«Бухгуру»

Как легко оформить дубликат трудовой книжки в 2023-2024 году

Actual for 10.10.2023

Трудовая книжка – главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Периодически возникают прения о его бесполезности и необходимости отмены: работники оформляются по индивидуальному трудовому договору, информация о трудоустройстве регистрируется в реестрах СФР, много проблем с поддельными бланками и неверно внесенными сведениями.

Однако документ все еще действует и обязателен для каждого сотрудника организации. В случае утери нужно оформить дубликат трудовой книжки: самостоятельно или через работодателя.

Когда выдают дубликат трудовой книжки

Организация обязана выдать сотруднику дубликат трудовой книжки в одном из случаев:

Первые два варианта – ответственность работодателя по последнему месту трудоустройства. Последний – организация, которая ошиблась при заполнении документы (если она ведет деятельность на данный момент).

Что делать в случае утери

Выдача дубликата трудовой упрощается, если сотрудник ранее не работал у других работодателей. Тогда нужно подать заявление в отдел кадров. Руководство обязуется оформить документ в течение 15 дней с момента принятия запроса.

Если человек ранее работал в других местах, то понадобится подтвердить свой стаж – например, предоставить справки с мест трудоустройства или копии приказов о приеме на работу/увольнении (обязательно заверенные у нотариуса). Работодатель отразит в дубликате общий опыт до момента, как сотрудник поступил к нему на службу. Если документов для подтверждения стажа нет – придется их подготовить перед подачей заявления.

Подтверждение прошлых рабочих мест

Для подтверждения стажа потребуется:

СФР сохраняет в базе данные о трудовой деятельности человека: моменте приема на работу, увольнениях или переводах. Любые операции производятся на базе приказов или прочих подтверждающих документов.

Запросить выписку из СФР можно одним из способов:

Когда выписка будет предоставлена, нужно проверить – все ли периоды стажа были в ней корректно отражены. СФР может пропустить информацию о моментах, когда человек не был застрахован или не получил индивидуальны лицевой счет. Тогда данные придется получить у нанимателей, сведений о которых в ведомстве нет. Если организации больше не осуществляют деятельность, то можно обратиться за справкой в государственный архив по месту регистрации компании. С собой обязателен паспорт или другое удостоверение личности.

С подготовленными документами нужно обратиться в СФР, чтобы установить период стажа. Затем – направить заявление работодателю. Наниматель и занимается выдачей новой трудовой книжки.

Для работников, которые устроились на первое рабочее место после 2021 года, бумажные документы не ведутся – вся информация представлена в электронном формате.

Выдача дубликата при утере работодателем

Процесс оформления дубликата трудовой книжки не отличается – независимо от того, по чьей вине был утерян оригинал. Работодатель после получения заявления на стандартном бланке для документа указывает «Дубликат» – в правом верхнем углу титульного листа. Информация о работнике указывается на момент заполнения формы. Затем потребуется указать основные сведения:

В первой строке части «Сведения о работе» в пункте 3 указывается общий опыт на всех местах трудоустройства. Обязательны документы – слова сотрудника не могут быть доказательством. Стаж расписывается в порядке хронологии.

Графа 4 содержит наименование, дату и номер документа, на базе которого внесены записи в дубликат. Последняя – это строка о работе в текущей организации. Затем остается скопировать предоставленные документы и заверить их. Оригиналы свидетельств возвращаются сотруднику.

Если на работу устраивается человек без трудовой книжки и просит оформить для него дубликат – организация не должна этим заниматься. Все обязательства ложатся на плечи предыдущего работодателя. Новое место работы позволяет оформить только «свежую» трудовую книжку.

Восстановление по копии

Иногда сотрудник пытается предоставить копию документа или она может храниться в бухгалтерии. Но такая трудовая книжка не подойдет. Дубликат выдается только на основании подтверждающих документов. Причем в него вносят только указанные в них сведения. Например, если нет описания причин для увольнения (хотя в прошлой книжке они были) – их придется пропустить в новом документе.

Утеря дубликата трудовой книжки – тоже не проблема. В таком случае алгоритм действий не меняется: сотрудник должен предоставить доказательства своего стажа и оформить другой документ.

Выписка из цифрового реестра

Если не получается оформить бумажный бланк, но выписка нужна срочно – Госуслуги позволяет оформить свидетельство из ЭТК. Она обязательно ведется для всех работников с начала 2020 года. Выписка придет в тот же день через сообщения на сайте. В ней содержится информация о всех местах работы с 1 января 2020 года. Другие сведения там могут быть, но без дополнительного описания – например, без информации о должности.

Образец дубликата

Образец дубликата трудовой книжки выглядит как оригинал документа – единственное, есть пометка «Дубликат». Бланк должен содержать всю доступную информацию о трудовом стаже работника.

Exit mobile version