В 2018 году порядок представления в налоговую справок по форме 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) несколько скорректировали в связи с введением нового бланка этой справки. Далее подробности.
Чем руководствоваться
Приказ ФНС России от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566 (далее также – Порядок представления) утвердил с 2019 года совершенно новый бланк сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ. Даже сама справка теперь называется иначе.
Это изменение автоматически затронуло электронный формат и порядок представления справок 2-НДФЛ по ТКС. Этот регулирует:
- Раздел III Приложения № 4 названного приказа ФНС;
- Приложение № 3.
Подробнее об этом см. «С 2019 года введена абсолютно новая форма справки 2-НДФЛ».
Если доход от компании (ИП) получили 25 человек и более, то справки 2-НДФЛ на них сдают в налоговую только по электронке (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Регламент с 2019 года
При сдаче Сведений о доходах физлиц и суммах налога на их доходы по форме 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам налоговый агент не дублирует их на бумажном носителе.
Справки представляют по месту учета налогового агента (нанимателя) через оператора, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота между ИФНС и налоговым агентом.
Также см. «Операторы ЭДО: перечень».
У налогового агента есть возможность сдавать справки 2-НДФЛ в электронном виде по ТКС, если он может:
- Формировать справки для их последующей передачи в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
- Шифровать при отправке и дешифровать при получении информации с использованием шифровальных средств;
- Формировать усиленную квалифицированную электронную подпись при передаче информации и проверять её при получении данных.
По каждому обособленному подразделению налоговый агент по НДФЛ формирует отдельный файл со справками 2-НДФЛ.
При отправке справок в электронной форме по ТКС налоговый орган обязан передать налоговому агенту извещение о получении электронного документа. Оно подтверждает факт получения справок налоговиками. Указанное извещение инспекция заверяет своей усиленной квалифицированной электронной подписью.
Процедура отправки
При отправке справок 2-НДФЛ в электронной форме по ТКС налоговый агент соблюдает следующий порядок электронного документооборота:
| 1 | После подготовки справок в соответствии с их актуальным форматом и требованиями порядка представления:
|
| 2 | В течение следующего рабочего дня с даты отправки справок налоговый агент получает:
|
В течение 10 рабочих дней с даты отправки справок 2-НДФЛ налоговый орган направляет налоговому агенту два электронных документа:
- Реестр (Приложение № 1 к Порядку представления);
- Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20__ год (Приложение № 2 к Порядку представления).
Учтите, что представленными можно считать только те справки, которые прошли в ИФНС контроль на предмет соответствия своему актуальному электронному формату.
Также см. «За какой период выдается 2-НДФЛ».