Применяемые предприятием системы учета зарплаты и методики регулирования трудовых взаимоотношений с наемными работниками периодически должны подвергаться независимой оценке на предмет их соответствия действующим законодательным стандартам. Для этого инициируют аудит расчетов по оплате труда. В ходе такого анализа исследуют соблюдение общих правовых норм и правильность начисления зарплаты, произведение из нее удержаний и своевременность всех выплат и отчислений.
Зачем нужна проверка расчетов по з/п
В ходе данного аудита исследуют такой комплекс вопросов:
- насколько правильно отражены в бухгалтерских регистрах все операции по начислению и выплате заработной платы;
- соответствуют ли показанные в учетных данных действия законодательным нормам;
- корректно ли выделены аналитические показатели с привязкой их к значению синтетических счетов;
- оценивают достоверность произведенных начислений в пользу наемного персонала;
- анализируют правильность удержаний из зарплатных сумм.
На заключительном этапе аудиторских исследований изучают структуру показателей в бухгалтерской отчетности. Они должны содержать полную информацию обо всех начисленных и выплаченных работникам доходах.
Если бухгалтерские отчеты имеют расхождения с учетными регистрами или первичной документацией, это считается ошибкой. Тогда задача аудитора заключается не только в идентификации недочетов, но и в поиске причин их возникновения, путей исправления неточностей.
Процесс документальной проверки
Для реализации всех поставленных перед аудитором задач нужно изучение широкого набора документации. К числу обязательных для рассмотрения относят:
- локальные акты предприятия, содержащие инструкционный и методический материал – положения об оплате труда, о премировании, коллдоговор, трудовые соглашения с сотрудниками, штатное расписание и др.;
- распорядительные документы;
- личные карточки работников;
- бланки, отражающие отработанное время или выполненные объемы работ – табели, наряды, больничные листы и др.;
- расчетные и платежные формы – ведомости начисления зарплаты, платежные ведомости, расчет отпусков и др.
После сверки и сопоставления первичных документов начинают анализ обобщенных данных. Для этого изучают сведения из финансовой отчетности с учетом ее приложений и письменных пояснений к ней. Обязательно анализируют корректность всех показателей в оборотных ведомостях и главной книге.
При аудите расчетов с персоналом по оплате труда проверяющему понадобятся карточки таких счетов:
- 68 – при проведении анализа правильности произведенных бухгалтером удержаний из доходов работников;
- 69 – его субсчета помогают отследить корректность расчета величины страховых взносов и полноту их перечисления;
- 70 – показывает правильность начислений по оплате труда и осуществленной выплате зарплаты и аванса;
- 73 – используют при анализе данных по прочим расчетам с сотрудниками компании;
- 76 – применяют для комплекса расчетных операций по алиментам.
Методика аудита
Каждому этапу аудита расчетов по оплате труда соответствует свой набор приемов и методов исследования. При анализе содержания первичных документов аудитор акцентирует внимание на совпадении отработанного времени в первичных бланках и расчетных ведомостях. В отношении операций по выплате дохода сверяют платежные ведомости с расчетными документами и сводами по депонированным суммам.
Аудитор в процессе проверки должен предпринять такие действия:
- проверка арифметических расчетов бухгалтера по зарплате при начислении персоналу дохода;
- анализ обоснованности выплат, примененных налоговых льгот и корректность идентификации ставок НДФЛ в отношении разных групп работников;
- оценка правильности дополнительных начислений и их необходимости (например, сверхурочные, ночные, праздничные);
- проверка исполнительных листов, очередности их исполнения и правильности применения отраженных в них положений в учете;
- сопоставление данных первичных бланков и отчетных форм.
Также см. «Взаиморасчеты с физлицами».
Какие ошибки могут найти
Нарушения могут быть обусловлены отсутствием договоров с сотрудниками или заявлений на примененные налоговые вычеты.
Неправомерными могут быть признаны выплаты работникам, если они не были обозначены в локальных актах предприятия.
Грубой ошибкой признают неправильное формирование базы обложения страховыми взносами, а также отнесение к 70-му бухгалтерскому счету средств, которые были выданы работнику вне системы оплаты труда.
Итогом проверки будет аудиторское заключение с перечислением всех выявленных недочетов и рекомендаций по их исправлению и предотвращению.
Также см. «Как сделать расчёт уровня существенности».