Практика показывает, что работа архивариусом свойственна не только непосредственно архивным организациям или госструктурам. В этой статье приведены основные должностные обязанности архивариуса, а также что он должен знать и уметь.
Правовые основы вакансии архивариус
Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 утверждён Квалификационный справочник должностей. Архивариус, согласно ему, это отдельная профессия.
В частности, этот документ предъявляет требования к квалификации архивариуса. Поэтому
должностная инструкция архивариуса должна соответствовать справочнику Минтруда.
Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии
Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:
- осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
- организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
- принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
- участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
- в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
- подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
- следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
- контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
- подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
- принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Также см. «Где искать архив трудовых книжек».
Требования к знаниям
А вот что должен знать архивариус:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
- требования законов к системе делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру предприятия;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Основные квалификационные требования к архивариусу
Они следующие (одно из двух):
- начальное профессиональное образование (без требований к стажу работы);
- среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе (без требований к стажу).
Таким образом, вполне можно работать архивариусом без опыта.