По новым требованиям закона создание и введение в действие на предприятии эффективной системы управления охраной труда подразумевает наличие определенного набора документов СУОТ. Расскажем, что это за документы и как с ними работать.
Общий подход
Основные нормативные документы СУОТ с 2016 года, которыми должно руководствоваться каждое предприятие, это:
- Трудовой кодекс (ст. 209 и 212 ТК РФ);
- Типовое Положение о системе управления охраной труда (утв. приказом Минтруда России от 19.08.2016 № 438н, далее – Положение № 438н).
Хотя заметим, что указанное положение можно с натяжкой назвать нормативным документом СУОТ. В 2016 году оно наконец-то принято, однако носит примерный характер. Его можно взять лишь за основу как ориентир.
Подробнее об этом см. «Какой должна быть система управления охраной труда с 2016 года на предприятии».
О каких документах идет речь
Многие легкомысленно считают, что политика предприятия по охране труда ограничивается принятием общей декларации о СУОТ, которая включает гарантии соблюдения государственных нормативов охраны труда и добровольно взятых на себя обязательств. Это не так. Перечень документов по СУОТ должен быть значительно шире. Как минимум, он включает (п. 4 Положения № 438н):
- внутренние нормативные документы СУОТ (2016 года и более ранних периодов);
- документы, в которых происходит фиксация различных событий и мероприятий по охране труда: журналы, акты, записи и др.
Таким образом, в целом – это документы, подтверждающие создание и функционирование СУОТ. Трудовая инспекция ими обязательно заинтересуется. Кроме того, они позволят безопасно списать в налоговом учете затраты на мероприятия, которые предусмотрены в разработанной для вашего предприятия СУОТ.
Также см. «Образец приказа о внедрении СУОТ: как должен выглядеть».
Кто и с какими документами СУОТ на предприятии должен иметь дело в силу обязанности, установленной Трудовым кодексом? Ответ на этот вопрос можно частично найти в Типовом положении Минтруда о СУОТ. Для вашего удобства мы собрали основные сведения в таблицу.
| Должность | Обязанности по ТК РФ в отношении документов СУОТ |
| Работодатель (самостоятельно) | Руководит разработкой распорядительных документов и распределяет обязанности по охране труда между: • своими заместителями; • руководителями структурных подразделений; • службой (специалистом) охраны труда. |
| Работодатель (через своих замов, начальников подразделений) | Обеспечивает доступность действующих документов и информации с требованиями охраны труда, чтобы персонал и иные лица могли с ними ознакомиться |
| Служба или специалист по охране труда | Контролирует, что персонал обеспечен юридической и методической документацией по охране труда. |
| Начальник структурного подразделения | Обеспечивает наличие в общедоступных местах подразделения документов и информации с требованиями охраны труда, чтобы персонал и иные лица могли с ними ознакомиться |
| Мастер или бригадир | Отстраняет от работы сотрудников в состоянии алкогольного (наркотического, иного токсического опьянения) и документально оформляет подобные факты, сообщает об этом начальнику подразделения. |
Кроме того, на работодателе лежит обязанность установить порядок оформления отчетов об (п. 63 Положения № 438н):
- авариях;
- несчастных случаях;
- профессиональных недугах.
Как организовать документооборот
Пункт 8 Положения № 438н гласит, что в положение предприятия о СУОТ обязательно должен входить раздел о том, как происходит управление документами СУОТ. И здесь в первую очередь нужно отталкиваться от сферы и особенностей вашей деятельности.
Руководителю в документах СУОТ важно установить 4 базовых параметра, благодаря которым система станет эффективно работать:
| 1 | Формы и рекомендации, согласно которым будут оформляться внутренние нормативные акты и иные документы со структурой СУОТ |
| 2 | Обязанности и ответственность в рамках охраны труда каждого подразделения и конкретного исполнителя |
| 3 | Как будет обеспечена охрана труда и контроль |
| 4 | Необходимые связи между подразделениями, которые обеспечивают работу СУОТ |
В отношении документов СУОТ предприятие также должно прописать:
- порядок их разработки;
- согласования;
- принятия;
- пересмотра;
- сроки их хранения.
Некоторые документы и записи по СУОТ категорически нельзя как-либо пересматривать, обновлять и изменять. Среди них:
- акты и иные записи о работе СУОТ;
- журналы учета и акты записей о ЧП, несчастных случаях, профессиональных болезнях;
- записи о влиянии на работников негативных факторов, о мониторинге условий труда и состояния здоровья персонала;
- контрольные итоги функционирования СУОТ.