В любой организации практически каждый сотрудник имеет дело с теми или иными документами. Однако иногда или постоянно необходим отдельный специалист, который занимается в целом технологическими процессами работы с документами. Его называют документовед. Рассказываем на основании закона, что он делает: обязанности, знания и квалификация.
Правовые основы работы документоведом
Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Кроме того, приказом Минтруда от 10.05.2017 № 416н закреплён профстандарт документоведа. Правда, называется он «Специалист по управлению документацией организации». Но это не имеет принципиального значения.
Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.
Отметим, что обычно вакансии документоведа размещают учреждения (школы, сады и т. п.), а также организации, постоянно имеющие дело с документальной информацией как основным предметом работы сотрудников.
Основные обязанности документоведа
Ключевые должностные обязанности документоведа сводятся к следующему:
- разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;
- подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
- разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
- организует внедрение систем ведения документации;
- принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
- участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
- изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;
- принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Перечисленные обязанности вполне можно учитывать при составлении или анализе резюме документоведа.
Теперь вы знаете, чем занимается документовед.
Перечень знаний документоведа
Вот что должен знать документовед:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- трудовое законодательство;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Основные требования к документоведу
Действующие квалификационные требования к документоведу предполагают несколько категорий документоведа в зависимости от образования и опыта.
| Документовед I категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет |
| Документовед II категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет |
| Документовед | Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы |
Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.