Каждый работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих сотрудников. Хотя сейчас много говорят о переходе на электронный документооборот, до сих пор ведение книжек в бумажной форме не отменено, и они, скорее всего, просуществуют ещё не один год. От правильности оформления этого документа зависит в т. ч. начисление пенсии сотрудника, поэтому к его ведению необходимо относиться предельно внимательно. Образец заполнения трудовой книжки в 2018 году пока остается прежним: серьёзных нововведений в этом вопросе не было сделано.
Что нужно для оформления: с чего начать
Если человек впервые трудоустраивается официально или ранее потерял трудовую книжку, организация обязана завести для него новый документ. При этом заполнение новой трудовой книжки подчиняется общим правилам.
Вот как правильно заполнить трудовую книжку: любые сведения, которые вносят в неё, должны быть подтверждены документально.
Перед тем как заполнить образец титульного листа трудовой книжки, необходимо предоставить паспорт и диплом об образовании, дающий право работать по выбранной специальности. Сведения о специальности берут из диплома или иного документа об образовании.
Причём образец заполнения титульного листа трудовой книжки должен отражать точное название профессии и полученной специальности.
Первое оформление трудовой книжки предполагает заполнение титульного листа и внесение сведений о трудоустройстве. Заполнение образца первой страницы трудовой книжки начинают с наименования организации: его указывают полностью без каких-либо сокращений.
После заполнения первого листа образца трудовой книжки все записи нумеруют по порядку, дату заполнения трудовой книжки на титульном листе вписывают арабскими цифрами с указанием месяца словом.
Действующий порядок заполнения трудовой книжки требует на титульном листе обязательно проставлять печать организации (если есть). Также книжка должна быть заверена подписью уполномоченного сотрудника-кадровика.
Действующие правила заполнения и хранения трудовых книжек гласят: как только сотрудник официально трудоустроен, он обязан передать свою трудовую книжку на хранение представителям кадровой службы. Они обязаны обеспечить бережное хранение со своевременным внесением записей. Книжка будет выдана сотруднику на руки только при увольнении.
Также см. «Отправка трудовой книжки по почте при увольнении».
Кто может вносить записи и кто должен заполнять трудовую книжку
По действующему законодательству недопустимо самостоятельное заполнение трудовой книжки гражданином: это задача для сотрудников кадровой службы.
Хороший вопрос, кто заполняет трудовую книжку, если нет кадровика? Фактически это может быть любое лицо, уполномоченное на это распоряжением руководства. Например, бухгалтер, юрист или сам руководитель фирмы.
В крупных организациях оформлением трудовой книжки при приеме на работу и впоследствии занимается отдел кадров. А если фирма небольшая, эти обязанности могут быть возложены на секретаря, бухгалтера или заместителя директора.
В любом случае ответственность за правильное оформление трудовых книжек и их хранение должно быть возложено на конкретного сотрудника письменным приказом директора.
Если на предприятии всего несколько сотрудников, руководитель организации может самостоятельно вести кадровый учет. Он имеет право самостоятельно вносить и заверять записи в трудовой книжке.
Если гендиректор организации увольняется, он вправе самостоятельно заверить запись о собственном увольнении, так как день издания приказа считается последним рабочим днем.
Что должно быть отражено в образце заполнения трудовой книжки
Установленные правила заполнения трудовых книжек в 2018 году предполагают обязательное внесение в документ следующей информации:
- трудоустройство сотрудников (в 3-й графе прописывают должность и название отдела, куда был принят сотрудник);
- перевод на другую должность, в другое подразделение или на другое предприятие;
- изменение наименования организации-работодателя (это важная запись, т. к. она может повлиять на начисление непрерывного стажа);
- награждение сотрудника за добросовестный труд (указывают дату и форму поощрения);
- увольнение из организации (обязательно прописывают причину увольнения и соответствующую норму ТК РФ).
Действующие правила оформления трудовой книжки также устанавливают, какой ручкой заполнять трудовую книжку. Так, любые записи в документ можно вносить только ручкой с черными, синими или фиолетовыми чернилами. Она может быть шариковой, перьевой или гелевой, однако недопустимо использование неустановленных цветов.
Перед тем как заполнить трудовую книжку, важно знать, что не разрешены никакие исправления. Если информация в книжку была внесена неправильно, нужна строка о признании записи недействительной. После этого образец оформления трудовой книжки корректируют – заносят верную информацию.
Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».
Сроки и особенности заполнения
Трудовое законодательство обязывает заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, если он проработал в организации больше 5 дней. В течение этого срока:
- новый сотрудник должен предоставить в кадровую службу имеющуюся книжку или пустой бланк;
- кадровик – внести туда необходимую информацию.
Сведения о переводах на другую должность или в другой отдел должны быть зафиксированы в течение 1 недели, как и информация о награждениях.
Исключение сделано только для увольнения: правильное заполнение трудовой книжки предполагает, что она будет готова уже в день увольнения, отмеченный в приказе. В этом случае её выдают на руки сотруднику при расчете для нового трудоустройства.
Соблюдение порядка оформления трудовых книжек, внесения записей по образцу предотвращает различные сложности и для работника, и для работодателя. Ведь неправильно внесенные данные могут стать основанием для отказа в начислении пенсии. Часто сотрудникам предприятий приходится восстанавливать свои права через суд.
Также см. «Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2018 года».