Для минимизации налогов и взносов поездки на такси должны иметь непосредственную связь с финансово-хозяйственной деятельностью работодателя и нацеленность на извлечение прибыли. Расскажем о деталях возмещения поездок работников на такси, а также остановимся на вопросах налогообложения оплаты таких поездок.
Документальное оформление поездок на такси
Для решения производственных вопросов работники могут избирать любой вид транспорта, согласованный с работодателем, включая такси. При включении в трудовой или коллективный договор поездок на такси работодатель обязан скомпенсировать расходы, как связанные с выполнением должностных обязанностей (ст. 164, 168.1 ТК РФ).
Для отражения в налоговом учете в полном объеме затраты должны иметь экономическое обоснование и подтверждение первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во избежание споров с проверяющими структурами необходимо:
Подобрать аргументированные обоснования, свидетельствующие о направленности на получение экономической выгоды как в текущем, так и в будущем периоде. Среди них:
- деловые встречи с перспективными контрагентами или инвесторами для заключения выгодных сделок;
- срочные поездки в кредитные организации для решения вопросов о кредитовании или снятии блокировки с расчетных счетов;
- командировки по приглашениям принимающих сторон для ведения переговоров или участия в презентациях;
- режим работы, связанный с привлечением сотрудников к исполнению обязанностей в ночное время и невозможностью воспользоваться общественным транспортом, чтобы добраться домой;
- форс-мажорные обстоятельства, требующие незамедлительного вмешательства профильных специалистов.
Представить подтверждающие документы, содержащие все обязательные реквизиты. Фискальный чек или квитанция на оплату услуг такси должны включать:
- название, ИНН и юридический адрес транспортной компании или адрес регистрации перевозчика – физического лица;
- серию и номер платежного документа;
- дату выдачи, цену за километр и стоимость транспортных услуг;
- данные ответственного за формирование документа лица.
ВАЖНО Если речь идет о визите в обслуживающий банк, то целесообразность следует подтвердить исполнением платежных поручений, а поездку в подразделение ФНС – отметкой о принятой отчетности.
Отражение расходов на такси при исчислении налога на прибыль
При доказанной документально экономической обоснованности компенсация затрат на такси уменьшает налогооблагаемую базу при расчете обязательства по налогообложению прибыли.
В зависимости от назначения поездки затраты включаются в состав расходов:
- прочих, направленных на производство и реализацию товаров и услуг – при разъездном характере работы, отраженном во внутренней документации при регулярности поездок (ст. 168.1 ТК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- командировочных – при перемещении по территории иного населенного пункта, включая проезд в аэропорт (подп. 12 п. 1 ст. 267 НК РФ);
- внереализационных – при единовременных поездках, вызванных производственной необходимостью, например, визиты в судебную инстанцию (подп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ);
- представительских – при доставке уполномоченных представителей к месту проведения официальных приемов в пределах 4 % расходов по фонду оплаты труда отчетного периода (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Дискуссии среди налогоплательщиков и налоговиков вызывает отражение затрат на такси для доставки специалистов на рабочее место и обратно.
К СВЕДЕНИЮ Согласно разъяснениям финансового ведомства, если проезд обусловлен технологическим процессом или недостаточностью маршрутов общественного транспорта и закреплен в распорядительной документации, то его стоимость подлежит отнесению к налоговым расходам (Письма Минфина РФ от 10.01.2017 года № 03-03-06/1/80079 и от 16.03.2017 года № 03-04-06/15198).
Начисление страховых взносов и НДФЛ на поездки на такси
При формировании налоговой базы по НДФЛ суммируются все доходы независимо от формы получения, но при условии выплаты в интересах сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, чтобы не попасть под налогообложение, нужно доказать осуществление выплат в интересах работодателя.
Освобождение разделяется по видам поездок:
Аналогичная позиция существует в отношении страховых взносов. Объектом налогообложения считаются вознаграждения персонала в рамках трудовых правоотношений.
Поскольку выплаты имеют компенсационный, а не стимулирующий характер, связанный с исполнением должностных обязанностей вместо поощрений, то освобождаются от начисления обязательных взносов в страховые фонды (подп. 1 п. 1 ст. 420, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).