Расскажем, как в 2024 году правильно заверять копию трудовой книжки для выдачи работникам, а также как действовать при заверении электронной трудовой книжки.
Куда может потребоваться копия трудовой книжки
Чаще работники обращаются за заверенной копией для предоставления:
- В банк при оформлении кредита, чтобы подтвердить место работы и наличие постоянного дохода.
- В суд, органы внутренних дел.
- Для собеседования с другим работодателем при устройстве на новую работу или по совместительству.
- Для оформления загранпаспорта.
- В органы социальной помощи и поддержки населения, чтобы оформить пособия, субсидию.
- При оформлении визы для выезда в другие страны.
В каждом из случаев потребуется подтверждение стажа работника, наличие постоянного места работы, а значит стабильного дохода.
Неправильно заверенная копия трудовой книжки может обернуться неоднократным посещением организаций, стоянием в очередях, недовольством начальника из-за отсутствия работника на рабочем месте. Как же правильно заверить трудовую книжку в 2024 году?
Как сделать копию
Бумажная копия трудовой книжки должна быть читаемая, если она сделана на принтере. Яркие полосы, слишком темный фон страницы недопустимы. Также копию можно сделать с помощью сканера, фотоаппарата, написать от руки.
Рукописная копия делается в том случае, когда записи в книжке сделаны неразборчиво, выцвели от времени, при копировании их невозможно прочесть.
При копировании, сканировании, фотографировании все записи должны быть в поле видимости. Недопустимо отсутствие части, полей страницы трудовой книжки на ее ксерокопии, даже когда на них отсутствует запись.
Копия книжки должна быть с одной стороны листа, двустороннюю копию могут не принять в работу.
Работник обращается за копией трудовой к начальнику или ответственному за кадровое делопроизводство. Достаточно устного обращения. Если правила документооборота в организации требуют написания заявления на выдачу копии, то нужно написать заявление на имя директора.
Копия трудовой книжки должна быть выдана работнику в трехдневный срок после обращения. В этом отношении письменное заявление с указанием даты обращения не позволит забыть делопроизводителю о необходимости сделать копию.
Отказ работодателя предоставить работнику заверенную копию трудовой считается нарушением статьи 62 ТК РФ, части 1.
Если потребуются сведения об определенном периоде работы, то можно ксерокопировать только ту ее часть, где есть записи об этом периоде. Потребуется также копия титульного листа.
Срок действия копии не установлен законодательно. Кредитные организации, СФР, суд определяют срок не более 30 дней, по истечении которых потребуется новая заверенная копия. Если после копирования в трудовую внесена новая запись, то копия не будет считаться действительной.
Заверение
Заверяет трудовую книжку руководитель организации, реже эта обязанность возложена на главного бухгалтера. Каждый лист ксерокопии заверяется от руки синими чернилами либо штампом организации для заверения копий.
В любом случае запись, штамп о действительности копии содержат: Печать, данные о должности, фамилии, подпись должны захватывать часть копии, а не ставиться на ее пустом месте. При этом записи и печати на копии трудовой не должны быть закрыты записями и печатью заверяющей организации.
Если листов много можно заверить копию следующим образом. Листы сшиваются ниткой, на оборотной стороне последнего листа ставится пломба. При отсутствии пломбы в организациях на нитку ставится штамп, содержащий запись «прошито и пронумеровано листов», подпись, должность ответственного лица, дата. На нитку можно наклеить наклейку, а уже на нее поставить штамп или написать от руки. Каждый лист копии нумеруется.
В случае, когда предприятие работает без круглой печати, а это допускается, копия заверяется только подписью руководителя, с расшифровкой его ФИО и указанием должности, даты. Можно сделать приписку, что организация работает без печати. Такая заверенная копия также будет действительной.
Иногда работник просит на последнем листе копии написать «работает по настоящее время». Законодательно это не запрещено.
Заверить копию электронной трудовой
В связи с переходом с 1 января 2020 года на электронные трудовые книжки, работникам, впервые заключившим трудовой договор, бумажные трудовые книжки не заводятся. Также работник может написать заявление о ведении книжки в электронном формате, выдаче бумажного варианта на руки.
СТД-Р можно запросить и у работодателя, в ней отражаются сведения о работе только в этой организации.
Дубликат трудовой может быть выдан в бумажном и электронном формате. О том, какой вариант предпочтительнее, работник указывает в заявлении.
Электронный дубликат заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью. Дубликат электронной книжки, как и копия бумажного варианта, должен быть выдан работнику в трехдневный срок.
Частые ошибки
Не всегда заверенная копия принимается в работу, наиболее встречающиеся ошибки:
- Неразборчивые записи должности, ФИО руководителя.
- В записях допущены помарки исправления.
- Копию заверяет неуполномоченное для этого лицо.
- Печать организации изношена, ее оттиск бледный, не читаемый.
- Печать стоит полностью на записях копии трудовой или чистом месте листа, не захватывая записи трудовой.
- Копии не читаемые, бледные из-за отсутствия достаточного количества краски в картридже копировального аппарата.
- Не все страницы пронумерованы при пломбировании последнего листа копии.
- Не все страницы заверены, из-за невнимательности ответственного сотрудника.