Согласно действующему законодательству, в настоящее время нет законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде. К ним относятся трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов.
Поправки позволяют создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Так:
- соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
- работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью и иметь быстрый доступ к необходимой документации.
Закон обеспечивает правовую базу для широкого внедрения ЭКДО. При этом переход на электронные документы не обязателен: решение каждая организация принимает самостоятельно.
Согласно положениям закона, работодатели имеют право выбора цифровой платформы: можно использовать как собственную информационную систему, так и успешно апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭКДО портала «Работа в России», включая взаимодействие через портал Госуслуг.
При подписании электронных документов планируется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
Закон дополнил Трудовой кодекс РФ новой ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».
О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель должен уведомить сотрудников, которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Кроме того, коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем электронного документооборота на всех работников, если более 50% работников дали согласие на переход к этой системе.
Также уточнено, что новые нормы применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено:
- их оформление на бумажном носителе;
- ознакомление с ними работника в письменной форме.
Поправки вступят в силу со дня официального опубликования закона.
Данный закон был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота (ЭКДО), который завершился 15 ноября 2021 года. Указанные изменения участники эксперимента, пожелавшие продолжить электронный кадровый документооборот, применяют с 16 ноября 2021 года. При этом для таких работодателей предусмотрен переходный период до 1 июля 2022 года, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные поправками мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.
Работодатели, которые не желают продолжать использование электронных документов, связанных с работой, по завершении эксперимента возвращаются к кадровому документообороту на бумаге в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.
Использованы материалы: пресс-центр Минтруда, сайт Госдумы.
СПРАВКА: ЭКДО – это возможность оформления электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумаге. Он упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает рутинные операции кадрового делопроизводства, экономит трудовые и материальные ресурсы организации, обеспечивает сохранность документов, повышает эффективность защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.