из отпуска и т.п.,
- соблюдение сроков составления, утверждения и хранения графика отпусков,
- своевременность выплат начисленных отпускных.
Имеющиеся нарушения могут стать основанием для применения санкций со стороны контролирующих органов в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных нарушениях.
Скачать бланки документов для оформления отпуска можно в интернете. Есть они и в бухгалтерских программах. Мы предлагаем вам примеры приказа об утверждении отпуска и график отпусков по форме Т 7.
График отпусков – бланк, пример – образец заполнения формы Т7
Пример приказа об утверждении и изменении графика отпусков
