Чем руководствоваться
Новые правила для трудовых книжек по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н будут действовать до 1 сентября 2027 года. То есть, 6 лет.
Одновременно признаны утратившими силу прежние подзаконные акты по трудовым книжкам. Это:
- Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утв. постановлением Минтруда от 24.06.1994 № 50);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Новое в бланке трудовой книжки с 01.01.2023 (перенос)
Минтруд обновил бланк трудовой книжки и вкладыша в неё. Вот так они выглядят с 1 января 2023 года:
На титульном листе теперь есть пометка, что печать ставить нужно при ее наличии.
В трудовой книжке теперь больше страниц для сведений о работе и меньше для информации о награждении или поощрении работника. И это понятно: ведь в электронной форме трудовой книжке (СЗВ-ТД) данные о награждениях вообще не приводят.
Так, сведениям о работе в новой форме трудовой книжки отведено 14 разворотов, а не 10, как до 01.01.2023. Аналогично – для данных о награждении: стало 7 разворотов вместо 10.
Само содержание бланка и вкладыша трудовой книжки осталось прежним.
Новое в заполнении трудовых книжек
Записи в книжку Минтруд разрешил целиком или частично впечатывать либо вносить с помощью технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
То есть, одну запись можно одновременно и вписать, и снабдить штампом. Применимы оба способа.
Теперь лишь рекомендовано использовать перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер, а также световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета (до 01.01.2023 делать записи нужно было перечисленным).
С 1 сентября 2021 года отменено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые.
Сведения о работе по совместительству можно вносить как по хронологии, так и блоками — одновременно о приеме и увольнении.
В записи об увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу с 01.01.2023 нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.
Некоторые записи в трудовую книжку актуализированы в соответствии с требованиями новых федеральных законов или изменениями в действующие законы.
По-прежнему бумажную трудовую книжку нужно вести на каждого работника, который проработал в компании 5 дней и более.
Если работа дистанционная (на удалёнке)
С 01.09.2021 установлены особенности заполнения трудовой книжки дистанционного работника. Так, по его желанию работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Он может это сделать в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (кроме случаев, когда по закону трудовая книжка на работника не ведется) (п. 2 нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек 2021).
Новое в учёте трудовых книжек с 01.09.2021
Для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их бланков работодатель к 1 сентября 2021 года должен разработать и утвердить локальным актом свои формы соответствующих учётных книг или журналов.
Прежние формы из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 (Приложения № 2 и 3) утрачивают силу с 01.09.2021, но их можно спокойно брать за основу при генерации своей формы книги/журнала учёта трудовых книжек.
Соответствующие учетные реестры нужно заверить руководителю и печатью организации (при ее наличии). А скрепление сургучной печатью и опломбировка необязательны.
Новое в ознакомлении с трудовой книжкой с 01.09.2021
Теперь сотрудников не нужно знакомить с каждой вносимой в трудовую книжку записью под роспись в личной карточке.
Также больше не нужно заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.
Новое в выдаче трудовой книжки с 01.09.2021
Установлен срок выдачи бумажной трудовой книжки работнику, который отказался от ее ведения в пользу электронных сведений о трудовой деятельности. С 01.09.2021 вернуть книжку надо не позже 3-х рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Если работник подал такое заявление менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, трудовую книжку ему выдают не позднее дня увольнения.
При выдаче бумажной трудовой книжки работодатель должен:
- Сделать в ней последнюю запись – о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
- Заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью компании (если есть) или кадровой службы.
Бумажные трудовые книжки на новом бланке нужно выдавать только в случае их утраты или существенной порчи. На впервые принятых на работу за свою жизнь оформлять эти книжки уже не нужно.
В остальном правила для трудовых книжек остались прежними.