Состояние активов организации, наличие необходимых материально-производственных запасов, а также их бухгалтерский учет во многом зависят от начальника хозяйственного отдела организации. И вот какие требования к его обязанностям, знаниям и квалификации предъявляет закон.
Правовые основы работы начальником хозяйственного отдела
Отдельная должность – начальник хозяйственного отдела – предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Но на практике вакансии начальника хозяйственного отдела могут называться по-разному: начальник административно-хозяйственного отдела/отдела хозяйственного обеспечения/хозяйственно-технического отдела и т. п.
Учтите, что должностная инструкция начальника хозяйственного отдела не должна противоречить указанному документу Минтруда.
А вот профстандарт начальника хозяйственного отдела законодательно не утвержден.
Основные обязанности начальника хозяйственного отдела
Круг должностных обязанностей начальника хозяйственного отдела сводится к следующему:
- обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, учреждения, организации, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.;
- принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов;
- организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ;
- обеспечивает подразделения предприятия, учреждения, организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта;
- организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности;
- контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;
- организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки;
- руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных;
- организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
- выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня;
- обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря;
- принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники;
- руководит работниками отдела.
Перечисленное можно использовать при составлении или анализе резюме начальника хозяйственного отдела.
Что должен знать
Выполнение функций начальника хозяйственного отдела невозможно без соответствующего набора знаний. Он должен быть следующим:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
- структура предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
- порядок ведения табельного учета;
- средства связи, вычислительной и организационной техники;
- порядок и сроки составления отчетности;
- средства механизации ручного труда;
- порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
- основы экономики, организации труда, производства и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Основные требования к начальнику хозяйственного отдела
Квалификация должна быть следующей: образование начальника хозяйственного отдела – высшее профессиональное и стаж работы по специальности – не менее 2-х лет. Либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности минимум 5 лет.