Обязаны ли организации и ИП выдавать работникам и подрядчикам копии сданного в ПФР отчета о стаже СЗВ-СТАЖ? Если да, то в какой срок нужно это сделать? Требуется ли брать от работника заявление о выдаче копии? Нужно выдавать копию при увольнении. Дадим ответы на эти и другие вопросы.
Отчет о стаже: для кого предназначен
Отчет о стаже предназначен, в первую очередь, для территориальных органов ПФР. Им нужно сдавать расчет по форме СЗВ-СТАЖ (п.2 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете>:
- по итогам каждого отчетного периода (года) – не позднее 1 марта;
- в случае выхода работника на пенсию – в течение 3-х календарных дней со дня обращения работника к работодателю. См. «Форма СЗВ-СТАЖ: как заполнить и сдать новую форму для годовой отчетности в ПФР».
Право работников на копию отчета
Любой работник или исполнитель (подрядчик) по гражданско-правовому договору вправе обратиться (письменно или устно) к работнику за копией сданного в ПФР отчета по форме СЗВ-СТАЖ. Страхователь, в свою очередь, обязан выдать копию такого отчета. Срок выдачи – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией.
Выдавать копии отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам без их обращения работодатели не обязаны. Аналогичная ситуация и с копиями отчетов СЗВ-М. Их также требуется выдавать только тем, кто обратился за ними. См. «Копии СЗВ-М сотрудникам в 2017 году: выдавать или нет».
При этом страхователи обязаны выдавать копии сданных отчетов СЗВ-СТАЖ всем работникам и подрядчикам (исполнителям) в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” начисляются страховые взносы. Для выдачи копии в день увольнения или прекращения договора гражданско-правового характера заявление от сотрудника уже не требуется.
Понятно, что выдавать увольняющимся сотрудникам нужно копии уже сданных отчетов СЗВ-СТАЖ. Но за какие периоды выдавать копии? За последний отчетный период, за который был сдан отчет? Или же нужно выдать копии всех отчетов, когда-либо сдававшихся на сотрудников? Ответов на эти вопросы в законодательстве, к сожалению, нет. Поэтому, по нашему мнению, этот вопрос нужно решать по согласованию с сотрудниками. Поинтересуйтесь у них, копии отчетов за какие периоды отчетные периоды (годы) они желают получить.
Как оформить копии для выдачи
Выдавать каждому копию всей формы СЗВ-СТАЖ не нужно. Дело в том, что в отчете СЗВ-СТАЖ содержатся персональные данные всех сотрудников, а показывать их третьим лицам запрещено законодательством о защите персональных данных. Поэтому Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой приводятся данные только о конкретном человеке. Если же отчеты СЗВ-СТАЖ вы передаете в ПФР в электронном виде, то для сотрудников эти документы придется распечатать.
Повторимся, что нельзя выдавать сотрудникам всего сданного отчета по всем застрахованным лицам. Тем более, что с 1 июля 2017 года существенно ужесточена ответственность работодателей за нарушения в сфере персональных данных. См. «Персональные данные: ужесточение ответственности для работодателей с 1 июля 2017 года».
Имейте в виду
Храните эти выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ на каждого сотрудника в электронном виде. В таком случае вы сможете в любой момент распечатать документы. Однако штрафов за то, что не передали сведения сотрудникам, в действующем законодательстве нет. Однако человек может подаст иск в суд о компенсации морального вреда (ст. 151 ГК РФ). Однако, полагаем, что это маловероятно.