Трудовая книжка – собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу. При этом может потребоваться отправка трудовой книжки по почте при увольнении, если работник не пришел за документами в назначенное время.
Отправка трудовой через почту: действия работодателя
Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.
Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:
- работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
- возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
- если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.
Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.
При нарушении работодателем срока возврата трудовой книжки вопрос о применении мер ответственности к организации рассматривается с учетом наличия или отсутствия в произошедшем вины администрации фирмы. Если формуляр не был выдан его собственнику по причине халатности работодателя, то за каждый день просрочки уволенному сотруднику положена выплата зарплаты.
Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».
Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.
Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.
Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.
Если уволенный сотрудник не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается на хранении у работодателя.
При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.
Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:
| 1 | При неявке уволенного человека в день увольнения текущей датой подготовить и направить через почту уведомление о необходимости забрать документы |
| 2 | Обозначить в уведомлении вариант с почтовой пересылкой формуляра при условии письменного согласия работника |
| 3 | Составить акта об отказе работника получить документы в назначенный срок |
| 4 | Переслать документы |
| 5 | Зарегистрировать их выдачу в учетных журналах |
Действия работника при получении трудовой по почте
Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте. Прошение оформляют в произвольном виде.
В составляемом ходатайстве необходимо указать адресата (работодателя), суть заявления и сведения, идентифицирующие заявителя. В заявлении надо прописать:
- что забрать документацию в последний рабочий день не представляется возможным;
- рекомендуем указать причину неявки;
- обязательно образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой должен содержать пожелание работника на это.
Заявительный бланк можно подать предварительно, если заранее известно, что на день увольнения появиться в кадровом отделе не выйдет.
Работник может использовать своё право на получение формуляра через почтовое отправление в любое время:
- заявление может быть отправлено работодателю до или после даты увольнения;
- его разрешено приносить лично или направлять заказным письмом.
Более простой вариант, как забрать трудовую книжку по почте – вместо заявления уволенный специалист может дать письменное согласие на пересылку. Формат такого согласия схож с распиской.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».