Правовой базой России трудовые книжки наделены свойствами основного документа, подтверждающего рабочий стаж человека. Без этого формуляра по общему правилу невозможно устроиться на работу по трудовому договору. Записи в бланк вносит работодатель, а за допущенные и неисправленные ошибки к предприятию или ИП могут быть применены меры административной ответственности. В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО (бланков строгой отчетности) отдельно указывают проводки по реализации трудовых книжек сотрудникам.
Как оприходовать трудовые книжки
Работодатели при имеющихся в их распоряжении трудовых книжках должны организовать ведение их учета в специальном журнале.
Бланки трудовых книжек выпускает «Гознак» и реализует их через сеть официальных продавцов (приказ Минфина от 22.12.2003 г. № 117н). Причём для возможности заниматься распространением чистых формуляров трудовых книжек со стандартным уровнем защиты распространители должны заключать с АО «Гознак» письменные договоры.
Работодатели ведут бухгалтерский учет трудовых книжек с детализацией по контрагентам, поставляющим этот вид документов. Постановка на учет нового бланка должна быть отражена также в журнале учета трудовых книжек. Эта правило регламентировано постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г.
Если документ приобретен с рук или у контрагентов, не являющихся официальными распространителями продукции «Гознака», работодатель несет ответственность по стандартам КоАП РФ.
После приобретения и получения трудовых книжек в бухгалтерском учете проводками типового характера эти бланки ставят на баланс. Для отражения стоимости трудовых применяют счет 10. Оприходование отражают дебетовой записью по счету 10 и кредитовым оборотом по счету 60. При этом сумму корреспонденции указывают без учета НДС.
Трудовая книжка продана работнику
При приеме на работу нового сотрудника, у которого нет стажа, на его имя надо завести трудовую книжку. Бланк берут обычно из запасов работодателя.
При заключении трудового договора и выдаче кадровому инспектору книжки для заполнения в учете делают запись о списании цены формуляра:
Дт 73 – Кт 10
Записанная на счет новопринятого сотрудника сумма должна быть им возмещена.
Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».
Трудовые книжки приравнены законом к бланкам строгой отчетности. Их отражают на забалансовых счетах.
При признании издержек на трудовые книжки проводки составляют двойные:
- Дт 91 – Кт 76 – отражают издержки в сумме приобретенной партии трудовых книжек (стоимость учитывают без НДС);
- Дт 006 – книжки как бланки строгой отчетности поставлены на забалансовый учет;
- Кт 006 – списана трудовая книжка, выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.
Расчет за книжки
Ежемесячно в бухгалтерскую службу подают данные о полученных от работников средствах в качестве возмещения стоимости трудовых книжек и вкладышей к ним. Деньги принимает ответственное должностное лицо с обязательным оформлением приходного ордера.
Оплату за бланк трудовой книжки сотрудник не вносит сразу при приеме на должность. Компенсационную плату за формуляр взимают с него в момент выдачи документа на руки.
Работник не возмещает стоимость новой трудовой книжки при условии, что:
- работодателем допущены ошибки при внесении в бланк первой записи, поэтому документ пришлось передать на уничтожение и потребовался дополнительный чистый формуляр;
- документ был испорчен по вине руководства предприятия;
- трудовые книжки персонала утрачены или испорчены в результате чрезвычайного события.
Также см. «Внесение пропущенной записи в трудовую книжку».
Налоги
НДС из стоимости трудовых книжек выделяют на основании счета-фактуры. Дата формирования базы обложения НДС за трудовые книжки совпадает с днем оформления документа на имя новопринятого работника.
Потом затраты работодателя на закупку кадровых бланков без учета НДС должны быть зачтены при определении налога на прибыль.
Доходы в виде возмещений за трудовые книжки признают в учете в составе внереализационных поступлений.