Штатная расстановка и штатное расписание: в чем разница
Штатное расписание — документ про структуру: подразделения, должности, количество ставок и оклады (тарифы). В трудовом договоре должность указывают в соответствии со штатным расписанием. Такой подход подтверждается практикой и разъяснениями по применению норм ТК РФ.
Штатная расстановка — “оперативная версия” для кадровой работы: к каждой штатной единице добавляют конкретных сотрудников (ФИО, табельный номер, ставка, вид занятости и т.п.), а также отмечают вакансии и временные замещения.
Важно: штатная расстановка не заменяет штатное расписание, а дополняет его.
Зачем нужна штатная расстановка
- Быстрый контроль укомплектованности: видно, где вакансия, где временно занято, где несколько 0,5 ставки.
- Планирование замен: отпуск, больничный, декрет, командировки.
- Контроль фонда оплаты труда: удобнее видеть реальную картину по людям, не только “по ставкам”.
- Помощь при проверках и внутренних аудитах: легче объяснить, кто и почему занимает конкретную единицу.
Кто составляет и как часто обновлять
Обычно штатную расстановку ведет кадровая служба (или кадровик), иногда совместно с бухгалтерией (если удобно связывать с начислениями). Обновлять лучше сразу при кадровом событии:
- прием/увольнение;
- перевод (в т.ч. временный);
- изменение ставки (0,5 → 1,0 и наоборот);
- совместительство/совмещение;
- переименование подразделений/должностей;
- введение/исключение штатной единицы (после изменения штатного расписания).
Что включить в штатную расстановку
Универсального “обязательного” бланка нет, но есть практический минимум. Рекомендуемые колонки:
- подразделение (и при необходимости код);
- должность (как в штатном расписании);
- количество штатных единиц (по расписанию);
- ставка (1,0 / 0,5 / 0,25 и т.п.);
- оклад/тариф (как в расписании);
- ФИО сотрудника (если занято) или отметка “вакансия”;
- табельный номер (если применяете);
- вид занятости: основное место/внутреннее совместительство/внешнее совместительство;
- характер занятости: постоянная/временная (на период отсутствия);
- дата приема на должность (или дата перевода);
- примечание (например, “на период отпуска Ивановой”, “в декрете место сохраняется”).
Правила, чтобы не было путаницы
- Должности и оклады в расстановке должны совпадать со штатным расписанием (иначе будут “две правды”).
- Вакансию отмечайте отдельной строкой или статусом (так проще считать укомплектованность).
- 0,5 ставки лучше показывать отдельной строкой на каждого работника с указанием доли ставки.
- Временные замещения отделяйте от постоянного занятия штатной единицы (чтобы не потерять “основного” сотрудника).
Персональные данные: как вести безопасно
Штатная расстановка почти всегда содержит персональные данные (ФИО, табельные номера и т.п.). Поэтому:
- ограничьте доступ (кадры, руководитель, бухгалтерия по необходимости);
- не отправляйте расстановку “всем руководителям” без правил доступа;
- если требуется передача третьим лицам — оценивайте законность и необходимость, обычно нужно письменное согласие работника;
- в 2026 году учитывайте обновленные требования к оформлению согласий на обработку персональных данных (по новым правилам они должны быть корректно оформлены и не “прятаться” внутри других документов).
Нужно ли утверждать штатную расстановку приказом
Как правило, это внутренний рабочий документ, но на практике удобно закрепить его приказом: так понятно, кто ведет, где хранится и как обновляется версия.
Приказ об утверждении штатной расстановки (образец)
ПРИКАЗ об утверждении штатной расстановки г. ____________ «___» __________ 2026 г. № _____ В целях учета фактической укомплектованности штатных единиц и контроля кадровых изменений ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатную расстановку по состоянию на «___» __________ 2026 г. (Приложение 1). 2. Назначить ответственным за ведение и актуализацию штатной расстановки: ______________________________ (должность, ФИО). 3. Установить порядок актуализации: вносить изменения в штатную расстановку в день оформления кадрового события (прием, увольнение, перевод, изменение ставки, оформление совместительства и т.п.). 4. Определить место хранения штатной расстановки и порядок доступа: ______________________________________________ (например: кадровая служба; доступ ограниченный). 5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на ____________________________. Руководитель __________________ /ФИО/
Образец штатной расстановки (шаблон таблицы)
| Подразделение | Должность | Штатных единиц по расписанию | Ставка | Оклад/тариф | ФИО (или “вакансия”) | Таб. № | Занятость | Статус | Дата | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Отдел продаж | Менеджер по продажам | 3 | 1,0 | 60 000 | Петров П.П. | 0123 | Основное | Постоянно | 10.01.2026 | |
| Отдел продаж | Менеджер по продажам | 3 | 0,5 | 60 000 | Сидорова А.А. | 0456 | Основное | Постоянно | 03.02.2026 | 0,5 ставки |
| Отдел продаж | Менеджер по продажам | 3 | 0,5 | 60 000 | ВАКАНСИЯ | Подбор | ||||
| Бухгалтерия | Бухгалтер | 1 | 1,0 | 80 000 | Иванова И.И. | 0789 | Основное | Временно | 01.03.2026 | На период отсутствия основного работника |
Что выдавать сотруднику по запросу
Если работник просит документы, связанные с работой, работодатель по письменному заявлению выдает копии в срок не позднее трех рабочих дней. При этом штатная расстановка содержит данные других работников, поэтому безопаснее выдавать:
- справку или выписку по самому работнику (его должность, ставка, условия);
- выписку из штатного расписания по должности (без чужих персональных данных).
Частые ошибки
- Смешали расстановку и расписание: в расстановке “поменяли оклад”, но расписание не меняли.
- Нет даты версии: непонятно, на какой момент актуальна таблица.
- Нет статуса “временно”: потом сложно доказать, что человек занимал место на период отсутствия другого.
- Расстановка гуляет по почте: риск утечек персональных данных и конфликтов.
Короткий чек-лист
- Взяли должности, ставки и оклады из штатного расписания.
- Добавили сотрудников, ставки, совместительство/временность, даты.
- Отдельно отметили вакансии и временные замещения.
- Ограничили доступ (персональные данные).
- Настроили обновление “в день кадрового события”.