Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью общего документооборота в любой компании. Назначение документооборота – фиксировать и вести упорядоченный учет деятельности, как хозяйственной, так и всех остальных.
Таким образом, правильное и грамотное ведение документооборота позволяет не только
- регулировать процессы, происходящие внутри компании,
- вовремя отслеживать проблемные места,
- находить неиспользованные резервы,
- но и грамотно доносить экономические и внутрисистемные процессы до органов ревизии, работа которых, в первую очередь, и направлена на проверку документации.
Ревизиями кадрового делопроизводства занимается ГИТ (Государственная инспекция труда), в полномочия которой входит контроль правильности исполнения статей Трудового Кодекса РФ.
На основании этого, создается комиссия, которая приходит на предприятие с проверкой факта недовольства.
В первую очередь, проверке комиссии будет подвергнута вся кадровая документация и, если обнаружатся недочеты в ее ведении, у предприятия могут возникнуть сложности, вплоть до судебного разбирательства.
Чтобы максимально обезопасить себя в части ошибок, нужно очень внимательно отнестись к составлению пакета документов кадрового делопроизводства еще на нулевом цикле.
Документы, которые разрабатываются одновременно с открытием компании
Существует перечень документов, которые необходимо разработать и ввести в действие с первого дня работы.
Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации.
Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия.
Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно.
Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике.
Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству.
Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры.
Как определить признаки банкротства у предприятия?
Аутсорсинг – функции, услуги, примеры.
В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:
- внутренний трудовой распорядок,
- структура предприятия
- штатное расписание.
Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату.
Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности.
На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники.
Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг.
Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает
- общее количество подразделений и филиалов фирмы,
- их состав,
- должности и количество специалистов, задействованных в работе.
Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
В нем отражается
- приказ, на основании которого создано штатное расписание,
- период действия (как правило – год),
- структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
- количество штатных единиц, заложенных в должность,
- оклады, надбавки,
- суммарные численность и заработная плата.
Как происходит регистрация ООО?
Как оформляется трудовой договор?
На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет
- цели и принципы формирования оплаты труда,
- порядок расчета,
- критерии и процедуру оценки труда.
Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников.
При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений.
Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении.
Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения.
Пример: Положение о бухгалтерии.
Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела.
График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов.
Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа.
Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется
- в виде таблицы, которая делится по организационному признаку и по степени принадлежности документов к различным отделам организации,
- отдельным столбцом указываются номера дел и сроки их хранения.
В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.
Журналы по кадровому делопроизводству
За последние годы, повсеместно вводится электронный документооборот,
но журналы остаются неизменными составляющими документов по кадровому делопроизводству.
Как обязательные, нужно отметить:
- Журнал регистрации приказов по личному составу;
- Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений;
- Журнал регистрации приказов на отпуск;
- Журнал регистрации отпусков;
- Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.
Прием на работу сотрудника
Перед тем, как объявлять о вакантных должностях, нужно определиться с обязанностями, которые будут возложены на принимаемых сотрудников.
Название должности, количество штатных единиц и должностной оклад уже определены в вышеперечисленных документах.
Остается подробно прописать функции, обязанности и права по каждой конкретной единице.
Эта информация отражается в должностной инструкции, которую сотрудник подписывает при приеме на работу.
Для выполнения требований, обозначенных в этом документе, работодатель и будет искать специалиста.
Причина конфликтных ситуаций между работодателем и сотрудником, зачастую, кроется в несоответствии взаимных требований.
Должностная инструкция регламентирует спектр деятельности и меру ответственности и позволяет четко проставить рамки предлагаемой должности.
Только грамотный в бухгалтерской сфере специалист в состоянии отследить все подводные камни такого документа.
Сейчас существует масса обучающих центров, где за предельно короткие сроки профессиональные преподаватели донесут тонкости профессии до любого заинтересованного слушателя.
Такие статьи тоже могут быть учтены и в должностной инструкции и, непосредственно, в трудовом договоре.
Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения сотрудника и администрации, он имеет юридическую силу и должен быть подготовлен максимально грамотно и в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
В этом документе прописываются такие основные положения, как:
- должность,
- дата приема,
- место работы,
- степень занятости,
- заработная плата и условия ее получения (дата, место),
- основания для материальной ответственности, или укороченного рабочего времени,
- подчиненность,
- перечисляются основные трудовые обязанности, или указывается ссылка на должностную инструкцию,
- указываются реквизиты и паспортные данные сторон.
Посмотреть образец заполнения штатного расписания.
Как заполнить трудовую книжку: правила и инструкции.
График отпусков – форма Т7, читай подробно здесь: https://buhguru.com/buhgalteria/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpusk.html
При необходимости, как приложение, может быть график сменности поквартально, или на год.
Заполняется Личная карточка формы Унифицированная форма № Т-2, в которую вносятся основные данные о принимаемом лице.
Пишется собственноручное заявление о приеме на работу и подписывается Приказ о приеме – Унифицированная форма № Т-1.
Иные документы
С такой же тщательностью создаются документы, отражающие процессы трудовой деятельности:
- переводы,
- отпуска,
- различные изменения и дополнения к должностным инструкциям и трудовым договорам.
Особенно внимательно нужно относиться к процессу увольнения.
Не всегда сотрудник и администрация расстаются по взаимному согласию. Если не провести всю процедуру увольнения с максимально точностью в рамках законности, могут возникнуть проблемы.
Судебная практика последних лет доказывает, что судами чаще принимается сторона сотрудника, нежели администрации предприятия.
Курсы кадрового делопроизводства в Москве помогут проработать пошаговую инструкцию действий сотрудников бухгалтерии, или кадровых служб в сложных ситуациях, связанных с сокращением штатов, или увольнением отдельного сотрудника в непростых условиях.
Квалифицированный бухгалтер – это тот сотрудник, в котором нуждается каждый работодатель, ведь он способен не только предвидеть, но и, в сложной ситуации, спасти репутацию компании.