Использование табелей учета позволяет:
- контролировать соблюдение режима труда и отдыха персонала;
- производить расчеты с сотрудниками по заработной плате;
- получать актуальную и достоверную информацию о фактически отработанном времени каждым специалистом.
Информация из табеля используется не только кадровыми службами, но и бухгалтерами. Сведения об отработанном периоде времени также запрашивают проверяющие должностные лица ФНС, СФР, трудовой инспекции и Росстата.
СКАЧАТЬ БЛАНК ТАБЕЛЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В EXCEL
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ТАБЕЛЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Т-13
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ТАБЕЛЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Т-12
Кто заполняет табель
Используемая организацией форма табеля учета рабочего времени, заполняется ответственным лицом, назначенным приказом руководителя компании. Эта функция также может быть включена в должностную инструкцию или трудовой договор специалистов кадровой службы.
Образец приказа:
Как правило, крупные предприятия применяют следующую схему:
- В каждом филиале, обособленном подразделении или структурном подразделении табель ведет руководитель или табельщик.
- В конце месяца ответственное должностное лицо подписывает документ у руководителя структурного подразделения и сдает его в отдел кадров организации.
- Специалисты кадровой службы проверяют заполненные формы, если необходимо корректируют, визируют и направляют в бухгалтерию для начисления зарплаты.
В небольших фирмах учетом рабочего времени чаще всего занимается кадровик или бухгалтер. Для автоматизации функций они используют специальные учетные программы, в которых уже встроен бесплатный табель учета рабочего времени. Ответственному специалисту остается лишь внести в форму необходимые данные и распечатать ее для подписания у директора.
Виды табелей и их отличия
Постановление Госкомстата № 1 от 05 января 2004 года ввело для коммерческих организаций два унифицированных бланка табеля учета рабочего времени – Т-12 и Т-13. Но положения и рекомендации этого НПА необязательны для исполнения, поэтому компании вправе использовать любые другие удобные для них формы.
Бланки Т-12 и Т-13 являются равнозначными. При этом первый вариант (Т-12) является более сложным в заполнении, так как он предназначен не только для учета рабочего времени персонала, но и для расчета заработной платы.
На первой странице формы Т-12 приводится полный перечень буквенных и цифровых кодов, предназначенных для обозначения причины отсутствия сотрудника на рабочем месте, типа занятости. Например, “Я” – это явка, “От” – отпуск, “Б” – соответственно больничный и т.д. Эти же коды используются при заполнении бланка Т-13.
Для удобства отображения информации буквенно-цифровые обозначения в табеле учета рабочего времени могут отображаться следующими способами:
- Сплошная регистрация – сведения в документ вносятся кадровиков ежедневно. В каждой клетке указывается определенный код и количество отработанных часов.
- Регистрация отклонений – за норму берется явка и 8-часовый рабочий день. Следовательно, при таком значении клетка остается пустой. Если же в ней стоит буква Б – значит, сотрудник в этот день болел и т.д.
Заполнять табель учета рабочего времени можно в Excel, в специальных бухгалтерских или кадровых программах или по-старинке на бумаге. При использовании электронной версии необходимо предусмотреть распечатку документа (с 2021 года табель учета рабочего времени можно вести только в электронном виде).
Пошаговая инструкция по заполнению табеля формы Т-13
Скачать бесплатно табель учета рабочего времени можно на нашем сайте или в системе Консультант Плюс по ссылке.
Как уже отмечалось выше, табель Т-13 является более простым в заполнении, поэтому чаще всего используется на практике. Основные элементы бланка:
- шапка с реквизитами – наименование компании, название структурного подразделения, код ОКПО, отчетный период (месяц), дата и номер документа.
- табличная часть.
Таблицу начинают заполнять с внесения во 2-ю графу фамилий и инициалов работников с указанием их должностей. В 1-ой графе проставляются номера по порядку, в 3-ей – табельные номера.
- Графа 4 предназначена для ячеек, соответствующих календарным дням месяца – то есть с 1 по 31 число. Они размещены в двух рядах: верхний – с 1 по 15 число, нижний – с 16 по 31. Каждая ячейка разбита на две клеточки. В одной указывают буквенный или цифровой код, во второй – количество фактически отработанных часов.
- Графы 5 и 6 предназначены для подведения итогов работы сотрудников за 1-15 и 16-31 число месяца.
- В графы 7-9 заносятся сведения, в соответствии с которыми бухгалтер рассчитывает зарплату. В частности, в графе 7 отражается код – вида начисления. Традиционно бухгалтера используют Перечень кодов, утвержденный ФНС России (№ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 года).
Например: 2000 – заработная плата, 2002 и 2003 – премия, 2012 – оплата очередного отпуска, 2300 – пособие по временной нетрудоспособности.
- В графе 8 следует прописать бухгалтерский счет, на котором отражаются расходы по выплате зарплаты.
- Графы 10-13 предназначены для дублирования всех случаев отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение месяца. Например: ОТ 3 (24) – работник отсутствовал 3 восьми часовых рабочих дня по причине очередного отпуска.
На этом заполнение чистого табеля учета рабочего времени завершено. Заполненный бланк подписывает ответственное за ведение документа должностное лицо (табельщик, кадровик, бухгалтер), руководитель структурного подразделения, директор компании.
Образец заполнения табеля по форме Т-13:
Как правило, заполнение табеля не вызывает вопросов, но бывают и непонятные моменты, требующие дополнительных разъяснений.
Работа сверхурочно. В этом случае запись в клетки заносится через дробь. Например, в верхней ячейке – “Я/С”, а в нижней “8/2”. Это значит, что сотрудник в этот день отработал сверхурочно (С) 2 часа.
Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребенком. Нужно ли включать ее в табель? Да, это является обязательным моментом, так как даже в этом случае она входит в состав сотрудников компании. В ячейке с кодом ей нужно поставить буквы “ОЖ”, а ячейку с количеством часов оставить пустой.
Работа в выходные и праздничные дни. Выходные в табеле обозначаются буквой В. Если же работодатель вызывает сотрудника на работу в его выходной в этот день в учетном документе проставляется код “РВ” и количество отработанных часов (3).
Отличия и правила заполнения формы Т-12
Так как в Т-12 помимо учета рабочего времени выполняется еще и расчет заработной платы, она считается более сложной в заполнении. Бланк состоит из нескольких листов. На первом перечисляются используемые коды. Листы 3 и 4 ведет бухгалтерия. Рабочее время персонала фиксируется в таблице листа 2.
Графы 1-3 в Т-12 в точности повторяют столбцы Т-13. Затем идет небольшая разница – все календарные дни месяца размещены в одну строку. При этом числа с 1 по 15 отображаются в графе 4, а с 16 по 31 – в графе 6. Соответственно с помощью граф 5 и 7 подготовятся итоговые данные за первую и вторую половины отчетного периода.
- Графа 8 предназначена для указания количества отработанных дней.
- Графа 9 – для общего количества отработанных часов;
- Графа 10 – для указания сверхурочных часов;
- Графа 11 – для ночных часов;
- Графа 12 – работа в выходные и праздничные дни.
- Графа 13 – иные часы, подлежащие оплате.
- В 14 столбце рассчитывается общее количество отсутствий на рабочем месте, а в графах 15-17 детализируются эти сведения: причины неявок, количество пропущенных дней и часов, выходные и праздничные дни.
Фрагмент заполнения табеля по форме Т-12:
Как вносятся исправления и корректировки
Достаточно часто требуется внесение изменений в табель учета рабочего времени. Образцы и варианты внесения корректировок отработаны годами:
Например, руководитель структурного подразделения сообщил, что Иванов С.С. не являлся на работу по невыясненной причине. В табеле был проставлен код “НН”. Через несколько дней родственники Иванова С.С. вышли на связь и сообщили, что тот попал в больницу. Для внесения исправлений табельщик аккуратно зачеркивает неверный код, ставит букву “Б”, далее пишет “Исправлено”, проставляет свои ФИО, должность и дату корректировки.
В реквизитах этого табеля обязательно ставится отметка о том, что он является корректирующим. Например, к регистрационному номеру через дробь добавляется “корр”.
Как и сколько хранить табель учета рабочего времени
Согласно законодательству РФ организации обязаны организовать архивное хранение всех документов, образующихся в процессе их деятельности. Это правило касается и табеля учета рабочего времени. В соответствии с последними изменениями хранить их можно не только в бумажном, но и электронном виде. По общему правилу, срок хранения табеля составляет 5 лет для обычных условий труда, 75 лет – для вредных и опасных. То есть, табель учета рабочего времени на 2024 год компания сможет уничтожить в 2030 году.
Выводы
- Табель учета рабочего времени, прежде всего, необходим для правильного расчета зарплаты персонала. В нем отмечают все явки и неявки сотрудников.
- Ведением учетного документа может заниматься руководитель структурного подразделения, специалист службы кадров или бухгалтерии.
- Росстат разработал для предприятии две формы табеля: Т-12 и Т-13, но организация вправе использовать собственные бланки.
- Все отметки об отсутствии на рабочем месте проставляются на основании графика отпусков, листков нетрудоспособности, приказов о направлении в командировку и других официальных документов.
Коды и обозначения для табеля учета рабочего времени
| Условные обозначения | Буквенный код | Цифровой код |
| По форме № Т-12 | ||
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Служебная командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
| Утвержденные работодателем коды | ||
| Время прохождения медико-социальной экспертизы | ЭК | 37 |
| Время диспансерного обследования беременных сотрудниц | ДИ | 38 |
| Время дополнительных перерывов для кормления ребенка | КР | 39 |
| Время прохождения обязательных медицинских осмотров | МО | 40 |
| Время отсутствия сотрудника по иным уважительным причинам без начисления заработной платы | УП | 41 |
| Время отсутствия сотрудника в связи с административным арестом, содержанием под стражей или заключением в СИЗО | НА | 42 |