По итогам проведения инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств отражают в акте инвентаризации. Рассказываем об этом документе: какой бланк использовать и о правилах заполнения (образец).
Методичка от Минфина
Про оформление акта о результатах инвентаризации речь идёт в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Согласно им, инвентаризационный акт всегда составляют не менее чем в 2-х экземплярах.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает:
• полноту и точность заполнения акта инвентаризации данными о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств;
• правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в акт инвентаризации имущества. К нему прилагают:
• акты обмеров;
• технические расчеты;
• ведомости отвесов.
Разрешено заполнять бланк акта инвентаризации как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и от руки.
Поскольку речь идёт о важном документе, форму акта инвентаризации заполняют чернилами или шариковой ручкой:
• четко и ясно;
• без помарок и подчисток.
Учтите, что наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в акте инвентаризационной описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице акта инвентаризационной комиссии по результатам проверки и сличения указывают прописью:
• число порядковых номеров материальных ценностей;
• общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице (независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны).
Исправляют ошибки во всех экземплярах акта инвентаризационной ведомости путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных отметок. Причём исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Также учтите, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляют отдельные акты.
Запрещено в форме инвентаризационного акта оставлять незаполненные строки. На последних страницах их прочеркивают.
В грамотном образце акта инвентаризации на последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Также см. «Сличительные ведомости по инвентаризации».
Оформление и хранение акта
Готовый образец инвентаризационного акта подписывают:
• все члены инвентаризационной комиссии;
• материально ответственные лица.
В конце акта инвентаризации основных средств, ТМЦ и др. материально ответственные лица дают расписку:
1. Подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии.
2. Об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
3. Принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в акте в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.
Если инвентаризация заняла нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.
Во время перерывов в работе комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) акты должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в актах, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии.
Какую форму акта использовать
Обязательный для использования образец инвентаризационного акта законодательно не установлен. Однако можно воспользоваться примерными формами, которые приведены в Методических указаниях Минфина 1995 года по инвентаризации имущества и финансовых обязательств:
Название акта инвентаризации |
Где в приказе Минфина |
Акт инвентаризации товаров отгруженных | Приложение 9 |
Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути | Приложение 11 |
Акт инвентаризации расходов будущих периодов | Приложение 13 |
Акт инвентаризации наличных денежных средств | Приложение 14 |
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Приложение 16 |
Также часто инвентаризационные акты называют инвентаризационными описями:
Название бланка описи |
Где в приказе Минфина |
Инвентаризационная опись основных средств | Приложение 6 |
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Приложение 8 |
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение | Приложение 10 |
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | Приложение 15 |
Вместе с тем, существует чуть более свежие примеры актов. Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88:
Название акта |
Реквизиты |
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных | Форма № ИНВ-4 |
Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути | Форма № ИНВ-6 |
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них | Форма № ИНВ-8 |
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них | Форма № ИНВ-9 |
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств | Форма № ИНВ-10 |
Акт инвентаризации расходов будущих периодов | Форма № ИНВ-11 |
Акт инвентаризации наличных денежных средств, находящихся по состоянию на «__» ___________ г. | Форма № ИНВ-15 |
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Форма № ИНВ-17 |
С нашего сайта бесплатно скачать бланк акта инвентаризации ТМЦ можно по прямой ссылке здесь.
Также см. «Инвентаризация товарно-материальных ценностей».