Журнал кассира-операциониста Госкомстат рекомендует оформлять по шаблону формы КМ-4. Этот бланк утвержден постановлением от 25.12.1998 г. № 132. Учетная книга такого образца предназначена для введения в документооборот предприятий и ИП, которые применяют в расчетах ККТ. Документ подлежит ежедневному заполнению.
Новые особенности ведения КМ-4 по кассе
Ведение журнала кассира обязательно для всех субъектов хозяйствования, эксплуатирующих кассовую технику, но его бланк может быть разработан компанией самостоятельно.
Унифицированный образец КМ-4 применяли в неизменном виде до внедрения онлайн-касс. Это правило подтверждают разъяснениями контролирующего органа:
- письмо авторства ФНС № ЕД-4-2/11941, датированное 23.06.2014, свидетельствует о необходимости применять журнал по образцу, который был предложен Госкомстатом, в неизменном виде;
- письмо от 26.09.2016 г., зарегистрированное под № ЕД-4-20/18059, говорит о возможности модернизации унифицированного бланка, а при необходимости допустим вариант с разработкой на его основе собственного шаблона.
Также см. «Минфин отменил обязательность «первички» КМ-1 – КМ-9 при переходе на онлайн-кассы».
Особенности ведения журнала формы КМ-4
При заведении нового журнала кассира-операциониста все листы в нём необходимо пронумеровать и прошить.
Документ до начала заполнения скрепляют 3-мя подписями – в роли подписантов выступает:
- руководство субъекта хозяйствования;
- главный бухгалтер;
- налоговый инспектор.
Записи вносят при соблюдении строгого хронологического порядка событий.
Оформление бланка КМ-4 входит в сферу ответственности кассира, работающего за кассовым аппаратом.
Для заполнения этого документа можно использовать чернильную или шариковую ручку. При обнаружении ошибок недостоверные данные зачеркивают и рядом вписывают правильные сведения. Верность и обоснованность правок подтверждают подписями не только кассира, но и начальника бухгалтерии с руководителем предприятия.
Структура документа
Бланк журнала разделен на два смысловых блока:
- Вводная часть.
- Основной раздел.
Вводная часть документа КМ-4 отражает информацию о субъекте хозяйствования и ККТ. Здесь приводят регистрационные данные предприятия или ИП, в числе которых:
- коды ИНН, ОКПО;
- наименование субъекта хозяйствования;
- при необходимости указывают подразделение компании;
- адрес фирмы;
- контактные данные.
В этом разделе также обязательно указывают информацию, характеризующую кассовый аппарат.
На каждую эксплуатируемую в компании ККТ заводят отдельный журнал. Для идентификации устройств приводят данные по их модели, марке, типу, прописывают заводские номера и классы. Дополнительно заносят данные об используемой предприятием прикладной программе бухгалтерского типа.
Основной блок информации предполагает отражение такого перечня сведений:
- даты открытия и закрытия журнала;
- лицо, которое назначено ответственным за оформление этого регистра;
- в табличную форму заносят данные по результатам работы за каждую смену.
В графе 1 обозначают информацию о рабочем дне кассира – указывают текущую дату и смену. В следующих двух ячейках вписывают подразделение и Ф.И.О. кассового работника.
Дальнейшие шаги по оформлению журнала (акта КМ-4) – внесение данных о показаниях контрольного и суммирующих типов денежных счетчиков. Значения, зафиксированные счетчиками, отражают документом по состоянию на начало и на конец смены.
После заполнения всех граф таблицы сведения подтверждают собственноручной подписью кассира.
Факт проверки журнала фиксируют подписью старшего кассира или представителем административного блока управления компании.
На завершающей стадии подводят итоги:
- по сумме сданной наличности;
- по выручке;
- по средствам, полученным в форме безналичных платежей.
Отдельно показывают суммы, которые были возвращены покупателям.
Также см. «Акт КМ-3».
Основанием для внесения записей выступают Z-отчеты.
Подробнее об этом см. «Z-отчет».
Контрольные соотношения числовых параметров внутри рассматриваемой учетной книги должны быть такими:
- графа 10 = строка 9 – строка 6;
- графа 11 = гр. 10 – гр. 13 – гр. 15;
- графа 14 = гр. 11 + гр. 13.
Посмотреть образец заполнения КМ-4 в 2018 году можно по прямой ссылке здесь.