Как оформить и издать приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск

Бухгуру

Actual for 30.06.2024

Действующее в РФ законодательство гарантирует каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, ежегодный отпуск с сохранением места и заработной платы. Он длится не менее 28 дней, может предоставляться единовременно или несколькими частями. Чтобы отправить сотрудника на заслуженный отдых, работодатель издает приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска на определенный период. На его основании формируются другие документы, поэтому к его составлению нужно отнестись крайне ответственно.

Также см. “Как правильно оформить заявление на очередной отпуск в 2024 году“

Обязательно ли издавать приказ?

Данный документ является подтверждением того, что определенный сотрудник не приходит на работу по законной причине – он находится на заслуженном отдыхе. По действующим нормам, издавать такой приказ организация-работодатель не обязана. Ведь главным основанием для предоставления работнику предусмотренного законом отдыха, согласно ст. 123 ТК РФ, является утвержденный по всем правилам график отпусков.

Однако составлять приказ о предоставлении ежегодных отпусков все-таки рекомендуется. Издание данного документа поможет упорядочить документооборот компании-работодателя, а также избежать возможных конфликтов с контролирующими органами или споров с сотрудником. Приказ нужен и для других целей. На его основании производится расчет отпускных (записка формы Т-60), вносятся изменения в личную карточку (Т-2) и делаются отметки в табеле учета рабочего времени.

Форма приказа: унифицированная или произвольная

Оформить документ организация может двумя способами. До 2015 года обязательными к использованию были две унифицированные формы – Т-6 (отпуск одного работника) и Т-6а (отпуск нескольких сотрудников). Сейчас эти стандартные бланки разрешается применять по желанию. Поскольку они имеют все необходимые реквизиты и привычны в заполнении, их продолжают использовать многие организации и частные фирмы.

Для оформления приказа на отпуск работодатель может использовать и собственный шаблон. Его составление обычно занимаются сотрудники отдела кадров. Это может быть скорректированный образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск, взятый из свободно распространяемых шаблонов, или совершенно новый бланк, разработанный с нуля. Главное – узаконить применение собственной формы, внеся соответствующие правки в положение о кадровом документообороте.

Правильное составление приказа – образец заполнения на 2024 год

Для формирования такого документ требуется минимальное количество информации, поэтому процесс занимает немного времени. Изучив любой готовый образец приказа на ежегодный отпуск, можно быстро разобраться с его структурой и содержанием.

При заполнении бланка важно правильно и детально указать всю информацию, которая прямо относится к предоставлению отдыха рабочему. В частности, документ обязательно должен содержать такие пункты и данные:

Полное наименование организации-работодателя.

Уникальный номер приказа и дата его составления.

Персональные данные работника (ФИО).

Должность и подразделение, в котором работает сотрудник.

Продолжительность отпуска (дата начала и окончания, количество дней).

Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск первым подписывает руководитель. Далее документ направляют для ознакомления и подписи сотруднику, который идет отдыхать. Также его должны получить и подписать начальник кадровой службы и бухгалтер.

Образец приказ о предоставлении ежегодного отпуска

Сроки издания приказа

Время составления данного документа не регламентировано законодательством. Поэтому сроки организация может определять самостоятельно. При этом нужно учесть, что работник должен быть извещен о предстоящем отпуске в письменной форме за 2 недели до его начала (ч.3 ст.123 ТК).

Соответственно, если сотруднику ранее было направлено под подпись уведомление о предоставлении оплачиваемого отдыха, приказ можно издать за 3-5 дней до назначенной даты, оставив время для передачи его в бухгалтерию и выплаты отпускных.

В случаях, когда письменное оповещение организация по каким-либо причинам не практикует, документ нужно сформировать не позднее, чем за 2 недели до отпуска, и сразу предоставить его для ознакомления работнику под роспись.

FAQ

Сколько экземпляров должен иметь приказ?

Документ издается в виде двух копий. Первая направляется в отдел кадров, вторая – в бухгалтерию, отвечающую за расчет и выплату отпускных. Если кадровыми и бухгалтерскими вопросами в организации занимается одно должностное лицо, приказ можно издать в единственном экземпляре.

Требуется ли заявление от работника для издания приказа?

Если отпуск соответствует графику, писать заявление не нужно. Иное дело, если отдых внеплановый. Например, перенесен по соглашению сторон или предоставляется лицу, принятому на работу в текущем календарном году. В таких случаях для издания приказа нужно заявление от работника.

Что будет, если при уходе работника в отпуск не издать приказ?

Этот документ является необязательным. Его отсутствие не повлечет наложение на руководителя или компанию штрафных санкций. Главное, чтобы ежегодный отпуск был предоставлен согласно графику и оплачен с учетом всех требований законодательства.

Нужно ли в приказе указывать основание для предоставления отпуска?

По правилам делать это необязательно. Но если должностное лицо считает целесообразным, можно указать основание для отпуска. Например, написать в приказе даты начала и конца рабочего года, за который сотруднику полагается отдых.