Как проводить обязательную инвентаризацию по новому ФСБУ 28/2023

Бухстандарт по инвентаризации

С 16 апреля 2023 года приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н утвердил новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета – ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”.

Согласно п. 2 Приказа 4н, ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация” станет обязательным с 1 апреля 2025 года. Однако организации могут начать применять его правила и раньше.

Заметим, что по инвентаризации ранее не было ни отдельного бухгалтерского стандарта, ни своего ПБУ. Её проводили на основании Методических указаний Минфина России по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом от 13.06.1995 № 49).

ФСБУ 28/2023 устанавливает требования к инвентаризации активов и обязательств компаний, кроме организаций бюджетной сферы.

Также см. Новый ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”: что нужно знать.

Случаи для обязательной инвентаризации

Её необходимо проводить:

• при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (уточнено, что библиотечные фонды можно инвентаризировать один раз в 5 лет, а иные ОС – один раз в 3 года);
• при передаче/возврате активов компании, имущественного комплекса (кроме обычной деятельности) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении своих активов;
• при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
• при смене руководителя коллектива/бригадира, при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива/бригады – при коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• при установлении факта утраты или порчи/повреждения активов;
• в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась ЧС;
• при реорганизации (кроме преобразования);
• при ликвидации.

Причём в первом и двух последних случаях инвентаризации подлежат все объекты, а в остальных – объекты инвентаризации, которые прямо связаны с этими случаями.

Проведение инвентаризации обязательно не только в случаях, установленных ФСБУ 28/2023, но и законодательством РФ. Например, ст. 11 про инвентаризацию активов и обязательств Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Согласно ее ч. 4, выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухучета отражают в учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, на которую проводили инвентаризацию.

Также случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, регламентирует п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). В целом они схожи с перечисленными выше.

Также см. Общие требования к проведению инвентаризации по ФСБУ 28/2023.

Сроки проведения обязательной инвентаризации

Сроки проведения обязательной инвентаризации перечислены в п. 16 разд. III ФСБУ 28/2023. Причём для каждого из случаев, когда она необходима, установили свой срок (дату, время/момент) инвентаризации.

СЛУЧАЙ, КОГДА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНА (п. 15 ФСБУ 28/2023)	КОГДА ИМЕННО ПРОВОДИТЬ
При составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности	По состоянию на отчетную дату. Но кроме активов, относящихся к ОС, НМА, капвложениям, запасам, инвентаризацию которых проводили не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризацию активов, относящихся к запасам, можно проводить в период их наименьших остатков.
При передаче/возврате своих активов, имущественного комплекса (кроме своей обычной деятельности) в аренду, управление, безвозмездное пользование При отчуждении своих активов	Непосредственно перед передачей (возвратом) в аренду, управление, безвозмездное пользование, перед отчуждением.
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность, руководителя коллектива (бригадира) При выбытии из коллектива (бригады) более 50% членов (при коллективной/бригадной материальной ответственности)	По состоянию на день приемки-передачи дел
По требованию одного или нескольких членов коллектива/бригады – при коллективной/бригадной материальной ответственности	Непосредственно по факту предъявления требования
При установлении факта утраты или порчи/повреждения активов	Непосредственно по установлению такого факта
В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась ЧС	Непосредственно по окончании соответствующего события и при наличии возможности провести инвентаризацию в данный срок
При реорганизации	Перед составлением передаточного акта или разделительного баланса
При ликвидации	Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса

Создание инвентаризационной комиссии

Для проведения инвентаризации в организации создают инвентаризационную комиссию, но не всегда (см. далее).

При большом объеме работ для одновременной инвентаризации всех объектов можно создавать несколько инвентаризационных комиссий.

При этом руководитель компании устанавливает распределение обязанностей между такими комиссиями и порядок их взаимодействия.

ФСБУ 28/2023 (п. 22) разрешает не создавать инвентаризационную комиссию для обязательной инвентаризации, если:

• в юрлице есть только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель;
• заключили договор на проведение инвентаризации с аудиторской фирмой или индивидуальным аудитором;
• инвентаризацию проводит ревизионная комиссия компании (при условии, что уставом предусмотрено создание такого органа, а также уставом либо иными документами компании на этот орган возложены полномочия проводить инвентаризацию).

Когда для проведения инвентаризации инвентаризационную комиссию не создают, установленные ФСБУ 28/2023 требования и её полномочия инвентаризационной комиссии исполняет лицо (лица), на которое возложено проведение инвентаризации.

Работа комиссии

Основные требования к организации работы инвентаризационной комиссии такие:

• Глава компании утверждает персональный состав инвентаризационной комиссии (комиссий).

• В проведении инвентаризации участвуют всех члены инвентаризационной комиссии.

• Сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель компании.
• Полное и точное документирование фактического наличия объектов инвентаризации, а также правильность и своевременность этого.

Особенности работы комиссии

До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации первичные учетные документы, на основании которых отражено движение активов в регистрах бухучета. В частности – приходные и расходные документы, отчеты о движении активов. Председатель комиссии визирует их, указывая «до инвентаризации на «__________» (дата)».

При инвентаризации большого количества активов – весовых товаров документ, оформляющий результаты их перевеса, ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевеса данные этих документов сличают и выверенный итог вносят в документы о фактическом наличии объектов инвентаризации.

Когда после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружило ошибку в документе о фактическом наличии объектов инвентаризации, оно должно немедленно (в частности, до открытия помещения склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии. Последняя проверяет данное заявление и в случае подтверждения его исправляет ошибки в указанном документе.

При истребовании материально ответственным документа о фактическом наличии активов инвентаризационная комиссия должна обеспечить его предоставление.

Исправление ошибок в документе инвентаризации о фактическом наличии её объектов должны удостоверить подписями все члены инвентаризационной комиссии и соответствующий материально ответственный.

Место проведения и присутствие мат. ответственного

Инвентаризацию активов, относящихся к ОС и капвложениям в них, запасам, наличным денежным средствам и денежным документам, и иных аналогичных активов проводят по их местонахождению и каждому материально ответственному лицу.

Выявляют фактическое наличие таких активов при обязательном присутствии материально ответственных.

А вот фактическое наличие и количество активов, относящихся к запасам в неповрежденной упаковке поставщика, допустимо определять на основании документов с обязательными пересчетом количества упаковок и проверкой части этих активов в натуре на выбор.

Фактическое наличие (вес или объем) активов, относящихся к навалочным запасам, можно определять на основании обмеров и технических расчетов.

Документы инвентаризации: понятие

Согласно п. 5 ФСБУ 28/2023, документы инвентаризации – это оформленные документально:

• сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации;
• сопоставление их с данными регистров бухгалтерского учета;
• результаты инвентаризации.

В частности, ФСБУ 28/2023 относит к ним инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости.

Обобщение документов

Стандарт разрешает применять документы, в которых объединены показатели документов со сведениями о фактическом наличии объектов инвентаризации и документов о её результатах.

Чем руководствоваться

Документы инвентаризации составляют, хранят и исправляют с учетом правил ФСБУ 28/2023 в соответствии с требованиями, установленными для первичных учетных документов и регистров бухучета:

• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

В ходе инвентаризации

Фактическое наличие объектов инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра, иногда видео-, фото-фиксации, выполнения расчетов, а также проверки документов.

Фактическое наличие/количество активов-запасов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов. Но с обязательным пересчетом количества упаковок и проверкой части этих активов в натуре на выборочной основе.

При инвентаризации большого количества активов – весовых товаров документ, оформляющий результаты их перевеса, ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевеса данные этих документов сличают и выверенный итог вносят в документы о фактическом наличии объектов инвентаризации.

Принципы работы с документами

Учтите, что одни из основных требований к организации работы инвентаризационной комиссии такие:

• полнота и точность документирования фактического наличия объектов инвентаризации;
• правильность и своевременность такого документирования.

До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации первичные учетные документы, на основании которых отражено движение активов в регистрах бухучета. В частности – приходные и расходные документы, отчеты о движении активов. Председатель комиссии визирует их, указывая «до инвентаризации на «__________» (дата)».

Документ на бумажном носителе со сведениями о фактическом наличии объектов инвентаризации не должен содержать незаполненные строки. Если они остаются на последней странице, эти строки должны быть прочеркнуты.

Расписки мат. ответственных и подотчётных

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации:

1. Все первичные учетные документы, на основании которых отражено движение активов в регистрах бухучета, сданы в бухгалтерию экономического или переданы инвентаризационной комиссии.
2. Все активы, вверенные им для хранения или использования, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Аналогичные расписки дают лица, получившие денежные средства в подотчет или доверенности на получение активов.

Заявление мат. ответственного

Когда после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружило ошибку в документе о фактическом наличии объектов инвентаризации, оно должно немедленно (в частности, до открытия помещения склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии.

Последняя проверяет данное заявление и в случае подтверждения его исправляет ошибки в указанном документе.

Требования к документам по запасам

Документ со сведениями о фактическом наличии активов, относящихся к запасам, и иных аналогичных активов, должен содержать, в частности:

• наименования активов и сведения, идентифицирующие их, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
• количество (прописью) порядковых номеров активов и общее количество (прописью) таких активов в натуральных единицах измерения на каждой странице независимо от того, в каких единицах измерения (например, штуках, килограммах, метрах) эти активы показаны (на каждой странице документа);
• отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов – на последней странице документа с подписями проверявших это;
• расписку материально ответственного, подтверждающую проверку фактического наличия активов инвентаризационной комиссией в его присутствии, отсутствие претензий к комиссии и принятие перечисленных в документе активов для хранения или использования (в конце документа);
• в случае смены материально ответственных лиц – подписи принявшего и сдавшего актив;
• подписи всех членов инвентаризационной комиссии и соответствующего материально ответственного лица.

При истребовании материально ответственным документа о фактическом наличии активов инвентаризационная комиссия должна обеспечить его предоставление.

Что приложить

Согласно ФСБУ 28/2023, к документам инвентаризации приобщаются, в частности:

• акты обмеров, технические расчеты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров;
• предоставленные материально ответственными лицами объяснения о допущенной пересортице;
• предоставленные инвентаризационной комиссии объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных, не отнесена на виновных лиц.