В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.
В конце года туда отправляются
- личные дела сотрудников, которые были уволены,
- приказы и распоряжения,
- бухгалтерская документация,
- выполненные договора
и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.
Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.
И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.
Так что такое номенклатура дел в организации?
Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.
Приказ№ 273 номенклатуры товаров и услуг.
Индексы цен и дефлятор ВВП: для чего рассчитываются?
Функциональное назначение номенклатуры дел
Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:
- Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
- Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.
-
Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.
- Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
- Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.
Составление номенклатуры дел: образец заполнения
В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.
Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.
Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 — будет означать: «04» — индекс отдела, «05» — номер входящего в номенклатуру дела.
Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.
Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.
Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.
При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.
Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.
Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».
IRR – норма доходности – что это за показатель?
Утеря трудовой книжки – как нужно действовать бухгалтеру?
Оплачиваемый отпуск: порядок предоставления: https://buhguru.com/buhgalteria/poryadok-predostavleniya-ezhegodnykh-op.html
Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.
Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.
В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.
После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.
Составляется номенклатура дел ежегодно.
Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.
Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел — это обязательное и непременное нормативное требование.
Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.
Примерный вариант номенклатуры дел организации
