Что такое служебная записка
Служебная записка (или просто записка) – это документ, который используется в официальных и деловых целях для передачи информации, распоряжений, предложений или запросов между сотрудниками одной организации или различными структурными подразделениями. Это особый вид корреспонденции, предназначенный для быстрой и эффективной передачи внутриорганизационной информации.
Служебные записки обычно оформляются на специальных бланках или в формате электронных документов и содержат следующую информацию:
- Заголовок: Указывается тип документа (служебная записка) и название организации.
- Адресат: ФИО (или должность) и адресат, кому адресована записка.
- Отправитель: ФИО (или должность) и подпись того, кто составил записку.
- Дата и номер: Дата подачи или подготовки записки и уникальный номер для отслеживания.
- Текст: Основное содержание записки, которое может быть представлено в виде разделов, пунктов, абзацев и т.д.
- Приложения: Если необходимо, к записке могут быть приложены дополнительные материалы, отчеты, справки и т.д.
- Окончание: Подпись отправителя и дата составления.
Служебные записки используются для организации внутреннего обмена информацией, координации действий, передачи информации о необходимых мерах или решениях, а также для управления текущей работой и задачами внутри организации. Они облегчают процессы принятия решений и координации действий между сотрудниками различных отделов и звеньев управления.
Темы и виды служебных записок
Служебные записки могут быть написаны на разнообразные темы, связанные с организационными вопросами, деятельностью предприятия, управлением, информационными запросами и другими внутренними вопросами. Некоторые из общих тем, на которые составляются служебные записки, включают:
- Информационные уведомления: Распространение информации о различных событиях, изменениях, новостях, праздниках и т.д.
- Запросы на предоставление информации: Запросы на получение справок, отчетов, данных, статистики и другой информации.
- Просьбы о предоставлении разрешений: Запросы на выдачу разрешений, разрешительных документов или согласований.
- Предложения и идеи: Предложения по улучшению работы организации, новых проектов, идей и т.д.
- Заявления и обращения: Обращения по внутренним вопросам, просьбы о рассмотрении определенных вопросов или проблем.
- Отчеты о выполненных работах: Информирование о результатах выполненных задач, проектов или мероприятий.
- Распоряжения и указания: Выдача указаний, приказов, распоряжений относительно определенных действий или задач.
- Согласования и координация: Согласование определенных действий, планов или решений между различными структурными подразделениями.
- Замечания и предупреждения: Выражение замечаний или предупреждений в отношении определенных ситуаций.
Виды служебных записок могут различаться в зависимости от специфики организации или учреждения, а также особенностей внутренних процессов. Однако основные виды служебных записок включают:
- Внутренние записки: Передаются исключительно внутри организации и не предназначены для внешнего обмена.
- Внешние записки: Отправляются для передачи информации или запросов внешним организациям, партнерам или учреждениям.
- Служебные записки с приложениями: Когда к записке прилагаются дополнительные материалы, отчеты или документы.
- Записки на исполнение: Записки, в которых выдается распоряжение на выполнение определенных задач или действий.
- Конфиденциальные записки: Записки, содержащие информацию, которую необходимо обрабатывать с особой осторожностью и ограничивать доступ к ним.
Это лишь небольшой перечень возможных тем и видов служебных записок, и они могут меняться в соответствии с конкретными потребностями и правилами организации. В конце статьи мы проводим таблицу с различными темами служебных записок.
Варианты служебных записок (примеры)
Простая служебная записка
Дата: 24 июля 2023
От: Иванов Иван Иванович, Главный специалист
Кому: Петров Петр Петрович, Директор
Уважаемый Петр Петрович,
Прошу рассмотреть возможность закупки новых офисных принадлежностей.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Служебная записка о согласовании
Дата: 24 июля 2023
От: Сидорова Елена Александровна, Руководитель отдела
Кому: Иванов Иван Иванович, Главный специалист
Уважаемый Иван Иванович,
Прошу Вас согласовать расходы на обучение сотрудника Петрова Андрея Сергеевича в рамках специализированного курса по маркетингу.
С уважением,
Сидорова Елена Александровна
Служебная записка с приложением
Дата: 24 июля 2023
От: Козлов Максим Алексеевич, Менеджер проекта
Кому: Смирнова Ольга Павловна, Директор проекта
Уважаемая Ольга Павловна,
В приложении к данной записке предоставляются результаты анализа рынка по продукту “A”. Прошу ознакомиться и принять решение по стратегии продвижения нашего продукта.
С уважением,
Козлов Максим Алексеевич
Служебная записка о проведении совещания
Дата: 24 июля 2023
От: Петров Павел Викторович, Руководитель отдела продаж
Кому: Васильева Елена Сергеевна, Генеральный директор
Уважаемая Елена Сергеевна,
Прошу назначить совещание на следующей неделе для обсуждения текущих планов продаж и итогов работы отдела за прошедший квартал.
С уважением,
Петров Павел Викторович
Записка о выдаче разрешения
Дата: 24 июля 2023
От: Иванова Анна Михайловна, Специалист по кадрам
Кому: Сидорова Ольга Александровна, Сотрудник
Уважаемая Ольга Александровна,
Выдается разрешение на использование корпоративного автомобиля для служебных поездок в связи с вашим назначением на ответственное задание в г. Новый Город.
С уважением,
Иванова Анна Михайловна
Записка о назначении совещания
Дата: 24 июля 2023
От: Петрова Екатерина Николаевна, Руководитель отдела производства
Кому: Всем подразделениям
Уважаемые коллеги,
Прошу всех подразделений принять участие в совещании, которое состоится 30 июля в 10:00 в конференц-зале нашего офиса. Обсудим текущие вопросы по производству и планы на следующий квартал.
С уважением,
Петрова Екатерина Николаевна
Записка о переносе сроков
Дата: 24 июля 2023
От: Смирнов Игорь Васильевич, Менеджер проекта
Кому: Григорьев Алексей Владимирович, Руководитель проекта
Уважаемый Алексей Владимирович,
В связи с непредвиденными обстоятельствами и задержками в поставке материалов, прошу разрешить перенести сроки выполнения проекта на 2 недели.
С уважением,
Смирнов Игорь Васильевич
Записка об отпуске
Дата: 24 июля 2023
От: Николаева Мария Александровна, Бухгалтер
Кому: Сидорова Елена Александровна, Руководитель отдела
Уважаемая Елена Александровна,
Прошу предоставить мне отпуск с 10 августа по 25 августа 2023 года включительно. Все необходимые дела будут переданы вовремя и заранее.
С уважением,
Николаева Мария Александровна
Записка о проведении тренинга
Дата: 24 июля 2023
От: Иванова Анна Михайловна, Руководитель отдела персонала
Кому: Всем сотрудникам
Уважаемые коллеги,
Объявляется тренинг по улучшению коммуникационных навыков, который состоится 15 августа в 14:00 в зале конференций. Прошу всех заинтересованных принять участие.
С уважением,
Иванова Анна Михайловна
Служебная записка в электронном виде
Во многих организациях можно составлять служебные записки в электронном виде.
Составление служебных записок в электронном виде очень похоже на их составление в традиционной бумажной форме. Однако, использование электронного формата дает дополнительные возможности для удобства и эффективности.
Вот некоторые рекомендации по составлению служебных записок в электронном виде:
- Выберите удобный текстовый редактор: Для создания служебных записок в электронном виде используйте текстовые редакторы, такие как Microsoft Word, Google Docs, или другие программы, которые предоставляют возможность работы с документами в формате .doc, .docx или .pdf.
- Создайте шаблон: Если у вас часто возникает необходимость писать служебные записки с однотипным содержанием, создайте шаблон, чтобы избежать повторения одних и тех же элементов каждый раз заново. В шаблоне может быть предопределенный формат, заголовок, даты и другие общие данные.
- Укажите адресата и отправителя: В начале записки укажите ФИО и должность адресата (кому направляется записка) и отправителя (от кого написана записка).
- Укажите дату: Дата составления записки всегда должна присутствовать.
- Приведите содержание: Изложите содержание записки четко и лаконично. Укажите цель, проблему или вопрос, на который требуется ответ или действие.
- Форматируйте текст: Используйте абзацы и список, чтобы сделать текст более читаемым. Выделите ключевые фразы или идеи жирным или курсивом.
- Подпишитесь: После основного текста добавьте свою подпись и должность.
- Вложения и ссылки: Если в записку нужно включить дополнительные материалы (вложения, ссылки, документы), укажите это в самой записке или добавьте соответствующие ссылки или прикрепите файлы.
- Редактура и проверка: Перед отправкой важно проверить записку на ошибки и опечатки, чтобы избежать недопониманий.
- Электронная подпись: В некоторых случаях, в зависимости от правил и стандартов вашей организации или страны, может потребоваться добавить электронную подпись или специальную маркировку.
- Сохраните в нужном формате: После завершения составления, сохраните записку в нужном формате (например, .doc, .docx, или .pdf) и отправьте получателю по электронной почте или через другой выбранный канал связи.
Помните, что при составлении служебных записок в электронном виде, уделяйте особое внимание форматированию и структуре, чтобы сделать документ читабельным.
Дополнительные темы для служебных записок
| № | Тема |
|---|---|
| 1 | Запрос офисных принадлежностей |
| 2 | Предоставление отпуска |
| 3 | Запрос дополнительных материалов |
| 4 | Сообщение о неисправности оборудования |
| 5 | Приглашение на совещание |
| 6 | Запрос утверждения бюджета проекта |
| 7 | Оформление командировки |
| 8 | Предложение организации корпоративного мероприятия |
| 9 | Сообщение о задержке в выполнении проекта |
| 10 | Подача отчета о выполненной работе |
| 11 | Запрос утверждения бизнес-плана |
| 12 | Просьба о перераспределении рабочих обязанностей |
| 13 | Запрос информации о результатах опроса |
| 14 | Предложение о внедрении новой технологии |
| 15 | Запрос организации обучающего семинара |
| 16 | Заявление об увольнении |
| 17 | Уведомление о временной нетрудоспособности |
| 18 | Сообщение об изменении графика работы |
| 19 | Запрос разъяснений по новому положению |
| 20 | Просьба о пересмотре заработной платы |
| 21 | Сообщение о прохождении аттестации |
| 22 | Запрос разрешения на использование отпускных дней |
| 23 | Предложение о реорганизации отдела |
| 24 | Сообщение о продвижении на новую должность |
| 25 | Запрос предоставления оборудования |
| 26 | Приглашение на корпоративное мероприятие |
| 27 | Запрос изменения графика работы |
| 28 | Предложение о создании нового проекта |
| 29 | Запрос материалов для презентации |
| 30 | Просьба о рекомендации для стажировки |
| 31 | Запрос поддержки отдела в мероприятии |
| 32 | Предложение организации корпоративной тренировки |
| 33 | Запрос подтверждения участия в проекте |
| 34 | Приглашение на образовательный вебинар |
| 35 | Запрос предоставления прав доступа |
| 36 | Предложение организации конференции |
| 37 | Запрос переноса сроков выполнения проекта |
| 38 | Просьба о помощи в решении конфликта |
| 39 | Запрос дополнительных рабочих мест |
| 40 | Предложение организации корпоративного отдыха |
| 41 | Сообщение о проведении аудита |
| 42 | Запрос информации о выполнении задач |
| 43 | Приглашение на выставку или конференцию |
| 44 | Запрос подтверждения обучения |
| 45 | Просьба о предоставлении отчета о выполнении задачи |
| 46 | Запрос технической поддержки |
| 47 | Предложение организации тимбилдинга |
| 48 | Запрос утверждения новой должности |
| 49 | Приглашение на встречу с партнерами |
| 50 | Запрос разъяснений по корпоративному правилу |