Однако документ все еще действует и обязателен для каждого сотрудника организации. В случае утери нужно оформить дубликат трудовой книжки: самостоятельно или через работодателя.
Когда выдают дубликат трудовой книжки
Организация обязана выдать сотруднику дубликат трудовой книжки в одном из случаев:
- Оригинал испорчен или был утерян (если виновник – работодатель и какое-либо чрезвычайное происшествие);
- Документ пришел в состояние негодности (листы нечитаемые, критически испорчены);
- В оригинал были внесены недействительные сведения.
Что делать в случае утери
Выдача дубликата трудовой упрощается, если сотрудник ранее не работал у других работодателей. Тогда нужно подать заявление в отдел кадров. Руководство обязуется оформить документ в течение 15 дней с момента принятия запроса.
Если человек ранее работал в других местах, то понадобится подтвердить свой стаж – например, предоставить справки с мест трудоустройства или копии приказов о приеме на работу/увольнении (обязательно заверенные у нотариуса). Работодатель отразит в дубликате общий опыт до момента, как сотрудник поступил к нему на службу. Если документов для подтверждения стажа нет – придется их подготовить перед подачей заявления.
Подтверждение прошлых рабочих мест
Для подтверждения стажа потребуется:
- Запросить у других работодателей справку (помочь в этом может и текущий наниматель);
- Запросить информацию в СФР – все сведения должны храниться в реестре, привязанном к индивидуальному лицевому счету (используется, если бывший работодатель обанкротился или ликвидировал юр. лицо).
Запросить выписку из СФР можно одним из способов:
- Через Госуслуги;
- В одном из отделений СФР;
- Через МФЦ;
- Через сайт СФР – можно авторизоваться при помощи профиля на Госуслугах.
С подготовленными документами нужно обратиться в СФР, чтобы установить период стажа. Затем – направить заявление работодателю. Наниматель и занимается выдачей новой трудовой книжки.
Выдача дубликата при утере работодателем
Процесс оформления дубликата трудовой книжки не отличается – независимо от того, по чьей вине был утерян оригинал. Работодатель после получения заявления на стандартном бланке для документа указывает «Дубликат» – в правом верхнем углу титульного листа. Информация о работнике указывается на момент заполнения формы. Затем потребуется указать основные сведения:
- Стаж на других местах трудоустройства;
- Стаж в текущей организации.
Графа 4 содержит наименование, дату и номер документа, на базе которого внесены записи в дубликат. Последняя – это строка о работе в текущей организации. Затем остается скопировать предоставленные документы и заверить их. Оригиналы свидетельств возвращаются сотруднику.
Если на работу устраивается человек без трудовой книжки и просит оформить для него дубликат – организация не должна этим заниматься. Все обязательства ложатся на плечи предыдущего работодателя. Новое место работы позволяет оформить только «свежую» трудовую книжку.
Восстановление по копии
Иногда сотрудник пытается предоставить копию документа или она может храниться в бухгалтерии. Но такая трудовая книжка не подойдет. Дубликат выдается только на основании подтверждающих документов. Причем в него вносят только указанные в них сведения. Например, если нет описания причин для увольнения (хотя в прошлой книжке они были) – их придется пропустить в новом документе.
Выписка из цифрового реестра
Если не получается оформить бумажный бланк, но выписка нужна срочно – Госуслуги позволяет оформить свидетельство из ЭТК. Она обязательно ведется для всех работников с начала 2020 года. Выписка придет в тот же день через сообщения на сайте. В ней содержится информация о всех местах работы с 1 января 2020 года. Другие сведения там могут быть, но без дополнительного описания – например, без информации о должности.
Образец дубликата
Образец дубликата трудовой книжки выглядит как оригинал документа – единственное, есть пометка «Дубликат». Бланк должен содержать всю доступную информацию о трудовом стаже работника.
