Этот документ относится к внутренним обязательным актам, регулирующим деятельность предприятия. Такие инструкции обычно регламентируют особенности управления, отчетности, обеспечения и координирования деятельности сотрудников. Поэтому не следует забывать про общие правила оформления должностных инструкций.
Особенности
Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:
- создать организационно-правовую основу для служащих;
- повысить уровень ответственности;
- увеличить производительность труда.
Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.
Этот правовой акт должен успешно выполнять следующие задачи:
- рационально распределять обязанности между сотрудниками с учетом их уровня квалификации, знаний, производительности труда и других особенностей;
- обеспечивать своевременный контроль над качеством выполнения трудовых обязанностей;
- определять права всех сторон;
- давать конкретные критерии оценки качества труда.
Должностные инструкции обычно разрабатывают руководители структурных подразделений фирмы на основе выполняемых сотрудником функций и внутренних правил компании.
Требования к оформлению должностной инструкции
Рассматриваемый документ является локальным нормативно-правовым актом, поэтому имеет свою специфику. Его оформляют в трех экземплярах:
- 1-й – передают сотруднику отдела кадров и прилагают к штатному расписанию;
- 2-й – остается у начальника структурного подразделения, так как в его обязанности входит контролировать качество работ;
- 3-й – отдают работнику организации, для которого предназначена должностная инструкция.
Должностная инструкция может выступать приложением к трудовому договору или быть издана отдельно. При необходимости содержание согласуют с профсоюзом.
Вот основные требования, которые нужно учитывать в процессе составления текста:
- однозначность – информация должна излагаться так, чтобы не возникало двусмысленных толкований;
- информационная емкость;
- убедительность – фразы должны быть убедительными и логически обоснованными;
- освещение всех основных вопросов, касающихся деятельности сотрудника.
Что включать в должностную инструкцию
По общепринятым форматам, документ должен раскрывать все вопросы, которые касаются трудовой деятельности служащего. При подготовке содержания рекомендуем руководствоваться постановлением Минтруда № 37. Это Квалификационный справочник должностей, содержащий общие характеристики для всех них. Текст нужно только адаптировать для конкретной организации.
Основные разделы должностной инструкции:
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права работника.
- Документы для руководства при исполнении трудовых обязанностей.
- Порядок взаимоотношений с персоналом.
- Ответственность работника.
- Критерии оценки качества работы.
В заключительной части ставится подпись, дата вступления в силу. Также см. «Должностная инструкция для заместителя главбуха».
Как оформить должностную инструкцию: этапы
В зависимости от сложности документа его составлением могут заниматься начальники отделов или непосредственно руководители организаций. Такая процедура может потребоваться:
- если открывается новый филиал или подразделение;
- при введении новой должности;
- при изменении трудовых функций.
На основании правил, установленных государственными стандартами, в [составе инструкции] должны присутствовать такие реквизиты:
- название предприятия – указывают полностью в соответствии с учредительными документами;
- дата утверждения;
- регистрационный внутренний номер;
- гриф, придающий юридическую значимость;
- отметка о наличии приложения – ставят при наличии такого условия в ней, когда должностная инструкция является приложением к отдельным распорядительным документам;
- виза руководителя – включает должность и название отдела предприятия. Ее располагают ниже подписи.
На первом этапе оформления документа подготавливают предварительный вариант содержания с учетом:
- требований руководителя;
- квалификационного справочника должностей;
- профстандарта (если принят для этой профессии и в какой-то части обязателен). Также см. «Профессиональные стандарты: инструкция по применению».
На втором этапе проект согласовывают с начальниками отделов, которых он касается. При необходимости вносятся поправки.
Третий этап предполагает утверждение должностной инструкции руководителем предприятия. Кроме того, требуется наличие подписи начальника отдела кадров и структурного подразделения, для которого предназначен документ. После этого происходит ознакомление сотрудника с содержанием (под роспись) и лиц, которых могут коснуться произошедшие изменения.
Также см. «Ознакомление с должностной инструкцией: порядок и сроки».
Далее по ссылке можно ознакомиться с образцом оформления должностной инструкции для позиции главного бухгалтера в фирме. Скачать образец.
Как внести изменения в должностную инструкцию
В процессе трудовой деятельности обязанности работника могут меняться. Такая ситуация возникает, например, при изменении цели компании или расширении сферы услуг. При существенной коррекции функционала потребуется сделать поправки в должностной инструкции, чтобы в дальнейшем избежать множества конфликтов. Расскажем, как как оформить все изменения.
Последовательность действий такова:
- Подготовка новой должностной инструкции с учетом всех нюансов. Обязательное условие – соответствие нормам действующего законодательства.
- Издают приказ, на основании которого происходит утверждение документа.
- Ознакомление заинтересованных служащих с содержанием обновленной инструкции. А от ответственного за выполнение трудовых функций понадобится получить подпись и письменное согласие о сотрудничестве на новых условиях.
- Составление и подписание дополнительного соглашения к трудовому договору. Один экземпляр передают служащему.
По окончании всех формальностей сотрудник приступает к выполнению обязанностей на новых условиях соглашения.
Заметим, что должностная инструкция не является индивидуальным личным документом для конкретного работника. Ее составляют согласно определенной должности, и она вообще не содержит имен. При несоблюдении этого условия работодателю придется переделать документ при увольнении служащего.
Также см. «Должностная инструкция для бухгалтера по зарплате».