В каких случаях могут потребовать объяснительную записку
Трудовая дисциплина (дисциплина труда) – это обязательное для всех работников организации подчинение специальным правилам поведения. Если работник не выполняет «специальные правила поведения», то работодатель вправе запросить письменные объяснения у сотрудника.
Объяснительная записка является формой документа, в котором сотрудник описывает для руководства причины возникновения определенных обстоятельств или событий.
Чаще всего такой документ требуется в случаях, когда сотрудник совершает недоразумения или ошибки – такие как прогулы, опоздания, потеря важных документов.
Иногда объяснительная записка нужна, если, например, отчет не был представлен в срок из-за того, что коллега не присутствовал на работе и не смог предоставить необходимую информацию. Тогда объяснительная записка позволяет руководству понять истинные причины произошедшего и определить, кто действительно виновен. Правильно составленная объяснительная записка может помочь избежать или хотя бы смягчить наказание.
Отказ от написания объяснительной записки, как правило, рассматривается как признание вины, что часто ведет к дисциплинарным мерам или даже увольнению.
Обязан ли работодатель запрашивать объяснения?
Если вы работодатель – потребуйте от сотрудника представить письменное объяснение, как указано в части 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ. Если вы не последуете этому требованию, то нарушите право сотрудника на предоставление объяснений.
В ТК РФ не указано, в какой форме необходимо запросить от работника объяснение. Это означает, что можно сделать запрос устно. Однако, мы настоятельно рекомендуем предупредить работника о необходимости предоставить объяснение в письменном виде. Это будет служить доказательством того, что вы выполнили требования части 1 статьи 193 ТК РФ.
Работнику предоставляется два рабочих дня на подготовку объяснения. Если он игнорирует ваш запрос и не предоставляет объяснение в течение двух рабочих дней, вы должны составить акт о его отказе (часть 1 статьи 193 ТК РФ).
Специалисты Роструда утверждают, что под рабочими днями в данном контексте понимаются дни, которые являются рабочими для конкретного сотрудника в соответствии с его графиком работы (источник: “Онлайнинспекция.рф“).
Важно отметить, что отсутствие объяснений со стороны работника не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания (часть 2 статьи 193 ТК РФ).
Виды объяснительных записок
Объяснительные записки могут быть различных видов в зависимости от ситуации, в которой они составляются, и целей, которые они преследуют. Вот несколько основных типов объяснительных записок:
| Вид объяснительной записки | Содержание |
| Объяснительная записка по дисциплинарной ответственности | Самый распространенный тип записок, который работники подают, когда они опоздали, прогуляли или совершили другие нарушения трудового распорядка. Они обычно содержат объяснение причин такого поведения и, возможно, план исправления ситуации. |
| Объяснительная записка по недостаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) | Если работник утратил или повредил оборудование, товары или другие материальные ценности на рабочем месте, ему может потребоваться написать объяснительную записку. В ней должно быть указано, что произошло, почему это произошло и что работник предпримет, чтобы компенсировать ущерб или предотвратить такие инциденты в будущем. |
| Объяснительная записка по профессиональным ошибкам | В некоторых профессиях, особенно в области здравоохранения или инженерии, профессиональные ошибки могут иметь серьезные последствия. В этом случае в объяснительной записке сотрудник должен разъяснить обстоятельства, приведшие к ошибке, и как он планирует исправить ситуацию или предотвратить похожие ошибки в будущем. |
| Объяснительная записка по конфликтам на рабочем месте | Если работник вовлечен в конфликт или спор на рабочем месте, то в записке работник может изложить свою точку зрения на конфликт, объяснить причины своего поведения и предложить возможные способы разрешения конфликта. |
Структура объяснительной записки
Создание объяснительной записки включает в себя следующие этапы:
Заголовок: Напишите “Объяснительная записка” в верхней части документа. Это позволит сразу определить тип документа.
Обращение: Начните свою записку с приветствия, адресованного к тому, кому она предназначена, например, “Уважаемый генеральный директор” или “Уважаемый руководитель отдела”.
Цель записки: Укажите причину написания объяснительной записки. Это поможет читателю понять контекст и знать, чего ожидать от содержания.
Объяснение ситуации: Здесь необходимо подробно описать ситуацию или проблему, которую вы объясняете. Включите все необходимые детали и факты, которые помогут читателю понять, что произошло. Будьте искренними и честными.
Объяснение последствий: Если ваше действие или бездействие привело к негативным последствиям, объясните их и признайте свою ответственность. Это показывает ваше понимание серьезности ситуации.
План действий: Опишите, что вы предпринимаете или планируете предпринять, чтобы исправить ситуацию или чтобы подобная ситуация не повторилась в будущем. Это покажет вашу проактивность и стремление к исправлению ошибок.
Заключение: Закончите записку, выразив благодарность за понимание и поддержку. Это может помочь поддержать положительные отношения с тем, кто будет читать вашу записку.
Дата и подпись: Добавьте текущую дату внизу объяснительной записки и подпишитесь. Это подтверждает, что вы стоите за содержанием своей записки.
Пример объяснительной записки (текст)
Объяснительная записка
Кому: Генеральному директору ООО “Росток”
От кого: Сидорова И.А., бухгалтер
По вопросу: Прогул 20 июля 2023 г.
Уважаемый Василий Иванович,
Я хотел бы принести извинения за мое отсутствие на рабочем месте 20 июля 2023 года. Я понимаю, что мое отсутствие могло вызвать некоторые неудобства.
В этот день я не смог прийти на работу из-за того, что моя мать неожиданно заболела и я пришлось срочно ее отвезти в больницу. Ввиду неотложности ситуации, у меня не было возможности уведомить Вас заранее.
Мне совершенно ясно, что такие ситуации не должны повторяться, и я предпринял все необходимые меры, чтобы в будущем избежать подобных ситуаций. Я также готов в ближайшее время отработать время пропуска и выполнить все необходимые задачи.
Я приношу свои извинения за все причиненные неудобства и очень благодарен за ваше понимание и поддержку.
С уважением,
Сидоров И.А.
22 июля 2023 г.
Акт об отказе от объяснений
Иногда работник не соглашается представить объяснительную записку. В этом случае необходимо оформить документ, подтверждающий его отказ – акт.
Этот документ в последующем позволит работодателю утверждать, что сотруднику предложили дать объяснения, но он от отказался. Такой документ можно составить только после двух рабочих дней, которые закон предоставляет для написания объяснительной записки. Ранее создание документа недопустимо, так как сотрудник еще может поменять свое решение.
Документ об отказе обычно составляют не менее трех человек: представитель руководства и двое других сотрудников.
В документе (акте) указывают:
- Наименование организации.
- Заголовок — документ об отказе от предоставления объяснений.
- Дата и место создания документа.
- Сокращенное описание нарушения, которое работник не согласился объяснить.
- Причины отказа — они записываются из слов сотрудника. Если он отказывается их раскрыть — можно указать, что он не желал пояснять причину отказа.
- Подписи авторов документа.
- Подпись работника, подтверждающая ознакомление с документом. Если он отказывается подписаться, это замечается в самом документе или создается отдельный документ об отказе от подписи.
Образец акта:
Выводы про объяснительную записку
- Цель объяснительной записки: Объяснительная записка представляет собой официальный документ, используемый для документирования и объяснения различных обстоятельств или ситуаций на рабочем месте. Это важный элемент внутренней корпоративной документации, который помогает управлять вопросами персонала и поддерживать четкость в общении.
- Законодательство: Работник обязан предоставить письменное объяснение по запросу работодателя, согласно статье 193 Трудового Кодекса РФ. Нередко правильно составленная объяснительная записка может помочь избежать или смягчить дисциплинарную ответственность.
- Виды объяснительных записок: Существует несколько видов объяснительных записок, включая объяснительную записку о прогуле, о нарушении трудовой дисциплины, об ошибке в работе и т.д.
- Структура объяснительной записки: Как правило, объяснительная записка включает в себя адреса отправителя и получателя, дату составления, описание обстоятельств, которые привели к нарушению или другой проблеме, а также объяснение и извинения. Важно сохранять формальный и уважительный тон.
- Акт об отказе: Если сотрудник отказывается предоставить объяснительную записку, работодатель имеет право составить акт об отказе от предоставления объяснений. Это помогает подтвердить, что сотруднику предоставлялась возможность объяснить свои действия.
30 причин прогула (включая комичные и смешные)
- Проснулся и увидел, что на моей подушке сидит редкого вида птица, и я не мог ее напугать.
- Мой собака проглотила мои ключи от машины.
- Я встретил инопланетян и они предложили мне прокатиться на их космическом корабле.
- Мой парикмахер неправильно подстриг меня, и мне пришлось прятаться от публики.
- Мой кошелек залез в микроволновку и я провел весь день, пытаясь его оттуда вытащить.
- Я нашел тайный портал в Нарнию в своем шкафу.
- Все мои носки исчезли во время стирки, и я не мог выйти из дома без них.
- Мой завтрак отказался готовиться.
- Я запутался в моих шторах и не мог выбраться.
- У меня закончился шампунь, и я провел все утро, пытаясь найти подходящую замену.
- Мой пылесос засосал мои ботинки.
- Моя змея-питон съела мой будильник.
- Я заблудился в собственной квартире после перестановки мебели.
- Я проснулся и обнаружил, что все мои двери и окна покрыты пенопластом.
- Я ошибся и поставил будильник на 7 вечера вместо 7 утра.
- Мой кофе не был достаточно сильным, чтобы разбудить меня.
- Я попытался перекрасить своего кота и это заняло больше времени, чем я ожидал.
- Я вообще забыл, где я работаю.
- Я застрял в лифте… у себя дома.
- Мой телевизор застрял на канале с йогой, и я решил попробовать упражнения.
- Моя золотая рыбка ушла в отпуск без меня, и я был слишком подавлен, чтобы идти на работу.
- Моя машина решила принять душ под дождем и отказалась заводиться.
- Я забыл, как выглядят свои коллеги, и боялся идти на работу.
- Мой карандаш ушел в страйк и отказывался писать.
- Мои домашние растения начали со мной разговаривать, и я не мог их проигнорировать.
- Мои джинсы решили сделать день без штанов.
- Я случайно заблокировал себя на балконе.
- Мои зубы отказались чиститься.
- Я попал в пробку… в своей ванной комнате.
- Мой завтрак решил сделать день без яиц, и я был слишком расстроен, чтобы идти на работу.