Какой заполнять бланк
Действующая форма справки о доходах – 2-НДФЛ – утверждена Приложением № 1 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Этим же документом утверждён:
- порядок заполнения данной справки (Приложение № 2, далее – Порядок);
- электронный формат 2-НДФЛ (Приложение № 3).
Официальное название рассматриваемого документа – «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (форма 2-НДФЛ).
Структура справки о доходах
2-НДФЛ состоит из следующих частей:
- общая часть (шапка);
- раздел 1 «Данные о физическом лице-получателе дохода»;
- раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»;
- раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»;
- Приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».
Учтите, что удобнее и правильнее заполнять справку о доходах совсем не по порядку. В какой последовательности заполнить справку 2-НДФЛ, узнайте из КонсультантПлюс:
Рекомендуем заполнять справку 2-НДФЛ в следующем порядке: … (читать далее).
Общие правила заполнения справки о доходах 2-НДФЛ
Документ заполняют за налоговый период. Это календарный год. Данные берут из регистров налогового учета.
Недопустимо:
- исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
- двусторонняя печать и скрепление листов, приводящее к порче справки;
- указание отрицательных числовых значений.
Используют чернила черного, фиолетового или синего цвета.
Каждому показателю справки соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывают только один показатель. Исключение – дата (ДД.ММ.ГГГГ) или десятичная дробь (два поля через точку).
Заполняют поля справки слева направо с первого (левого) знакоместа.
При заполнении на компьютере значения числовых показателей выравнивают по правому (последнему) знакоместу. Допустимо отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест.
Заполняют ЗАГЛАВНЫМИ ПЕЧАТНЫМИ символами шрифтом Courier New высотой 16-18 пунктов.
СИТУАЦИЯ |
РЕШЕНИЕ |
Нет какого-либо показателя | Во всех знакоместах соответствующего поля – прочерк. |
Для указания какого-либо показателя не нужно заполнение всех знакомест поля | В незаполненных знакоместах в правой части поля – прочерк. |
Нет значения по суммовым показателям | Указывают ноль (0) |
Справка не может быть заполнена на одной странице | Заполняют необходимое количество страниц, располагающихся до Приложения |
Сквозная нумерация. Например, для первой страницы – 001, для двенадцатой – 012.
Заполнение общей части справки о доходах 2-НДФЛ
ПОЛЕ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
ИНН
КПП |
Организации указывают идентификационный номер налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации согласно свидетельству из налоговой.
Физические лица – налоговые агенты –только ИНН из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физлица по месту жительства на территории РФ. Если справку сдаёт организация с обособленными подразделениями, после ИНН указывает КПП по месту нахождения организации по месту нахождения обособки. На практике может произойти закрытие обособленного подразделения. Как заполнять 2-НДФЛ в этом случае, есть отдельное разъяснение ФНС России в КонсультантПлюс: Федеральная налоговая служба в связи с поступающими запросами организаций – налоговых агентов в отношении представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц по форме 2-НДФЛ (далее – справки по форме 2-НДФЛ) и расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (далее – расчет по форме 6-НДФЛ), в случае ликвидации (закрытия) обособленного подразделения организации, сообщает следующее. Читать полностью.Правопреемник налогового агента указывает идентификационный номер правопреемника налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. |
Номер справки | Уникальный порядковый номер в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом.
При сдаче корректирующей либо аннулирующей справки налоговым агентом взамен ранее сданной указывают номер первичной. При сдаче корректирующей либо аннулирующей справки правопреемником налогового агента – номер ранее представленной справки налоговым агентом. |
Отчетный год | Налоговый период, за который составлена справка |
Признак | Указывают:
В результате технической ошибки НДФЛ по уволившемуся работнику может быть удержан не полностью, а справка 2-НДФЛ на него уже сдана в налоговую. Нужно ли после налогового периода подать сразу две справки о доходах на него? Об этом смотрите в КонсультантПлюс: Исполнение организацией обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ не освобождает организацию от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ. Читать полностью. |
Номер корректировки | Указывают:
Справку о доходах физлица, которому произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляют в виде корректирующей справки. В форме аннулирующей справки заполняют заголовок, а также показатели раздела 1, указанные в представленной ранее справке. Разделы 2 и 3, а также Приложение не заполняют. Образец правильного заполнения аннулирующей справки по форме 2-НДФЛ есть в КонсультантПлюс: ООО “Альфа” при сдаче справок за 2019 г. допустило ошибку: справка в отношении И.И. Иванова, работающего в обособленном подразделении организации, была представлена в налоговый орган по месту нахождения головного офиса. ООО “Альфа” подает в эту инспекцию аннулирующую справку 2-НДФЛ, чтобы отменить ошибочно представленные сведения. Смотреть заполненный образец. |
Представляется в налоговый орган (код) | Четырехзначный код ИФНС, в которую налоговый агент сдаёт справку о доходах.
Первые 2 цифры – это код региона, а вторые две – номер инспекции ФНС России в регионе. |
наименование налогового агента | При сдаче справки налоговым агентом – юрлицом либо обособленным подразделением указывают сокращенное наименование (в случае отсутствия – полное) организации согласно ее учредительным документам.
Если правопреемником, то наименование реорганизованной организации либо её обособленного подразделения. При сдаче физлицом, признаваемым налоговым агентом, указывают полностью без сокращений фамилию, имю, отчество (при наличии) – в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии – через дефис. |
Форма реорганизации (ликвидация) (код) | Указывают код в соответствии с Приложением № 2 к Порядку:
Обязательно для заполнения при заполнении поля «Признак» значением 3 или 4. |
ИНН/КПП реорганизованной организации | Соответственно ИНН и КПП реорганизованной организации или её обособленного подразделения.
Если 2-НДФЛ подаёте не за реорганизованную организацию, поля «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» не заполняют. Обязательно для заполнения при заполнении:
|
Код по ОКТМО | Код муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение.
Коды по ОКТМО содержит Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (ОКТМО). В свободных знакоместах справа от значения кода (если он имеет 8, а не 11 знаков) никакие символы не проставляют. ИП, частные нотариусы, адвокаты и др. специалисты частной практики, признаваемые налоговыми агентами, указывают код ОКТМО по месту жительства. ИП, признаваемые налоговыми агентами, которые состоят на учете по месту деятельности в связи с применением ЕНВД или ПСН, в отношении своих наемных работников указывают код ОКТМО по месту своего такого учета. Правопреемник налогового агента указывает код ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации или её обособленного подразделения. |
Телефон | Телефонный код города и номер контактного телефона налогового агента, по которому в случае необходимости может быть получена справочная информация, касающаяся налогообложения доходов физических лиц, а также учетных данных этого налогового агента. |
Как видно, есть ряд особенностей заполнения справки 2-НДФЛ при реорганизации. Все они в доступной форме перечислены в КонсультантПлюс:
Правопреемник представляет справки с признаком “3” или “4”, когда нужно отчитаться за реорганизованную организацию (п. 2.7 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Читать полностью.Заполнение раздела 1 справки о доходах
ПОЛЕ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
ИНН в Российской Федерации | Идентификационный номер физлица, подтверждающий его постановку на учет в налоговом органе РФ.
При отсутствии у налогового агента информации об ИНН получателя дохода не заполняют. |
Фамилия
Имя Отчество |
Без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество допустимо указывать буквами латинского алфавита. |
Статус налогоплательщика | Код статуса налогоплательщика:
Как видно, в отношении иностранца-нерезидента тоже нужно заполнять справки по форме 2-НДФЛ. Как это сделать, пример есть в КонсультантПлюс: В октябре 2019 г. организация приняла на работу по трудовому договору гражданина Таджикистана – нерезидента РФ с окладом 45 000 руб. Всего за 2019 г. начислено 135 000 руб. дохода. Ставка НДФЛ по доходам иностранцев-нерезидентов по общему правилу составляет 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Исчисленная сумма НДФЛ за 2019 г. составила 40 500 руб. ((45 000 + 45 000 + 45 000) x 30%). Смотреть образец заполнения. |
Дата рождения | Число, порядковый номер месяца, год – путем последовательной записи арабскими цифрами. |
Гражданство (код страны) | Числовой код страны, гражданином которой является физлицо.
Согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) (утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст). При отсутствии гражданства указывают код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность. |
Код документа, удостоверяющего личность | Берут из Приложения № 1 к Порядку:
|
Серия и номер | Реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика – соответственно, серия и номер.
Знак «№» не ставят. |
Заполнение раздела 2 справки о доходах
Здесь отражают общие суммы:
- начисленного и фактически полученного дохода;
- исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке, указанной в поле «Ставка налога» раздела 2 справки.
ПОЛЕ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
Общая сумма дохода | Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода, без учета вычетов из раздела 3 и Приложения к справке |
Налоговая база | С которой исчислен налог.
Показатель соответствует сумме дохода из поля «Общая сумма дохода», уменьшенной на сумму вычетов из раздела 3 и Приложения. Если сумма вычетов в разделе 3 и Приложении превышает общую сумму дохода, указывают 0.00. |
Сумма налога исчисленная | Общая сумма налога исчисленная |
Сумма налога удержанная | Общая сумма налога удержанная |
Сумма фиксированных авансовых платежей | Сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая к уменьшению суммы исчисленного налога |
Сумма налога перечисленная | Общая сумма перечисленного налога |
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом | Указывают:
|
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | Исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде |
В случае выплаты в течение налогового периода доходов физлицу – получателю, облагаемых по разным ставкам, заполняют необходимое количество страниц справки. Тогда на второй и последующих страницах справки заполняют «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», раздел 2 и при необходимости раздел 3. Остальные поля справки заполняют прочерками.
При заполнении справки с признаком 2 или 4:
ПОЛЕ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
Общая сумма дохода | Сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан НДФЛ налоговым агентом, отраженная в Приложении |
Сумма налога исчисленная | Сумма налога исчисленная, но не удержанная |
Сумма налога удержанная
Сумма налога перечисленная Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом |
Ноль (0) |
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | Исчисленная сумма НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде |
Если вы выплатили физлицу доход, но не смогли удержать с него налог, то должны сообщить об этом в ИФНС (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого надо заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 2. Образец правильного заполнения при невозможности удержать НДФЛ есть в КонсультантПлюс:
В декабре 2019 г. по просьбе работника – налогового резидента РФ организация оплатила его лечение, стоимость которого составила 45 000 руб. Указанная сумма работником не возвращается. Иных доходов в денежной форме в декабре 2019 г. работнику не выплачивалось.
Смотреть образец заполнения.Заполнение раздела 3
Здесь отражают сведения:
- о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах;
- соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом.
ПОЛЕ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
Код вычета | Выбирают из Приложения № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387.
Полный перечень кодов вычета для 2-НДФЛ смотрите в отдельном файле здесь. Обычно у бухгалтеров возникают замешательства в отношении последнего кода 620 из этого перечня. Он имеет открытый характер, т. к. по нему отражают “иные суммы, уменьшающие налоговую базу…”. Какие именно вычеты отражают по коду 620 в 2-НДФЛ, смотрите в КонсультантПлюс: Для каждого вычета установлен свой код. При этом по коду вычета 620 отражаются иные суммы, уменьшающие налоговую базу по НДФЛ, для которых… (читать далее). |
Сумма вычета | Суммы вычетов, соответствующие указанному коду |
Код вида уведомления | Указывают:
|
Номер уведомления
Дата выдачи уведомления Код налогового органа, выдавшего уведомление |
Если уведомления получены неоднократно, налоговый агент заполняет необходимое количество страниц справки о доходах. |
Вот несколько особенностей заполнения раздела 3 справки о доходах:
СИТУАЦИЯ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
Предоставление в течение налогового периода вычетов, соответствующих разным кодам | Заполняют необходимое количество полей «Код вычета» и «Сумма вычета» |
Количество предоставленных в течение налогового периода вычетов превышает количество отведенных для их заполнения полей | Заполняют необходимое количество страниц справки.
На последующих листах справки заполняют поля «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», «наименование налогового агента», «Код вычета», «Сумма вычета». Остальные поля заполняют прочерками. |
Непредоставление в течение налогового периода вычетов по доходам, облагаемым по соответствующей ставке | Поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняют |
При отсутствии уведомлений | Поля «Код вида уведомления», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления» и «Код налогового органа, выдавшего уведомление» не заполняют |
Заполнение Приложения справки о доходах
Здесь указывают сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физлицом:
- в денежной и натуральной формах;
- в виде материальной выгоды.
Заполняют по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов, по каждой ставке НДФЛ.
СИТУАЦИЯ |
КАК ЗАПОЛНИТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ К 2-НДФЛ |
Заполнение формы справки с признаком 1 или 3 | Указывают в соответствующих полях:
|
Заполнение формы справки с признаком 2 или 4 | Указывают сумму фактически полученного дохода, с которой не удержан НДФЛ налоговым агентом |
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в Приложении к справке о доходах не отражают.
Кстати, в Приложении к справке 2-НДФЛ отражают отпускные. Как это правильно сделать, смотрите в КонсультантПлюс здесь.
ПОЛЕ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
Номер справки
Отчетный год Ставка налога |
Cоответствующие номер справки, отчетный год и ставка налога, по которой исчислен НДФЛ, отраженный на соответствующем листе 2-НДФЛ |
Месяц | В хронологическом порядке – порядковый номер месяца налогового периода, за который начислен и фактически получен доход |
Код дохода | Выбирают из Приложения № 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387.
Полный перечень кодов дохода для 2-НДФЛ смотрите в отдельном файле здесь. Физлицо в качестве дохода может получить оплаченные товары/работы/услуги. Обычно здесь у бухгалтера возникают затруднения, какой код дохода указывать в справке – 2510 или 2520. Эта ситуация подробно разобрана в КонсультантПлюс: Отметим, что Приказом не устанавливаются новые виды доходов, а лишь кодируются те, которые определены НК РФ. Так, коды 2510, 2520, а также 2530 кодируют виды доходов, поименованные соответственно в пп. 1, 2 и 3 п. 2 ст. 211 НК РФ. Из формулировок, используемых в НК РФ, легче выделить квалифицирующие признаки, по которым отдельные доходы в натуральной форме можно отнести к той или иной группе. Читать полностью. |
Сумма дохода | Вся сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода |
Код вычета | Выбирают из Приложения № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387.
Полный перечень кодов вычета для 2-НДФЛ смотрите в отдельном файле здесь. Указывают при наличии суммы соответствующего вычета. По соответствующим видам доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты или которые облагаются НДФЛ не в полном размере, указывают код вычета, выбираемый из указанного документа. |
Сумма вычета | Не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей графе «Сумма дохода» |
По доходам от операций с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами (ст. 214.1 НК РФ), от РЕПО с ценными бумагами (ст. 214.3 НК РФ) и от займов ценными бумагами (ст. 214.4 НК РФ) в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычетов. В этом случае:
- первый код вычета и его сумму указывают ниже соответствующего кода дохода;
- остальные коды и суммы вычетов указывают в соответствующих графах строками ниже;
- поля «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» напротив таких кодов и сумм вычетов заполняют прочерками.
Если налоговый агент начислял физлицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 1, 2 и 3 (при необходимости), а также Приложение заполняют для каждой из ставок.
Что касается адвокатов, то они могут получать разные виды доходов – вознаграждения за оказание юридической помощи доверителю, за выполнение трудовых обязанностей, а также другие виды вознаграждений. Какой указывать код дохода для каждой ситуации, смотрите в КонсультантПлюс:
Адвокат вправе вступать в трудовые отношения в качестве работника в случае осуществления научной, преподавательской и иной творческой деятельности. Доходы от трудовой деятельности адвоката как работника указываются в справке 2-НДФЛ с кодом… (читать далее).
Заверение страниц справки о доходах
ПОЛЕ |
КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю | Указывают:
|
фамилия, имя, отчество
подпись |
Фамилия, имя, отчество (при наличии) уполномоченного лица, представившего справку, и его подпись |
Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента (правопреемника налогового агента) | Заполняют в случае сдачи справки представителем налогового агента (его правопреемником). |
Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ? Об этом есть отдельное разъяснение в КонсультантПлюс: читайте здесь.
Пример заполнения справки о доходах
Допустим, что Сергеев Александр Александрович в 2019 г. работал в ООО «Альфа» и получил следующие доходы:
- январь – 22 000 руб.: зарплата;
- февраль – 22 000 руб.: зарплата (17 000 руб.) + оплата больничного листа (5000 руб.);
- март – 22 000 руб.: зарплата;
- апрель – 22 000 руб.: зарплата;
- май – 22 000 руб.: зарплата;
- июнь – 52 000 руб.: зарплата (22 000 руб.) + премия (10 000 руб.) + отпускные (20 000 руб.);
- июль – 2 000 руб.: зарплата;
- август – 22 000 руб.: зарплата;
- сентябрь – 22 000 руб.: зарплата;
- октябрь – 22 000 руб.: зарплата;
- ноябрь – 22 000 руб.: зарплата;
- декабрь – 22 000 руб.: зарплата.
Всего: 274 000 руб.
За каждый месяц 2019 г. ООО «Альфа» предоставило А.А. Сергееву стандартный вычет на первого ребенка.
Далее полностью правильно заполненный бухгалтерией ООО «Альфа» образец справки о доходах по форме 2-НДФЛ на А.А. Сергеева смотрите в КонсультантПлюс ЗДЕСЬ.
Работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ уволившемуся работнику, если в течение календарного года не смог удержать из его доходов НДФЛ. В этом случае ее нужно заполнить с учётом ряда особенностей, которые раскрыты в КонсультантПлюс:
Читать готовое решение полностью.