Из действующего законодательства не так-то просто понять, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников. Но в нашем обзоре мы находим все ответы.
Сроки
Основной нормативный документ, которым надо руководствоваться в данном вопросе, это Закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ <Об архивном деле в России˃ в редакции от 18 июня 2017 года (Закон № 127-ФЗ).
Согласно новой редакции статьи 22.1 этого закона, сроки хранения личных дел уволенных работников таковы:
- 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 года;
- 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003 года.
Когда данный срок хранения архивных документов истёк, закон предписывает провести экспертизу их ценности и далее решить: оставить на своём месте или уничтожить.
Заметим, что действующее законодательство и, в частности, ст. 22.1 упомянутого Закона № 125-ФЗ, не делают принципиального акцента на том, по какой причине сотрудник выбыл из организации – уволен, ушёл сам, умер и др. Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам.
Соблюдайте 3 важных правила:
- Если сотрудник уходит с предприятия, то личное дело закрывают в день его увольнения.
- Личные дела сдают в архив не позже чем спустя 3 года после их завершения в делопроизводстве.
- Личные дела содержат персональные данные сотрудников. С 01.07.2017 ответственность за нарушения взаимодействия с ними ужесточена.
Также см. «Персональные данные: ужесточение ответственности для работодателей с 1 июля 2017 года».
Особые случаи
Учтите, что в законе есть оговорка. Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по личному составу установлен другой период хранения.
Так, на основании статьи 656 <Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения˃ (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) необходимо на постоянной основе хранить в архиве личные дела:
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу надо хранить 75 лет (ст. 667 указанного Перечня).
Книги, журналы, карточки учета личных дел держат в архиве 75 лет (ст. 695 Перечня Минкультуры).
Если речь идет о прохождении госслужбы, но не государственной гражданской, то личные дела соответствующий госорган хранит так же в течение 75 лет после прекращения службы. Проводить экспертизу ценности документов после окончания этого срока тоже необходимо.
Правила
От того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в первую очередь, зависит возможность последних подтвердить соответствующие отметки в своих трудовых книжках. Если вдруг бывший сотрудник сделает запрос, а предприятие уже окончательно избавилось от документов по нему, налицо нарушение нанимателем законодательства об архивном деле.
За несоблюдение рассмотренных в начале статьи сроков на кадровика могут наложить штраф до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».