Как переходить на ЭТК: общие положения
2020 год – основной год перехода на электронные трудовые книжки. Работники, устроенные по трудовым договорам, выбирают способ ведения своих трудовых книжек: бумажный или электронный. При этом, даже если работник выберет бумажный вариант – то есть продолжать вносить данные о своей трудовой деятельности на бумажный носитель – это не освобождает работодателя от необходимости вести одновременно и электронный вариант.
Важно
ЭТК ведут только по трудовым договорам: гражданско-правовые отношения (ГПХ, ГПД) в трудовых книжках не отражают.Данные по совместителям теперь вносят в ЭТК в обязательном порядке, а не по желанию, как это было с бумажным вариантом.
Чтобы работник имел возможность сделать свой выбор, да и просто знал о нем, работодателю вменили в обязанность уведомить всех своих сотрудников о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности.
В начале 2020 года крайний срок такого уведомления был – до 30 июня 2020 года. Однако потом он был продлен. На конец 2020 года постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 срок уведомления работников о выборе способа ведения трудовой книжки установлен до 31 октября 2020 года.
Уведомить работников о способе ведения трудовой книжки надо до 31 октября 2020 года.
Как уведомлять работников
Уведомления передают работникам в письменном виде. Устное оповещение – неправомерно.
Уведомление составляют в произвольной форме и вручают лично либо отправляют по электронной или обычной почте.
Работодатель заинтересован в том, чтобы быть уверенным – работник получил уведомление. Ведь за ненаправление уведомления сотруднику о выборе способа ведения трудовой книжки работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ.
Поэтому при вручении уведомлений лично разумно вести реестр о врученных уведомлениях с подписями работников. А при отправке по почте следует пользоваться заказным отправлением с уведомлением о вручении.
Если работник принят после того, как все уведомления уже разосланы
Допустим, что фирма подошла к вопросу очень организовано, и все уведомления уже разосланы. Но после этого события трудоустроен новый сотрудник. Надо ли его уведомлять о выборе способа ведения трудовой книжки?
Здесь есть три варианта:
- Работник при приёме предъявил СТД-Р и не предъявил бумажную трудовую книжку.
- Работник принес бумажную трудовую книжку.
- Работник не принес ничего.
Минтруд выпустил письмо от 10.09.2020 № 14-2/ООГ-14696, в котором разъяснено, что уведомление следует рассылать всем сотрудникам, которые поступили на работу с июля 2020 года. Сделать это надо в установленные законом сроки – то есть до 31 октября 2020 года.
Впрочем, если сотрудник предъявил при устройстве на работу форму СТД-Р, то уведомление можно ему не посылать. Дело в том, что СТД-Р – сведения о трудовой деятельности, которые выдают при увольнении тем работникам, которые уже выбрали ведение трудовой книжки в электронном виде. То есть, при наличии СТД-Р у нового сотрудника можно сделать вывод, что электронную форму он уже выбрал на прежнем месте работы.
В остальных двух случаях надо уведомить вновь принятого работника о необходимости выбора способа ведения трудовой книжки.
Подводим итоги
Если сотрудник принят на работу после того, как всем действующим работникам разосланы уведомления о необходимости выбора способа ведения трудовых книжек, то новенькому надо послать такое уведомление в сроки, установленные законом – до 31 октября 2020 года. Если есть доказательства того, что такой выбор им уже сделан у предыдущего работодателя (наличие формы СТД-Р), уведомление можно не посылать.