В письме от 07.11.2019 № 14-2/В-913 Минтруд России пояснил, как организовать хранение и ведение кадровых документов в организации, где все работники дистанционные (гл. 49.1 ТК РФ), в том числе кадровик.
Обязательное условие трудового договора о дистанционной работе – использование для выполнения данной трудовой функции и для взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее 3-х календарных дней со дня заключения обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр на бумажном носителе. Следовательно, трудовой договор с дистанционными работниками заключают в письменной форме с соблюдением требований ст. 57 и гл. 49.1 ТК РФ о его содержании.
В форме обмена электронными документами могут происходить не только заключение трудового договора и изменение его условий, но и ознакомление работника с локальными актами по труду, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами. Также возможно предоставление работником объяснений либо другой информации (ч. 6 ст. 312.1 ТК РФ).
Дистанционные работники должны знакомиться с перечисленными документами также путем обмена электронными документами.
Минтруд делает вывод, что работа с дистанционным работником предусматривает работу только через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования. И почтовая связь к ним не относится.
Обязательное условие обмена электронными документами между работодателем и дистанционщиком – использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Электронный документ, подписанный УКЭП, законом приравнен к бумажному с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). Исключение, когда ФЗ или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе.
При этом организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Всю оформленную первичку можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы она была заверена квалифицированной электронной подписью.
Порядок формирования электронного архива организации устанавливают Правилами работы архивов.