Когда и кому применять ФСБУ 27/2021
Официально ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» вступил в силу с 19 июня 2021 года.
Согласно п. 2 приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н, этот стандарт обязателен к применению с 1 января 2022 года. Однако организация может принять решение о применении ФСБУ 27/2021 ранее указанного срока. Естественно, это нужно закрепить в учётной политике.
На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется.
Какие вопросы регулирует ФСБУ 27/2021
Помимо общих правил для документов и документооборота в бухучете, этот стандарт регламентирует:
- требования к документам бухгалтерского учета;
- их исправление;
- хранение;
- организацию документооборота в бухучете.
Основные понятия
С позиции ФСБУ 27/2021:
- документы бухгалтерского учета ‒ это первичные учетные документы и регистры бухучета;
- документооборотом в бухгалтерском учете ‒ движение документов бухучета в компании с момента их составления до завершения исполнения и использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив.
Требования ФСБУ 27/2021 к документам
|
ТРЕБОВАНИЕ |
ПОЯСНЕНИЕ |
| По общему правилу составлять нужно на русском языке. Иначе документ надо построчно перевести. | Исключение ‒ оформление документов на иностранном языке по законам или правилам страны, где ведётся деятельность. В этом случае построчно перевести нужно регистр. |
| Денежные величины в бухрегистрах должны быть в рублях | При этом не важно, в какой валюте был оформлен факт хозяйственной жизни и где протекает деятельность.
Если стоимость объекта выражена в иностранной валюте, в регистре нужно указывать и ее, и рубли. |
| Один первичный документ можно оформить на несколько связанных фактов хозяйственной жизни | По длящимся или повторяющимся фактам хоз. жизни (проценты, амортизация, поставка в разные даты и др.) разрешено составлять первичку периодически. Т. е. за сутки, неделю, месяц и т. д. |
| Записи в бумажных документах краской, чернилами, шариковой ручкой должны быть читаемы не менее 5 лет | При создании документов бухучета на бумажном носителе запрещено делать записи средствами, не обеспечивающими их сохранность (в частности, простым карандашом) |
Можно использовать в качестве первичных документы, составленные или полученные в процессе деятельности. В частности, для оформления гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, госорганами, для управления компанией. Это может быть договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет и др. Условие: эти документы содержат все установленные ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты.
По общему правилу дата первичного документа ‒ это дата его подписания лицом (лицами), совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным за оформление совершившегося события. Если же даты составления первичного учетного документа и самого факта отличаются, то указывают также информацию о дате совершения факта хозяйственной жизни.
При включении обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа о факте хозяйственной жизни (оправдательный документ), указывают информацию, позволяющую идентифицировать соответствующий оправдательный документ.
Помимо обязательных реквизитов в документы можно включать дополнительные, если этого требует ситуация.
Перечень тех, кто вправе подписывать документы, утверждает руководитель. Эти лица отвечают за то, чтобы в подписанных ими документах были правильно отражены объекты бухучета.
Первичный документ принимают к учету один раз.
Система регистров бухучета, принятая в компании, должна обеспечивать:
- полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям);
- отражение объектов в хронологической последовательности (хронологическая запись) и систематическое накапливание информации о них на счетах (систематическая запись);
- ведение бухучета на синтетических и аналитических счетах;
- системность информации (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
- обоснованность учетных записей (соответствие данным первички);
- достоверность информации (полнота и точность представления объектов бухучета);
- своевременность информации (формирование информации об объектах в период, когда она необходима ее пользователям);
- юридическая значимость учетных записей (подтверждение объектов бухучета, вкл. свершившиеся факты хозяйственной жизни).
Правильность отражения объектов бухучета в регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти регистры.
Требования к видам документов
Документ можно составить в электронном виде и на бумаге. Причём в ФСБУ 27/2021 нет требований к электронной подписи (ЭП).
Если в законе не установлен обязательный вид ЭП, организация может определить его сама, в том числе по соглашению с контрагентами.
Если сформировали электронный документ, то должна быть возможность изготовить его бумажные копии.
Требования к исправлению документов
Допустимые способы исправления документов бухучета компания устанавливает сама, но с учётом рассматриваемого Стандарта. Исключение ‒ когда по закону внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено.
Документ на бумаге исправляют зачеркиванием так, чтобы неправильный текст или сумма читались. Кроме того, на документе нужно:
- написать «Исправлено»;
- проставить дату исправления;
- подписи ответственных лиц с должностями и Ф.И.О. (разрешены иные реквизиты, если потом можно идентифицировать этих лиц).
Чтобы поправить электронный документ, разрешено составить новый. При этом новый (исправленный) документ должен содержать:
- указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа;
- дату исправления;
- электронные подписи лиц с указанием их должностей, Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.
Важно, что средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального.
Исправление в бумажном документе делают путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым.
Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму.
Исправлять регистр бухгалтерского учета можно так же ‒ путем внесения в него исправительной записи по счетам бухучета. Это может быть:
- запись на ту же сумму, что и ошибочная (часть суммы ошибочной записи), но со знаком минус (сторнировочная запись);
- запись на сумму, дополняющую сумму ошибочной до правильной величины (дополнительная запись).
Требования к документообороту
Документооборот для целей бухучета должен организовать руководитель. При этом должны быть учтены следующие цели:
- своевременное отражение объектов в бухгалтерском учете, в том числе передача первички для отражения в регистрах и составление на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- предотвращение несанкционированного доступа к документам бухучета.
При этом лица, составившие и подписавшие соответствующие документы, обеспечивают:
- своевременное оформление первички;
- передачу её в установленные сроки для отражения в учете;
- достоверность данных в ней.
Требования к хранению документов
Хранить документы для целей бухучета только в подлиннике и только в том виде, в котором их составили. Однако в 2021 году Госдума рассматривает законопроект, который может разрешить переводить бумажные документы в электронный вид для хранения.
Документы бухучета нужно хранить на территории России. Это касается и размещения электронных баз данных (их носителей), где среди прочего собирают, систематизируют и накапливают сведения.
Если иностранное законодательство места ведения деятельности требует хранить документы за рубежом, такое хранение нужно обеспечить.
Чтобы получить доступ к документам, нужно обязательно известить об этом главбуха или лицо, которое отвечает за ведение бухучета, в т. ч. стороннего специалиста на договоре. Порядок доступа компания устанавливает сама.
В случае утраты документов бухучета (гибели, пропажи и др.), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, нужно принять все возможные меры по их восстановлению.