Развитие современных технологий сказывается на всех сферах, задевая также и процессы ведения различной документации на предприятиях. В том числе, предполагается и ведение трудовых электронных книжек. У такого решения есть как сторонники, так и противники. Но чтобы понять суть этого новшества, следует разобраться в особенностях проекта. Важно, что электронная трудовая книжка не вытесняет обычный бумажный аналог. Хотя многие европейские страны уже перешли на такую форму, Правительство РФ считает, что наша страна к таким радикальным переменам еще не готова. Поэтому предполагается, что какое-то время обе формы документа будут существовать наравне.
Особенности документа
Трудовая книжка – основной документ, который содержит почти всю историю трудовой деятельности гражданина: факты о его карьерном росте, некоторую информацию о нём самом, а также о послужном списке. Учитывая, что именно этот документ служит основанием для расчета стажа и пенсии, существуют строгие требования к его ведению и оформлению, а также хранению.
Однако бумажные книжки часто со временем приобретают непригодный вид или могут потеряться по какой-то причине. Кроме того, в чрезвычайных ситуациях – например, при пожаре или затоплении в организации – достаточно сложно и долго восстановить утраченные документы. Поэтому предлагают ввести аналог – электронную трудовую книжку.
Документ будет размещён в общероссийской базе учета и иметь следующие особенности:
- возможность хранения кадровой информации в специализированной базе;
- удобная и простая навигация с быстрым поиском нужной информации;
- высокий уровень защиты данных;
- возможность интеграции с различными службами (например, Пенсионным фондом), что облегчит различные бюрократические процессы.
При первичном трудоустройстве для сотрудника будет создан специальный файл, куда внесут все необходимые данные, как это делают с обычной трудовой книжкой. Если работник устроится на новое место, то там кадровый специалист внесёт соответствующие дополнения.
Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».
По содержанию электронной трудовой книжки никаких особых отличий не предвидится: в документ будут вносить те же сведения, что и в трудовую книжку старого формата. Основное различие – в функциональности, которую предоставляет электронная версия. С ней можно будет:
- автоматизировать различные процессы;
- ускорить работу кадровых специалистов, избавив их от необходимости рукописно вносить все сведения.
Цель введения
Помимо преимуществ от автоматизации процесса работы с документацией, есть и другие причины, по которым планируется вводить электронные аналоги:
- возможность исключить риск утери или порчи документа;
- защита от мошенников – нередки случаи, когда бланки подделывают;
- сокращение затрат организаций – если документов много, их нужно где-то хранить, выделяя стеллажи и помещение;
- уменьшение расходов по делопроизводству, на изготовление копий и подготовку самих документов.
Также см. «Серии трудовых книжек по годам выпуска».
Преимущества очевидны, но у реформы есть и противники. Они приводят аргументы о том, что:
- нововведение также потребует значительных дополнительных затрат;
- нужно будет выделять средства для создания защиты и поддержания безопасности базы данных;
- присутствует риск взлома, хакерских атак, а также неполадок со стороны технической части, которые могут привести к утрате информации или негативно повлиять на процесс работы различных организаций, которые потеряют доступ к нужным сведениям.
С учетом этого, сроки реализации программы достаточно размыты, однако работа над ней все же идёт.
Также см. «Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти уже в 2020 году!».