Работодатель потерял трудовую книжку: что делать работнику?

Бухгуру

Actual for 10.10.2023

Утрата трудовой книжки чаще случается по вине самого владельца, например, когда он меняет место работы. Однако бывают ситуации, когда документ теряется из-за небрежности сотрудников отдела кадров. Это чревато тем, что с подтверждением стажа для будущей пенсии возникнут сложности. Если работодатель потерял трудовую книжку работника, он обязан принять меры к розыску, а если найти не получается — оформить дубликат.
Содействие в восстановлении этого документа — не право, а обязанность как для юрлица, так и для предпринимателя. Если работодатель ничего не предпринимает для этого или вовсе препятствует выдаче оригинала либо оформлению дубликата, ему грозит административная ответственность. Последнее подразумевает в основном денежные штрафы, но в некоторых случаях применяются другие санкции.

Работодатель потерял трудовую книжку: ответственность сторон

Самому сотруднику в подобной ситуации ничего не грозит. Законодательство РФ не предусматривает санкций для владельца трудкнижки как в случае утери по его вине, так и при утрате работодателем.

А вот последний может столкнуться со следующими неприятными последствиями:

при первичной утере по неосторожности — штраф в сумме 30-50 тысяч рублей для юрлица или 1-5 тысяч для индивидуального предпринимателя;
при повторной утрате документа — штраф на 50-70 тысяч рублей для юрлица, 10-20 тысяч для руководителя предприятия, 10-20 тысяч для ИП;
в случае, если утеря повлекла моральный или материальный ущерб для владельца, суд может обязать работодателя возместить его в сумме, указанной в решении, в соответствии со ст. 21 и 237 ТК РФ.

В ряде случаев работник может подать в суд, чтобы привлечь предприятие или ИП к уголовной ответственности. К ним относятся следующие ситуации:

намеренная порча, выброс трудкнижки (нарушение ст. 325 УК РФ);
бездействие, которое повлекло масштабную утрату документов или порчу в результате неправильных условий хранения (ст. 293 УК РФ);
отказ от предоставления работнику трудовой (ст. 140 УК РФ).

Данные нарушения могут наказываться не только штрафами, но и принудительными работами, арестом, лишением свободы в зависимости от тяжести проступка.

Как быть, если трудовая утеряна?

Действия сотрудника

Зачастую работник не сразу узнает, что работодатель потерял трудовую книжку. Что делать в такой ситуации, многим непонятно. На самом деле законодательство предусматривает единый порядок: сотруднику нужно оформить заявление с просьбой о выдаче дубликата. Под последним подразумевается аналогичный оригиналу документ, который также оформляется на бланке, утвержденном приказом №320н и имеющим точно такую же юридическую силу.

Согласно пункту 28 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, выдать дубликат должны в течение 15 дней с момента подачи соответствующего заявления работником. В некоторых случаях сотруднику приходится подтверждать стаж, для чего может потребоваться:

справка с предыдущего места работы;
копия договора ГПХ;
выписка с индивидуального лицевого счета гражданина, имеющего соответствующий страховой договор.

При каждом новом трудоустройстве владелец документа может делать ксерокопию страниц, после чего заверить у работодателя. Если бланк по какой-то причине будет утрачен, копии существенно упростят процедуру подтверждения стажа.

Действия работодателя

Прежде всего, если трудовая книжка какого-либо сотрудника не находится, необходимо собрать максимум данных о ней. Например, целесообразно проверить книгу учета бланков или личное дело работника: вполне возможно, что он забрал документ для личных нужд (оформление пенсии и т.д.).

Если все же трудовая книжка утрачена по вине работодателя, потребуется оформить дубликат. Особенности заполнения:

Если сотрудник трудоустраивался впервые, стажа до поступления на должность у него не было, в дубликат вносят данные на основании приказа о зачислении и других внутренних документов. Дополнительно рекомендуется выдать работнику подтверждающие справки, которые могут понадобиться ему во время оформления пенсионных выплат.
Если сотрудник имел стаж до поступления в компанию, потребуется вписать в дубликат данные с предыдущих мест работы. Как правило, приходится запрашивать справки у работодателей; если те не высылают эти документы почтой, может потребоваться личный визит работника. В последнем случае работодателю следует предоставить ему отгул или отпуск, если, например, сотрудник ранее проживал и работал в другом регионе.
Если предприятия, в которых ранее работал владелец трудовой, уже не существуют, можно отправить официальный запрос в государственный архив по месту регистрации фирмы. Другой вариант — обращение в Пенсионный фонд, куда шли отчисления за сотрудника (сейчас он называется Социальный фонд России, СФР).

Также см. “Как оформить дубликат трудовой книжки“.

С 2021 года сведения о трудоустройстве персонала в РФ сохраняются в электронном виде. Это существенно снижает риск случайной или намеренной утери и повреждения трудовой книжки.