Недостача: что это такое, понятие, проводки, оформление, взыскание

Бухгуру

Actual for 5.01.2023

Недостача – отсутствие денег, товаров, основных, других материальных средств по факту, которое выявлено в результаты проведения ревизии, инвентаризации, контрольных мероприятий. Причины возникновения бывают разные: хищение, халатное отношение материально ответственных лиц к хранению имущества и т. д. После ревизии, инвентаризации составляется акт о недостаче, оформляются другие документы.

Контрольные мероприятия на предприятии

Периодически каждая компания обязана проводить инвентаризацию материальных и нематериальных активов, обязательств согласно 11 статье № 402-ФЗ от 2011. Организации проводят проверку наличия имущества перед составлением бухгалтерской отчетности за 12 месяцев согласно 27 пункту Положения, которое утверждено Приказом Министерства финансов № 34н от 1998.

В ходе процедуры выявляется наличие по факту активов, обязательств и сравнивается с информацией регистров бухучета. Если при проведении инвентаризации определено, что по данным регистров имущество числится, а по факту активов меньше или они отсутствуют полностью, то это не означает, что выявлена недостача. Часто бухгалтеры допускают недочеты при ведении и составлении учета. Бывает, что ценности были не списаны или списаны несвоевременно. Поэтому при выявлении недостачи проверяется бухгалтерская документация на наличие ошибок.

Если при проведении инвентаризации выявлена нехватка активов, то факт регистрируется в бух. учете. Оформление происходит в отчетном периоде, к которому принадлежит дата проверки.

Предприятия регулярно проводят инвентаризацию, в результате которой могут обнаружиться излишки, недостача. Проверка – обязанность предприятий (ЮЛ). Но ИП тоже регулярно проводят контрольные мероприятия для проверки наличия имущества, товаров и денег в кассе по факту.

К сведению
Термин часто встречается в разговорной речи, по телевизору, в СМИ и интернете, но многие не знают, как пишется недостача. Некоторые ошибочно говорят и произносят слово как «недосдача». Это неправильно.

Материально ответственное лицо (МОЛ)

МОЛ – работник, который несет ответственность за материалы, товары, продукцию, деньги, другие активы компании. С сотрудником подписывается договор о полной материальной ответственности (МО). Документ заключается с работниками, которые занимают определенные должности: кассир, кладовщик, снабженец, экспедитор, продавец и т. д.

Кассир несет МО за денежные средства, которые хранятся в кассе. Работник склада отвечает за материалы или продукцию в складских помещениях. При пропаже имущества по вине МОЛ, лица возмещают стоимость пропавших активов. Полный перечень должностей, с которыми заключается договор об ответственности регламентирован Постановлением Министерства труда РФ № 85 от 2002. МОЛ несет ответственность за недостачу.

Согласно 243 статье ТК РФ полную стоимость ущерба от потери имущества с МОЛ взыскивается в следующих случаях:

умышленное причинение вреда;
проступок административного характера или преступление, которое было признано судебным органом;
причинение ущерба в состоянии алкогольного опьянения;
разглашение коммерческой, другой тайны предприятия, которая охраняется нормами закона.

В других ситуациях ущерб взыскивается в пределах средней зарплаты за месяц. Пример: работник склада стал виновником пропажи продукции на сумму 90 000 рублей. С сотрудником был заключен договор о МО. Заработная плата сотрудника – 37 000 рублей. С кладовщиком был заключен договор о полной МО. Поэтому предприятие взыскивает с него полную сумму ущерба – 90 000 руб. При отсутствии договора с сотрудника можно было удержать только 37 000 руб. Остальная сумма подлежит списанию в убытки.

Выявлена недостача: нюансы и куда списать

Недостача при контрольных мероприятиях – ситуация, когда остатки продукции, товаров, сырья, материалов, денег, других активов (имущества) по факту меньше, чем должно быть по бухгалтерской отчетности. В большинстве случаев материальная недостача возникает:

при хищении установленными лицами. Пример: кража кладовщиком предприятия по обработке древесины досок, вина сотрудника была доказана;
при краже неустановленными лицами. Это ситуация, когда вину работника доказать не удалось. Классическая ситуация для магазинов самообслуживания;
при естественной убыли. Убыток зависит от типа, характеристик товара, сырья. Пример: замороженная рыба теряет вес в результате длительного хранения. Размер убыли зависит от вида рыбы, марки морозильной камеры, других факторов.

Если выявлена недостача при инвентаризации, необходимо проверить наличие норм естественной убыли (НЕП) для продукции, которой недосчитались. При их наличии следует проанализировать, укладывается ли в них недостача. Если да, то бухгалтер списывает суммы в расходы.

При отсутствии НЕП для пропавших активов или если они превышены, необходимо провести разбирательство: виновен персонал или посторонние граждане. Сначала собираются объяснительные с МОЛ. Затем проводится заседание комиссии по инвентаризации. На совещании обсуждаются причины нехватки имущества, доказана ли виновность МОЛ, другого лица, как списать недостачу.

Если виновные граждане были выявлены, их виновность доказана, то сумма списывается за их счет. Если виновных не обнаружено, то недостачу списывают в расходы. Для удержания недостачи проводится служебное расследование, затем издается приказ об удержании суммы ущерба из зарплаты и фактическое взыскание.

Оформление

Если по итогам проведения контрольных мероприятий (инвентаризации) выявлена недостача, то порядок действий следующий:

Оформление инвентаризационной описи, сличительной ведомости. В описи перечисляются материалы, товары, основные средства, другие активы, которые подлежат проверке на наличие. В сличительной ведомости фиксируются только расхождения между фактическим наличием и цифрами в бухгалтерских документах – излишки, недостача.
Составление ведомости учета инвентаризационных итогов.
Отражение недостачи на бухгалтерских счетах. Способ отражения фактической нехватки активов зависит от причины недостачи и наличия, отсутствия МОЛ. Универсальная проводка, которая обычно используется бухгалтерами: дебет счета 94, кредит счета, по которому обнаружена недостача. При нехватке ТМЦ (товарно-материальных ценностей) – кредит счета 10. Многих интересует, что делать при недостаче, если доказана виновность МОЛ. В этом случае используется проводка дебет счета 73-2, кредит 94.
Отражение в налоговом учете. Метод отражения зависит от причины недостачи. При естественной убыли нехватку приравнивают к материальным расходам.

При инвентаризации нематериальных активов и основных средств (ОС) применяется инвентаризационная опись формы ИНВ-1, сличительная ведомость – ИНВ-18. ОС – материальные активы, которые используются для производства, поставки продукции, товаров. Их срок использования более 12 месяцев. К ОС относятся здания, сооружения, транспорт, компьютеры и т. д. При инвентаризации материалов, другого имущества используются ИНВ-3, ИНВ-19, денежных средств – ИНВ-15 и т. д.

Один экземпляр сличительной ведомости передается МОЛ, а другой остается в бухгалтерии. Недостача товара, материалов отражается на 2-ой страницы ведомости (формы ИНВ-19 или другой).

Списание недостачи в бухгалтерском учете

В бухучете для отражения нехватки материальных и нематериальных активов существует 94 счет согласно Приказу Министерства финансов № 94н от 2000 года. По дебету именно этого счета фиксируется размер недостачи, по кредиту осуществляется ее списание в расходы. На конец года 94 счет должен быть закрытым, не допускается наличие сальдо по нему. Сальдо – остаток по бух. счету, который показывает разницу между поступлениями и расходами.

Распространенные проводки при недостаче. Примеры при нехватке ТМЦ.

Операция	Дебет	Кредит
Недостача ТМЦ, которая выявлена при инвентаризации	94	10, 41, 43, другие (10 счет – материалы, 41 – учет товаров, 43 – готовая продукция)
Списание товарно-материальных ценностей по причине естественной убыли	20, 44, другие (20 счет – основное производство, 44 – расходы на реализацию)	94
Списание недостачи выше норм естественной убыли	91-2 (прочие расходы)	94

Недостача в кассе

Операция	Дебет	Кредит
Выявленная при инвентаризации нехватка денег в кассе	94	50 (касса)
Недостача отнесена к бухгалтеру-кассиру	73-2 (расчеты по возмещению мат. ущерба)	94
Удержание недостачи из заработной платы кассира	70 (расчеты с персоналом по оплате труда)	73-2

Основной счет недостач для бухгалтера – 94.

Отражение в налоговом учете

Размер недостачи материалов и других ТМЦ в интервале норм естественной убыли включается в перечень материальных расходов согласно 7 пункту 254 статьи НК РФ и ПП РФ № 814 от 12.11.2002. Суммы недостач списываются на внереализационные расходы по 265 статье НК РФ в следующих случаях:

недостача сверх норм естественной убыли;
нехватка ТМЦ, по которым отсутствуют нормы убыли;
основные средства и другие ценности.

При налоговом учете недостачи бухгалтер берет во внимание:

при установлении виновного лица, которое самостоятельно или по решению судебного органа возмещает ущерб сумма возмещения включается во внереализационные доходы;
при возникновении нехватки имущества в результате ЧС: пожара, урагана, аварии и т. д., у бухгалтера должны быть официальные документы, которые подтверждают стихийное бедствие, другую ЧС для списания суммы;
если выявлена недостача средств, но виновные не определены, то для учета нужны документы учреждений органов власти, которые подтверждают отсутствие виновных граждан.

Подробнее см. письмо ФНС РФ N ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015.