Что такое личная карточка Т-2 и обязательно ли ее вести
Личная карточка работника — учетный документ кадровой службы, который помогает системно хранить основные сведения о работнике и кадровых событиях.
В 2026 году работодатель может:
- вести карточку по привычной форме Т-2;
- использовать собственную форму (если она содержит необходимые реквизиты и данные, которые вы реально учитываете).
Практически Т-2 удобна тем, что закрывает большинство кадровых вопросов “в одной таблице” и помогает быстро проверить историю переводов, отпусков и поощрений.
Когда заводят карточку и кто заполняет
- Карточку заводят при приеме сотрудника (обычно в день оформления приема или в ближайшие дни).
- Заполняет кадровик (или лицо, ответственное за кадровый учет).
- Данные берут только из документов (паспорт, документы об образовании, воинский учет, трудовой договор, приказы и т.д.).
Какие документы нужны для заполнения
- паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- документы об образовании/квалификации (если есть);
- СНИЛС (если есть у работника);
- документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
- трудовой договор, приказ о приеме;
- дальше по ходу работы: приказы о переводах, отпусках, обучении, поощрениях, увольнении.
Правила заполнения, чтобы потом не переделывать
- Пишите без “творчества”: как в документах (ФИО, дата рождения, серия/номер и т.п.).
- Даты — в едином формате (например, ДД.ММ.ГГГГ).
- Исправления делайте аккуратно и единообразно по внутренним правилам (лучше — через новую запись/примечание, если данные меняются).
- Не дублируйте лишнее: карточка — про учет, а не про “биографию”.
Как заполнить Т-2 по разделам
Раздел I. Общие сведения
Обычно сюда вносят: ФИО, дату и место рождения (если предусмотрено вашей формой), гражданство (если учитываете), паспортные данные, адрес/контакты (по необходимости), сведения об образовании, профессии/квалификации, семейное положение (если ведете).
Совет: контакты и адреса — чувствительные данные. Если нет реальной кадровой необходимости, не расширяйте карточку лишними полями.
Раздел II. Сведения о воинском учете
Заполняется по документам воинского учета. Если сотрудник не военнообязанный и не подлежит призыву, делаете отметку по внутреннему порядку.
Важно: ошибки в воинском учете — одна из самых частых причин претензий при проверках. Заполняйте строго по документам.
Раздел III. Прием на работу и переводы
Это “хребет” карточки: сюда заносите прием, переводы (постоянные и временные), изменения подразделения/должности, разряд/категорию (если применимо).
- Основание — приказ (распоряжение) и/или допсоглашение.
- Формулировки — как в кадровых документах.
Раздел IV. Аттестация (если проводится)
Заполняется, если у вас реально есть аттестации: дата, решение, документ-основание.
Раздел V. Повышение квалификации
Сюда вносят обучение, курсы, переподготовку: период, программа, документ-основание (удостоверение/диплом, приказ о направлении).
Раздел VI. Поощрения и награды
Фиксируйте по приказам: премии как поощрение, благодарности, награждения. Не смешивайте “поощрение” и “выплату” без документа-основания.
Раздел VII. Отпуска
Заполняйте каждый отпуск: вид, период, количество дней, даты начала/окончания, основание (приказ). Этот раздел помогает быстро сверять “остатки” и не путаться в переносах.
Раздел VIII. Социальные льготы (если ведете)
Сюда вносят сведения о льготах, если они нужны для кадрового учета. Без необходимости не заполняйте “на всякий случай”.
Раздел IX. Дополнительные сведения
Записывайте только то, что действительно используется работодателем (например, сведения о допусках, водительские категории для должности водителя и т.п.).
Раздел X. Основание прекращения трудового договора
При увольнении фиксируйте: дату, основание, реквизиты приказа, формулировку причины увольнения. После этого карточку закрывают и передают на хранение по внутренним правилам.
Нужна ли подпись работника в личной карточке
На практике работника часто знакомят с карточкой (или отдельными разделами) под подпись, особенно когда вносятся важные сведения. Конкретный порядок лучше закрепить во внутренних правилах кадрового учета.
Как вносить изменения (паспорт, фамилия, адрес, образование)
Изменения вносят по подтверждающим документам:
- смена фамилии — документ о перемене имени/свидетельство о браке и т.п.;
- паспорт — новый паспорт;
- образование — диплом/удостоверение;
- воинский учет — документы воинского учета.
Практика: фиксируйте дату изменения и документ-основание, чтобы через год было понятно, откуда взялись новые данные.
Персональные данные: как вести карточку безопасно
- Ограничьте доступ (не “общая папка отдела”).
- Не пересылайте карточки по почте без необходимости.
- Если ведете карточки в электронном виде — настройте роли доступа и журналирование, если возможно.
- Храните карточки по архивным правилам и номенклатуре дел работодателя.
Образец заполнения (пример)
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА (пример фрагмента) ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: 12.04.1992 Паспорт: серия 0000 № 000000, выдан 01.06.2012 СНИЛС: 000-000-000 00 Образование: высшее, специальность/квалификация: ______________________ Прием: Дата: 10.01.2026 Подразделение: Отдел кадров Должность: Специалист по кадрам Основание: приказ № 1-к от 10.01.2026 Отпуск: Ежегодный оплачиваемый отпуск 14 календарных дней с 01.07.2026 по 14.07.2026 Основание: приказ № 55-к от 20.06.2026
Шаблон личной карточки (укороченный, для WordPress)
Ниже — удобный шаблон, который можно адаптировать под свою форму (Т-2 или корпоративную).
I. Общие сведения
| ФИО | ________________________________________ |
|---|---|
| Дата рождения | ________________________________________ |
| Документ, удостоверяющий личность | ________________________________________ |
| СНИЛС (при наличии) | ________________________________________ |
| Образование / квалификация | ________________________________________ |
II. Воинский учет (при наличии)
| Категория учета | ________________________________________ |
|---|---|
| Воинское звание / состав | ________________________________________ |
| ВУС / категория годности | ________________________________________ |
| Документ-основание | ________________________________________ |
III. Прием и переводы
| Дата | Кадровое событие | Подразделение | Должность | Основание (приказ) |
|---|---|---|---|---|
| ___.___.____ | Прием / перевод | ________________ | ________________ | № ___ от ___.___.____ |
VII. Отпуска
| Вид отпуска | Дни | С | По | Основание (приказ) |
|---|---|---|---|---|
| Ежегодный оплачиваемый | __ | ___.___.____ | ___.___.____ | № ___ от ___.___.____ |
X. Увольнение
| Дата увольнения | ________________________________________ |
|---|---|
| Основание | ________________________________________ |
| Приказ | № ___ от ___.___.____ |
Частые ошибки
- Заполняют “по памяти”, а не по документам — потом карточка расходится с приказами и договором.
- Нет оснований (приказов) по переводам и отпускам — карточка теряет юридическую логику.
- Слишком много персональных данных без необходимости — повышает риски утечек.
- Не обновляют изменения (паспорт, фамилия, образование) — в итоге карточка устаревает.
Мини-чек-лист кадровика
- Карточка заведена при приеме и заполнена по документам.
- Все кадровые события (прием, перевод, отпуск, поощрение) внесены с основанием.
- Изменения персональных данных отражаются только по подтверждающим документам.
- Доступ к карточкам ограничен, соблюдаются правила работы с персональными данными.