Если сотруднику потребовалась копия трудовой книжки, организация обязана ее предоставить по первому требованию. Эта норма закреплена законодательно. Копия обычно нужна для получения банковского займа, также она бывает необходима при начислении различных пособий и прочих случаях. При изготовлении копии в нее обязательно должна быть внесена запись «Работает по настоящее время». Образец трудовой книжки с такой отметкой обсуждаем в этом материале.
Правила оформления и заверения
Перед заверением документ копируют с помощью обычного копировального аппарата, хотя допустимо делать копию и от руки. Её считают действительной лишь при наличии оригинала – этим она отлична от дубликата.
Информация должна присутствовать лишь с одной стороны, недопустимо двухстороннее копирование.
Заверение проводят следующим образом:
| Действие | Пояснение |
| На каждом листе должны быть проставлены подписи уполномоченного кадровика или руководителя предприятия | Необходимо:
Также на копии должна присутствовать дата. |
| В правой нижней части листов ставят печать | Формально это правило не считается обязательным, но банк чаще всего не принимает копии документов, на которых не были проставлены печати. |
| На последней странице ставят номер и вносят формулировку: «Работает по настоящее время» (заверяем трудовую книжку именно этой фразой) | Она подтверждает, что сотрудник продолжает работу в организации. |
Данная запись обычно нужна банкам для подтверждения официального трудоустройства и платежеспособности сотрудника. Если же он был уволен, такой записи, естественно, в копии нет. И это говорит об отсутствии постоянного места работы.
Также см. «Куда требуется копия трудовой книжки?».
Как сотруднику получить копию
Чтобы отразить фразу образца «Работает по настоящее время» в трудовой книжке – то есть оформить копию трудовой с соответствующим заверением – сотрудник должен подать в отдел кадров заявление на имя руководителя организации. В его шапке указывают полное название предприятия, должность и Ф.И.О. руководителя. В основной части прописывают просьбу предоставить копию со ссылкой на статью 62 Трудового кодекса.
Сотрудник не обязан указывать, для чего ему понадобилась копия трудовой книжки. Она может быть необходима для предъявления в банк или другое учреждение. Указывать причины необязательно.
На заявлении ставится подпись сотрудника и дата. Оно должно быть рассмотрено в течение 3-х дней.
Подробнее об этом см. «Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки».